1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā tiek organizēta valsts kapitāla daļu pārvaldīšana Rīgas ostas un Ventspils ostas pārvaldēs – publiski privātās kapitālsabiedrībās (turpmāk – kapitālsabiedrības), kurās valsts kapitāla daļu turētājas atbilstoši Ostu likuma 7. panta 1.² daļai ir Satiksmes ministrija, Finanšu ministrija, Ekonomikas ministrija un Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija (turpmāk – ministrijas).

2. Instrukcijas mērķis ir nodrošināt ministriju kā kapitāla daļu turētāju pārstāvju koordinētu sadarbību vienotu lēmumu pieņemšanā, lai izmantotu valsts kā akcionāra tiesības kapitālsabiedrībās.

3. Instrukciju piemēro, ievērojot attiecīgās kapitālsabiedrības akcionāru līguma noteikumus, kā arī atbilstoši Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likumam, Komerclikumam un citiem normatīvajiem aktiem.

4. Ministriju pārstāvji (turpmāk – pārstāvji) saskaņošanas sapulcē īsteno attiecīgās ministrijas kā kapitāla daļu turētājas tiesības atbilstoši šīs ministrijas turējumā nodoto akciju proporcijai pret visām valstij piederošajām akcijām.

5. Visas ministrijas kapitālsabiedrības akcionāru sapulcē ar balsstiesībām pārstāv viena pilnvarotā persona, kuru pārstāvji saskaņošanas sapulcē pilnvaro un dod rakstveida balsošanas uzdevumu katrā akcionāru sapulces darba kārtības jautājumā (turpmāk – pilnvarotā persona) atbilstoši Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likuma 17. panta otrās un trešās daļas un 19. panta noteikumiem. Ja akcionāru sapulcē plānots skatīt jautājumu, kas nav iekļauts darba kārtībā, pilnvarotā persona lūdz atlikt jautājuma izskatīšanu atbilstoši šīs instrukcijas 8. punktam.

6. Par pilnvaroto personu var būt viens no ministriju pārstāvjiem vai atbildīgais darbinieks. Jautājums par pilnvaroto personu izskatāms katrā saskaņošanas sapulcē. Lēmums  par pilnvaroto personu tiek pieņemts vienbalsīgi, balsojot visiem pārstāvjiem. Ja saskaņošanas sapulcē lēmums par pilnvaroto personu netiek pieņemts, lēmuma pieņemšana konkrētajā jautājumā tiek atlikta uz nākamo darba dienu, kad šim mērķim tiek sasaukta atkārtota saskaņošanas sapulce.

7. Pilnvarotajai personai ir saistoši Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likumā kapitāla daļu turētāja pārstāvja pilnvarotajām personām noteiktie ierobežojumi.

8. Pārstāvis, kurš nav pilnvarotā persona, ir tiesīgs piedalīties akcionāru sapulcē bez balsstiesībām, saņemt informāciju par plānoto darba kārtību un izteikt viedokli par izskatāmajiem jautājumiem, kā arī viņam ir visas pārējās kapitālsabiedrības kapitāla daļu turētāja pārstāvja tiesības, pienākumi un atbildība. Pārstāvim ir tiesības lūgt atlikt attiecīgā akcionāru sapulces jautājuma izskatīšanu, ja akcionāru sapulces laikā, izskatot akcionāru sapulces darba kārtības jautājumu, ir radušies jauni apstākļi.

9. Pirms kapitālsabiedrības akcionāru sapulces vai citu akcionāra tiesību jautājumu izskatīšanas visu ministriju pārstāvji sanāk uz saskaņošanas sapulci, lai vienotos par balsošanas uzdevumiem akcionāru sapulcei atbilstoši tās plānotās darba kārtības jautājumiem vai izskatītu citus akcionāra tiesību jautājumus.

10. Satiksmes ministrijas pārstāvis sasauc saskaņošanas sapulci ne vēlāk kā piecas darbdienas pirms akcionāru sapulces, bet ārkārtas akcionāru sapulces gadījumā – ne vēlāk kā trīs dienas pirms akcionāru sapulces ar nosacījumu, ka ministrijas Publiskas personas kapitāla daļu un kapitālsabiedrību pārvaldības likumā noteiktajos termiņos no kapitālsabiedrībām ir saņēmušas akcionāru sapulces darba kārtību, lēmumu projektus un pieejamos tos pamatojošos pavaddokumentus un informāciju. Citu akcionāru tiesību jautājumu izskatīšanai Satiksmes ministrijas pārstāvis sasauc saskaņošanas sanāksmi 10 darbdienu laikā no dienas, kad saņemta informācija par citu akcionāra tiesību jautājuma izskatīšanas nepieciešamību. Citu akcionāra tiesību jautājumu izskatīšanu var ierosināt jebkura no ministrijām. 

11. Sasaucot saskaņošanas sapulci, Satiksmes ministrija sagatavo un nosūta pārstāvjiem balsošanas uzdevumu projektu par katru akcionāru sapulces darba kārtības jautājumu.

12. Saskaņošanas sapulce notiek, ja tajā piedalās visu ministriju pārstāvji. Sapulcē pārstāvji savstarpēji saskaņo un lemj par katru balsošanas uzdevumu, kā arī vienojas par pilnvaroto personu konkrētajai sasauktajai akcionāru sapulcei.

13. Saskaņošanas sapulcē pārstāvji lēmumus pieņem ar balsu vairākumu (Satiksmes ministrijai – 40 balsis, Finanšu ministrijai, Ekonomikas ministrijai un Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijai – katrai 20 balsis), izņemot jautājumu par pilnvaroto personu, kā arī kapitālsabiedrības akcionāru līgumā un statūtos paredzētos jautājumus, kuros akcionāru lēmuma pieņemšanai nepieciešams saņemt 100 % no akcionāru sapulcē klātesošo balsstiesīgo akcionāru balsīm. Ja saskaņošanas sapulcē lēmums, kura pieņemšanai nepieciešams saņemt 100 % balsu, netiek pieņemts, lēmuma pieņemšana konkrētajā jautājumā tiek atlikta uz nākamo darbdienu, kad šim mērķim tiek sasaukta atkārtota saskaņošanas sapulce. Ja atkārtotā saskaņošanas sapulcē lēmums, kura pieņemšanai nepieciešams saņemt 100 % balsu, netiek pieņemts, ir uzskatāms, ka pārstāvju lēmums konkrētajā jautājumā ir "pret" ierosinātā lēmuma pieņemšanu.

14. Saskaņošanas sapulce tiek protokolēta, protokolu paraksta visu ministriju pārstāvji un protokolētājs. Saskaņošanas sapulces sekretariāta funkcijas nodrošina Satiksmes ministrija.

15. Ja valstij kā kapitālsabiedrības akcionāram atbilstoši akcionāru līgumam ir jānominē kandidāts ievēlēšanai kapitālsabiedrības padomē, Satiksmes ministrijas pārstāvis sasauc ministriju pārstāvju sapulci, kurā ministriju pārstāvji vienojas par prasībām, kas izvirzāmas padomes locekļa kandidātiem, par personāla atlases konsultanta iesaistes apjomu un uzdevumiem, kā arī par potenciālo nominācijas komisijas sastāvu.

16. Ministriju pārstāvji par visiem lēmumiem un darbībām, kas padomes locekļu kandidātu nominēšanas procesā normatīvajos aktos noteikti kapitāla daļu turētājam, vienojas sapulcēs vai bez sapulču sasaukšanas. 

17. Lai novērtētu valsts nominētos padomes locekļus un veiktu kandidātu atlasi darbam kapitālsabiedrības padomē, izveido vienotu nominācijas komisiju normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Katrai ministrijai ir pienākums nominācijas komisijā deleģēt pārstāvi.

18. Padomes locekļa kandidātam nepieciešamās prasības izstrādā tā, lai valsts nominētie padomes locekļi un padomes locekļu kandidāti kopā pārzinātu visas jomas, kas nepieciešamas padomes funkciju īstenošanai atbilstoši Ministru kabineta 2020. gada 7. janvāra noteikumu Nr. 20 "Valdes un padomes locekļu nominēšanas kārtība kapitālsabiedrībās, kurās kapitāla daļas pieder valstij vai atvasinātai publiskai personai" 27. punktam.