1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā:

1.1. Valsts valodas centrs (turpmāk – centrs) veic dokumentu tulkošanu un atveidi (turpmāk – tulkojumi);

1.2. tiek pieprasīti dokumentu tulkojumi;

1.3. centrs un valsts pārvaldes iestādes (turpmāk – iestādes) sadarbojas dokumentu tulkojumu tapšanas gaitā.

2. Centrs reizi ceturksnī (līdz 1. martam, 1. jūnijam, 1. septembrim un 1. decembrim) nosūta iestādēm aicinājumu iesniegt nepieciešamo dokumentu tulkojumu pieprasījumu (turpmāk – pieprasījums).

3. Iestāde triju nedēļu laikā pēc centra aicinājuma saņemšanas sagatavo un nosūta centram pieprasījumu, noformējot to atbilstoši šo noteikumu 1. pielikumam. Dokumentus pieprasījumā norāda prioritārā secībā, sagrupējot atbilstoši katram tulkošanas virzienam (no latviešu valodas citā valodā vai no citas valodas latviešu valodā).

4. Pieprasījumu iestāde nosūta elektroniski uz centra oficiālo e-pasta adresi vai iesniedz papīra formā, pievienojot tulkojamo dokumentu vai norādot tīmekļa vietnes adresi, kur tulkojamais dokuments ir pieejams.

5. Centrs pēc pieprasījuma saņemšanas nodrošina šādu dokumentu tulkojumus:

5.1. Latvijas Republikai saistošo starptautisko līgumu tulkojumus latviešu valodā atbilstoši likuma "Par Latvijas Republikas starptautiskajiem līgumiem" 11.² pantam;

5.2. Latvijas Republikas Saeimā vai Ministru kabinetā apstiprināmo starptautisko līgumu un to projektu tulkojumus atbilstoši likuma "Par Latvijas Republikas starptautiskajiem līgumiem" 11.² pantam;

5.3. ar Eiropas Savienības tiesību aktu un Latvijas Republikai saistošo starptautisko līgumu piemērošanu saistīto dokumentu oficiālos tulkojumus latviešu valodā vai citā Eiropas Savienības dalībvalsts valodā;

5.4. Latvijas Republikas tiesību aktu oficiālos tulkojumus Eiropas Savienības dalībvalstu valodās.

6. Pirms tulkojamā dokumenta iesniegšanas centrā iestāde, ja nepieciešams, nodrošina, ka nepastāv autortiesību ierobežojumi attiecībā uz tulkojamo dokumentu, kā arī autortiesību vai blakustiesību subjekta piekrišanu dokumenta tulkošanai.

7. Centrs apkopo pieprasījumus vienotā sarakstā (turpmāk – ceturkšņa plāns) un nosaka tulkojamo dokumentu standartlapu skaitu (viena standartlapa ir 1500 rakstzīmes bez atstarpēm). Ņemot vērā attiecīgajā ceturksnī pieejamo valsts budžeta finansējumu un tulkojuma steidzamību, centrs sagrupē tulkojamos dokumentus, prioritāri nodrošinot starptautisko līgumu, to projektu un citu ar valsts starptautisko saistību izpildi saistīto dokumentu tulkojumus.

(Grozīts ar MK 30.04.2019. instrukciju Nr. 1)

8. Ceturkšņa plānu apstiprina Vecāko amatpersonu sanāksme Eiropas Savienības jautājumos (turpmāk – amatpersonu sanāksme).

9. Pēc ceturkšņa plāna apstiprināšanas centrs informē iestādes par attiecīgajā ceturksnī tulkošanai apstiprinātajiem dokumentiem. Piecu darbdienu laikā pēc amatpersonu sanāksmes, kurā attiecīgais dokuments apstiprināts tulkošanai, iestāde var ierosināt šā dokumenta nomaiņu ar citu pēc apjoma līdzvērtīgu dokumentu.

10. Šīs instrukcijas 5.1. un 5.2. apakšpunktā minēto dokumentu steidzamu tulkošanu centrs nodrošina, veicot korekcijas apstiprinātajā ceturkšņa plānā un neievērojot šīs instrukcijas 2., 3., 4., 6., 7., 8. un 9. punktā noteikto kārtību. Ja iestādei steidzami nepieciešami šīs instrukcijas 5.1. vai 5.2. apakšpunktā minēto dokumentu tulkojumi, iestāde rakstiski (uz centra oficiālo e-pasta adresi vai papīra formā) nosūta centram pieprasījumu, norādot dokumenta apjomu un vēlamo tulkojuma saņemšanas termiņu. Centrs vienojas ar iestādi par darba izpildes termiņu, ņemot vērā dokumenta apjomu un tā saskaņošanas, apstiprināšanas un parakstīšanas termiņus.

11. Šīs instrukcijas 10. punktā minētos steidzamos dokumentu tulkojumus uzskaites nodrošināšanai iekļauj amatpersonu sanāksmes nākamajā ceturksnī apstiprināmajā ceturkšņa plānā.

12. Iestāde var jebkurā laikā atsaukt konkrēto pieprasījumu, par to nekavējoties rakstiski – papīra formā vai elektroniski, ja atsaukums parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, – informējot centru.

13. Dokumenta tulkojumu centrs nosūta iestādei uz pieprasījumā norādīto e-pasta adresi, pievienojot terminu saskaņošanas tabulas veidlapu (atkarībā no tulkošanas virziena – šīs instrukcijas 2. vai 3. pielikums). Reizi mēnesī centrs informē iestādes par attiecīgajā laikposmā nosūtītajiem dokumentu tulkojumiem, norādot personu, uz kuras e-pasta adresi tulkojums nosūtīts.

14. Iestāde mēneša laikā pēc dokumenta tulkojuma saņemšanas izskata to un iesniedz centram aizpildītu terminu saskaņošanas tabulu, ja dokumenta tulkojumā nepieciešams izdarīt labojumus vai precizējumus, vai uz centra oficiālo e-pasta adresi nosūta dokumenta tulkojuma saskaņojumu. Ja mēneša laikā pēc dokumenta tulkojuma saņemšanas iestāde nav sniegusi atbildi, tiek uzskatīts, ka dokumenta tulkojums saskaņots bez iebildumiem un priekšlikumiem.

15. Ja iestādei nepieciešams garāks termiņš, lai izskatītu dokumenta tulkojumu un sagatavotu terminu saskaņošanas tabulu, iestāde par to rakstiski informē centru divu nedēļu laikā pēc dokumenta tulkojuma saņemšanas.

16. Ja dokumenta tulkojuma izskatīšanā ir iesaistīti vairāki iestādes vai tās padotības iestāžu darbinieki, viņi savstarpēji saskaņo viedokļus un iestāde nosūta centram vienotu terminu saskaņošanas tabulu.

17. Ja pēc dokumenta tulkojuma saskaņošanas procesa beigām tulkojumā tiek konstatēta kļūda, bet tulkotais dokuments vēl nav publicēts oficiālajā izdevumā, nepieciešamie labojumi tiek veikti, tos operatīvi saskaņojot ar centru vai uz centra oficiālo e-pasta adresi nosūtot informāciju par veiktajiem labojumiem.

18. Visus saskaņotos dokumentu tulkojumus, izņemot oficiālajā izdevumā publicētos starptautiskos līgumus, publisko centra tīmekļa vietnē, ja tiem nav noteikts ierobežotas pieejamības statuss.