1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā Kohēzijas fonda vadošā iestāde (turpmāk — vadošā iestāde) nodrošina Kohēzijas fonda darbību reglamentējošo Latvijas Republikas normatīvo aktu un iestāžu iekšējo dokumentu pārskatīšanu un veic Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmas uzraudzību.

2. Maksājumu iestāde un starpniekinstitūcija, kā arī Finanšu ministrijas struktūrvienība, kuras funkcijas ir nodalītas no vadošās iestādes, maksājumu iestādes un starpniekinstitūcijas funkcijām un kura veic projekta noslēguma izdevumu deklarācijas neatkarīgu pārbaudi (turpmāk — neatkarīgā struktūrvienī­ba), atbilstoši kompetencei regulāri, bet ne retāk kā reizi gadā (līdz 31.martam) pārskata un izvērtē Kohēzijas fonda darbību reglamentējošo Latvijas Republikas normatīvo aktu atbilstību Eiropas Savienības tiesību aktos izdarītajiem grozījumiem.

3. Maksājumu iestāde, starpniekinstitūcija un neatkarīgā struktūrvienība katru gadu līdz 15.aprīlim informē vadošās iestādes vadītāju par nepieciešamību izdarīt grozījumus attiecīgajos Kohēzijas fonda darbību reglamentējošajos Latvijas Republikas normatīvajos aktos un nosūta vadošās iestādes vadītājam priekšlikumus par nepieciešamajiem grozījumiem.

4. Vadošā iestāde regulāri, bet ne retāk kā reizi gadā (līdz 31.maijam) izvērtē Kohēzijas fonda darbību reglamentējošo Latvijas Republikas normatīvo aktu un Finanšu ministrijas iekšējo dokumentu atbilstību Eiropas Savienības tiesību aktos izdarītajiem grozījumiem, kā arī maksājumu iestādes, starpniek­institūcijas un neatkarīgās struktūrvienības priekšlikumus par nepieciešamajiem grozījumiem Kohēzijas fonda darbību reglamentējošajos Latvijas Republikas normatīvajos aktos.

5. Pamatojoties uz izvērtējumu, vadošā iestāde, ja nepieciešams, organizē grozījumu izdarīšanu attiecīgajos Kohēzijas fonda darbību reglamentējošajos Latvijas Republikas normatīvajos aktos.

6. Ņemot vērā grozījumus Kohēzijas fonda darbību reglamentējošajos Latvijas Republikas un Eiropas Savienības tiesību aktos, maksājumu iestāde, starpniekinstitūcija un neatkarīgā struktūrvienība izdara grozījumus Kohēzijas fonda darbību reglamentējošajos iekšējos dokumentos.

7. Maksājumu iestāde, starpniekinstitūcija un neatkarīgā struktūrvienība informē vadošās iestādes vadītāju par jebkuriem Kohēzijas fonda darbību reglamentējošajos iekšējos dokumentos izdarītajiem grozījumiem divu nedēļu laikā pēc to izdarīšanas un nosūta attiecīgā iekšējā dokumenta kopiju.

8. Vadošās iestādes vadītājs piecu darbdienu laikā pēc informācijas saņemšanas par grozījumiem Kohēzijas fonda darbību reglamentējošajos Eiropas Savienības tiesību aktos vai par jaunu Kohēzijas fonda darbību reglamentējošo Eiropas Savienības tiesību aktu pieņemšanu informē par to maksājumu iestādi, starpniekinstitūciju un neatkarīgo struktūrvienību un nosūta attiecīgā Eiropas Savienības tiesību akta grozījumus vai jauno tiesību aktu.

9. Vadošā iestāde, maksājumu iestāde un starpniekinstitūcija atbilstoši kompetencei sagatavo ikgadējo ziņojumu par Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmu (turpmāk — ziņojums) iepriekšējā kalendāra gadā.

10. Starpniekinstitūcija katru gadu līdz 30.janvārim sagatavo un iesniedz vadošās iestādes vadītājam ziņojumu. Ziņojumā informē par izmaiņām Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmas aprakstā sniegtajā informācijā par starpniekinstitūciju, kā arī par šādām veiktajām vai plānotajām izmaiņām Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmā, norādot izmaiņu spēkā stāšanās datumu:

10.1. izmaiņas starpniekinstitūcijas struk­tūrā un to struktūrvienību struktūrā, stratēģijā, funkcijās un uzdevumu sadalījumā, kuras ir atbildīgas par Kohēzijas fonda vadības sistēmas atbilstības un efektivitātes auditu, projektu izdevumu izlases pārbaudēm un pārbaudēm, kā arī jaunu struktūrvienību izveide, to struktūra, funkcijas, uzdevumi un procedūras;

10.2. izmaiņas starpniekinstitūcijas iekšējās procedūrās, kas reglamentē:

10.2.1. projektu pieteikumu sagatavošanu un kvalitātes pārbaudi;

10.2.2. iepirkumu procesu;

10.2.3. projektu pārskatu sagatavošanu;

10.2.4. maksājumu dokumentu un izdevumu deklarāciju pārbaudi;

10.2.5. iekšējo procedūru rokasgrāmatas uzturēšanu;

10.2.6. risku vadību;

10.2.7. informācijas un publicitātes pasākumu organizēšanu;

10.2.8. grāmatvedības uzskaites sistēmu;

10.2.9. projektu īstenošanā būtiskas Eiropas Savienības politikas ievērošanu (piemēram, iepirkumu, valsts atbalsta, vides, transporta jomā);

10.2.10. ieviešanas iestādes un atbalsta saņēmēja funkciju izpildes kontroli;

10.2.11. projektu īstenošanas vietās veicamās pārbaudes;

10.2.12. neatbilstību atklāšanu projektu īstenošanā, neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanu un atmaksāšanu valsts budžetā, kā arī grāmatvedības uzskaiti;

10.2.13. informācijas sistēmu drošības prasību ievērošanu;

10.3. izmaiņas informācijā par darbinieku apmācību un kvalifikācijas celšanu (cilvēkresursu attīstības plāns);

10.4. izmaiņas projektu sagatavošanas, apstiprināšanas, īstenošanas un uzraudzības posmu plūsmas shēmā.

11. Maksājumu iestāde katru gadu līdz 30.janvārim sagatavo un iesniedz vadošās iestādes vadītājam ziņojumu. Ziņojumā informē par izmaiņām Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmas aprakstā sniegtajā informācijā par maksājumu iestādi, kā arī par šādām veiktajām vai plānotajām izmaiņām Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmā, norādot izmaiņu spēkā stāšanās datumu:

11.1. izmaiņas maksājumu iestādes struktūrā, funkcijās un uzdevumu sadalījumā starp struktūrvienībām, kā arī jaunu struktūrvienību izveide, to struktūra, funkcijas un uzdevumi;

11.2. izmaiņas struktūrvienību iekšējās procedūrās, kas reglamentē:

11.2.1. izdevumu sertificēšanu un finansējuma pieprasīšanu un saņemšanu no Eiropas Komisijas;

11.2.2. maksājumu veikšanu projektu izpildītājiem un maksājumu procesa kontroli;

11.2.3. Kohēzijas fonda izdevumu grāmatvedības uzskaiti;

11.2.4. neatbilstību atklāšanu maksājumu veikšanā un projektu izdevumu deklarācijās un neatbilstoši veikto izdevumu uzskaiti un atmaksāšanu Eiropas Komisijai;

11.2.5. iekšējo procedūru rokasgrāmatas uzturēšanu;

11.2.6. informācijas sistēmu drošības prasību ievērošanu;

11.3. izmaiņas grafiskajā shēmā par projekta finansējuma saņemšanu no Eiropas Komisijas, projekta izdevumu deklarācijas iesniegšanu un maksājumu veikšanas sistēmu;

11.4. izmaiņas informācijā par darbinieku apmācību un kvalifikācijas celšanu (cilvēkresursu attīstības plāns);

11.5. izmaiņas iekšējā audita struktūrvienības darbībā (piemēram, personāls, procedūras, izmaiņas audita stratēģijā — īpaši attiecībā uz pārbaudēm projektu īstenošanas vietās, Kohēzijas fonda vadības sistēmas atbilstības un efektivitātes auditu un projektu izdevumu izlases pārbaudēm, ja maksājumu iestāde izmanto tai noteiktās tiesības veikt minētās pārbaudes un auditu).

12. Neatkarīgā struktūrvienība katru gadu līdz 30.janvārim sagatavo un iesniedz vadošās iestādes vadītājam ziņojumu par faktiskajām un plānotajām izmaiņām Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmas aprakstā sniegtajā informācijā par neatkarīgo struktūrvienību (norāda izmaiņu spēkā stāšanās datumu).

13. Vadošā iestāde katru gadu līdz 10.martam sagatavo un nosūta ziņojumu maksājumu iestādei, starpniekinstitūcijai un neatkarīgajai struktūrvienībai, lai veiktu saskaņošanu.

14. Maksājumu iestāde, starpniekinstitūcija un neatkarīgā struktūrvienība saskaņo šīs instrukcijas 13.punktā minēto ziņojumu līdz attiecīgā gada 25.martam.

15. Pēc šīs instrukcijas 13.punktā minētā ziņojuma saskaņošanas vadošā iestāde līdz attiecīgā gada 30.jūnijam nodrošina tā iesniegšanu Eiropas Komisijā.

16. Starpniekinstitūcija un maksājumu iestāde šīs instrukcijas 10. un 11.punktā minēto ziņojumu par 2005.gadu līdz 2006.gada 1.maijam iesniedz vadošās iestādes vadītājam.