1. Instrukcija nosaka elektronisko dokumentu (turpmāk – dokuments) aprites kārtību elektronisko datu nesējā – Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vidē (turpmāk – integrācijas vide), kā arī kārtību, kādā notiek pietiekšanās integrācijas videi.

2. Instrukcija attiecas uz iestādēm, kas lieto integrācijas vidi vai ir pieteikušās integrācijas vides lietošanai.

3. Integrācijas vide nodrošina dokumentu drošu apriti starp iestādēm, savienojot iestāžu lietvedības sistēmas, un integrācijas vidē esošo dokumentu aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi.

4. Integrācijas vide ir Valsts informācijas sistēmu savietotāja sastāvdaļa, un minētā savietotāja pārzinis un turētājs ir Valsts reģionālās attīstības aģentūra (turpmāk – pārzinis).

5. Dokumentu apritē starp integrācijas vides dalībniekiem dokumentu juridisko spēku nodrošina atbilstoši dokumentu juridisko spēku un elektronisko dokumentu jomu regulējošiem normatīvajiem aktiem.

6. Pārzinis izstrādā un apstiprina integrācijas vides lietošanas noteikumus (turpmāk – lietošanas noteikumi), kuros noteiktas tehniskās un organizatoriskās prasības integrācijas vides lietošanas uzsākšanai un darbībai integrācijas vidē.

7. Ja lietošanas noteikumos izdara izmaiņas, tās stājas spēkā 10 darbdienu laikā pēc tam, kad pārzinis integrācijas vides dalībniekiem ir nosūtījis paziņojumu par izmaiņām.

8. Tīmekļa vietnē http://ivis.eps.gov.lv ir pieejama šāda informācija:

8.1. lietošanas noteikumi un izmaiņas tajos;

8.2. iestādes, kuras vienojušās par integrācijas vides lietošanu, un to norādītās struktūrvienības (iestāžu un struktūrvienību saraksts nododams arī ar tīmekļa pakalpju starpniecību);

8.3. tehniskie ziņu apmaiņas formāti;

8.4. tehniska informācija par pieslēgšanās iespējām integrācijas videi.

9. Dokumentu sūta un saņem šādā kārtībā:

9.1. iestāde, kura nosūta dokumentu (turpmāk – sūtītājs), sagatavo dokumentu un pievieno to savai lietvedības sistēmai;

9.2. dokuments no sūtītāja lietvedības sistēmas tiek nosūtīts integrācijas videi, izmantojot integrācijas vides saskarni;

9.3. kad dokuments nokļuvis integrācijas vidē, integrācijas vide, nemainot dokumenta saturu, dokumentam automātiski pievieno iezīmes, apliecinot:

9.3.1. brīdi, kad dokuments ievietots integrācijas vidē;

9.3.2. dokumenta sūtītāja nosaukumu (iestāde, struktūrvienība);

9.3.3. informāciju, kas nodrošina iespēju pārbaudīt, ka dokumenta saturs pēc iezīmēšanas nav mainīts;

9.4. integrācijas vide nosūta paziņojumu sūtītāja iestādes lietvedības sistēmai, ka dokuments ir apstrādāts un ievietots integrācijas vidē;

9.5. integrācijas vide nosūta iestādei vai vairākām iestādēm, kas saņem dokumentu (turpmāk – saņēmējs), paziņojumu par to, ka integrācijas vidē ir pienācis jauns dokuments;

9.6. saņēmēja lietvedības sistēma saņem jauno dokumentu no integrācijas vides, saglabā to saņēmēja lietvedības sistēmā un nosūta integrācijas videi paziņojumu par dokumenta saņemšanu;

9.7. kad saņēmēja lietvedības sistēma ir saņēmusi jaunu dokumentu, integrācijas vidē redzams apstiprinājums par dokumenta saņemšanu. Sūtītājs dokumenta saņemšanas apstiprinājumu var pārbaudīt, izmantojot sūtītāja lietvedības sistēmas saskarni ar integrācijas vidi.

10. Ja iestāde integrācijas vidē nosūta dokumentu, kas papildus integrācijas vides dalībniekiem tiek adresēts arī personai vai iestādei, kura nav integrācijas vides dalībnieks, iestāde dokumentu nosūta saskaņā ar dokumentu apriti reglamentējošiem normatīvajiem aktiem.

11. Iestāde piesakās dalībai integrācijas vidē, nosūtot pārzinim elektroniski aizpildītu un parakstītu vienošanos (pielikums).

12. Iestāde pirms šīs instrukcijas 11.punktā minētās vienošanās nosūtīšanas iepazīstas ar lietošanas noteikumiem.

13. Vienošanās nosūtīšana apliecina iestādes piekrišanu ievērot lietošanas noteikumus.

14. Pārzinis 10 darbdienu laikā pēc vienošanās saņemšanas atļauj iestādei kļūt par integrācijas vides dalībnieku, nosakot iestādei pieslēgšanas procesa uzsākšanas datumu. Turpmākā pieslēgšanās procedūra notiek atbilstoši lietošanas noteikumiem un pārziņa norādījumiem.

15. Pārzinim ir tiesības 10 darbdienu laikā pēc vienošanās saņemšanas atteikt iestādei kļūt par integrācijas vides dalībnieku, par to informējot iestādi, ja iestāde pieslēgšanas procesa laikā nespēj nodrošināt lietošanas noteikumos noteikto tehnisko un organizatorisko prasību izpildi vai kādu lietošanas noteikumos noteikto pieslēgšanās procesa darbību izpildi.

16. Ja pēc veiksmīga pieslēgšanās procesa iestāde var nodrošināt lietošanas noteikumos noteikto tehnisko un organizatorisko prasību izpildi, pārzinis piecu darbdienu laikā apstiprina iestādes iesūtīto vienošanos un nosūta apstiprināto vienošanos atpakaļ iestādei.

17. Iestāde kļūst par integrācijas vides dalībnieku ar brīdi, kad pārzinis ir parakstījis iestādes iesūtīto vienošanos, iekļāvis iestādi integrācijas vides adresātu sarakstā un nosūtījis pārējiem integrācijas vides dalībniekiem paziņojumu par jaunas iestādes pievienošanos integrācijas videi.

18. Ja iestāde vai iestādes struktūrvienība – integrācijas vides lietotājs – vēlas atteikties no integrācijas vides lietošanas, tā pārzinim nosūta atteikumu 10 darbdienas pirms darbību izbeigšanas integrācijas vidē. Pēc atteikuma saņemšanas pārzinis vienas darbdienas laikā informē pārējos integrācijas vides dalībniekus par iestādes vai tās struktūrvienības darbības izbeigšanu integrācijas vidē, norādot datumu, no kura attiecīgā iestāde vai tās struktūrvienība integrācijas vidē vairs nav pieejama.

19. Pārzinim ir šādi pienākumi:

19.1. nodrošināt integrācijas vides darbības atbilstību šīs instrukcijas 3.punktam;

19.2. nodrošināt integrācijas vides uzturēšanu un attīstību;

19.3. sniegt konsultatīvo atbalstu par integrācijas vides lietošanu;

19.4. nodrošināt auditācijas pierakstu veikšanu – šīs instrukcijas 9.3.apakšpunktā minēto dokumenta iezīmju uzglabāšanu;

19.5. apkopot statistiku par integrācijas vides ietvaros pārsūtīto dokumentu apjomu (pa dokumentu veidiem);

19.6. piecu darbdienu laikā informēt integrācijas vides dalībniekus par plānotajiem un neplānotajiem integrācijas vides darbības pārtraukumiem;

19.7. nodrošināt integrācijas vides darbības nepārtrauktību tiešsaistes režīmā (ne mazāk kā 96 % apmērā darbdienās no plkst. 8.00 līdz plkst. 17.30 un ne mazāk kā 80 % apmērā pārējā laikā);

19.8. publicēt šīs instrukcijas 8.punktā minēto informāciju;

19.9. nosūtīt integrācijas vides dalībniekiem paziņojumu par izmaiņām integrācijas vides saskarnē ar iestāžu lietvedības sistēmām (divu mēnešu laikā pirms attiecīgo izmaiņu stāšanās spēkā), izmaiņām lietošanas noteikumos un adresātu sarakstā;

19.10. atbilstoši lietošanas noteikumiem nodrošināt iestādēm iespēju veikt dokumentu apmaiņas testēšanu integrācijas vides testa vidē, kā arī pārziņa dalību testēšanā.

20. Iestādei ir šādi pienākumi:

20.1. ievērot lietošanas noteikumus un tajos noteiktās tehniskās un organizatoriskās prasības;

20.2. integrācijas vides ietvaros izmantot tikai tos tehniskos ziņu apmaiņas formātus, kuru specifikācijas ir publicētas šīs instrukcijas 8.punktā minētajā tīmekļa vietnē;

20.3. informēt pārzini par iestādes lietvedības sistēmas darbības pārtraukumiem;

20.4. informēt pārzini par iestādes reorganizāciju, likvidāciju vai nosaukuma maiņu, norādot citu iestādi, kas nodrošinās iestādes dokumentu apriti pēc iestādes likvidācijas vai reorganizācijas.