1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā publiski dokumenti (turpmāk – dokumenti) tiek iesniegti legalizācijai, iesniegumu veidlapu paraugus un kārtību, kādā tiek veikta dokumentu legalizācija vai pieņemts lēmums par legalizācijas atteikumu.

2. Dokumentu legalizē, ja Ārlietu ministrijas Konsulārā departamenta (turpmāk – departaments) vai Latvijas Republikas diplomātiskās vai konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs (turpmāk – pārstāvniecība) rīcībā ir tās pilnvarotās amatpersonas paraksta paraugs, kura dokumentu ir parakstījusi, apliecinājusi vai legalizējusi (turpmāk – amatpersona), un attiecīgā zīmoga vai spiedoga nospieduma paraugs.

3. Legalizācijai nepieciešamos amatpersonu parakstu paraugus un zīmogu vai spiedogu nospiedumu paraugus departaments un pārstāvniecības pieprasa no institūcijām, kuras izsniedz, apliecina un legalizē dokumentus (turpmāk – kompetentās institūcijas).

4. Latvijas Republikas kompetentajām institūcijām ir pienākums nosūtīt departamentam amatpersonas paraksta paraugu un attiecīgā zīmoga vai spiedoga nospieduma paraugu uzreiz pēc amatpersonas stāšanās amatā.

5. Latvijas Republikā izsniegtu dokumentu izmantošanai ārvalstīs, piemērojot 1961.gada 5.oktobra Hāgas konvenciju par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu, legalizē ar apliecinājuma uzrakstu angļu valodā (1.pielikums) departamentā.

6. Latvijas Republikā izsniegtu dokumentu izmantošanai ārvalstī un ārvalstī izsniegtu dokumentu izmantošanai Latvijas Republikā, izņemot dokumentus, kuru legalizācijā piemērojama 1961.gada 5.oktobra Hāgas konvencija par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu, legalizē ar legalizācijas uzrakstu (2.pielikums) departamentā un pārstāvniecībās. Pārstāv­niecībās legalizācijas uzrakstu var noformēt akreditācijas valsts valodā (pēc teksta saskaņošanas ar departamenta direktoru).

7. Personas, kuras departamentā un pārstāvniecībās pilnvarotas legalizēt dokumentus, pirms dienesta pienākumu pildīšanas noformē uz veidlapām parakstu paraugus (3.pielikums).

8. Šo noteikumu 7.punktā minēto personu parakstu paraugus nosūta šādām institūcijām:

8.1. ja persona pilnvarota legalizēt dokumentus departamentā:

8.1.1. ārvalstu ārlietu resoriem;

8.1.2. Latvijas Republikā akreditētajām ārvalstu diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām;

8.1.3. tām Latvijas Republikas kompetentām institūcijām, kuru sarakstu apstiprina departamenta direktors;

8.1.4. pārstāvniecībām;

8.2. ja persona pilnvarota legalizēt dokumentu pārstāvniecībā:

8.2.1. uzņēmējas valsts ārlietu resoram;

8.2.2. tām Latvijas Republikas kompetentajām institūcijām, kuru sarakstu apstiprina departamenta direktors;

8.2.3. citu valstu diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām, kas akreditētas uzņēmējā valstī.

9. To personu parakstu paraugus, kuras pilnvarotas dokumentu legalizēt pārstāvniecībās, var noformēt uz veidlapām akreditācijas valsts valodā (pēc teksta saskaņošanas ar departamenta direktoru).

10. Dokumenta legalizācijai fiziskas personas iesniedz aizpildītu šo noteikumu 4.pielikumā minēto iesnieguma veidlapu, juridiskas personas – aizpildītu šo noteikumu 5.pielikumā minēto iesnieguma veidlapu.

11. Dokumentu legalizē 10 darbdienu laikā pēc iesnieguma saņemšanas. Pēc personas rakstiska lūguma dokumentu var legalizēt divu darbdienu laikā pēc iesnieguma saņemšanas, ja iesniedzējs par to izdara norādi iesnieguma veidlapas sadaļā “Piezīmes”.

12. Fizisko personu dokumentus legalizācijai iesniedz un legalizētos dokumentus saņem (uzrādot personu apliecinošu dokumentu):

12.1. persona, uz kuru dokuments attiecas;

12.2. šo noteikumu 12.1.apakšpunktā minētās personas laulātais, radinieks vai svainis, pamatojoties uz laulību, radniecību (līdz trešajai pakāpei) vai svainību (līdz otrajai pakāpei) apliecinošiem dokumentiem;

12.3. persona, kuru pilnvarojusi šo noteikumu 12.1.apakšpunktā minētā persona.

13. Pamatojoties uz šo noteikumu 12.1., 12.2. vai 12.3.apakšpunktā minētās personas lūgumu, legalizēto dokumentu izsniedz citai personai, izdarot norādi iesnieguma veidlapas sadaļā “Piezīmes”.

14. Juridiskas personas vārdā dokumentus legalizācijai iesniedz un legalizētos dokumentus saņem juridiskas personas pilnvarots pārstāvis (uzrādot personu apliecinošu dokumentu).

15. Legalizējamo dokumentu ir parakstījusi amatpersona vai tas ir legalizēts un apstiprināts ar kompetentās institūcijas zīmogu. Dokumentā ir norādīts amatpersonas uzvārds un amats. Paraksts, zīmoga un spiedoga nospiedums ir skaidri saskatāms.

16. Ja legalizējamais dokuments ir uz vairākām lapām, to caurauklo un apliecina ar amatpersonas parakstu un zīmogu.

17. Ja legalizējamais dokuments ir cita dokumenta (turpmāk – pamatdokuments) izraksts, noraksts vai kopija, to apliecina saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto kārtību. Ja dokumentu apliecinājusi kompetentā institūcija, kas izdevusi pamatdokumentu, tās amatpersonas paraksta notariāls apliecinājums, kuras paraksta paraugs ir departamenta vai pārstāvniecības rīcībā, nav nepieciešams.

18. Ja legalizējamais dokuments ir pamatdokumenta vai tā izraksta, noraksta vai kopijas tulkojums, to apliecina saskaņā ar normatīvajiem aktiem par kārtību, kādā apliecināmi dokumentu tulkojumi, caurauklo kopā ar pamatdokumentu, pamatdokumenta izrakstu, norakstu vai kopiju un apliecina ar amatpersonas parakstu un zīmogu.

19. Šo noteikumu 17. un 18.punktā minētos dokumentus legalizē vienīgi tad, ja nav aizliegts legalizēt pamatdokumentus.

20. Apliecinājuma uzrakstu un legalizācijas uzrakstu izvieto uz dokumenta. Ja uz apliecināmā vai legalizējamā dokumenta nav vietas, apliecinājuma uzrakstu vai legalizācijas uzrakstu noformē uz atsevišķas lapas, sašuj ar dokumentu un apliecina ar tās personas parakstu un zīmogu, kura legalizējusi dokumentu.

21. Apliecinājuma uzrakstā un legalizācijas uzrakstā norāda apliecinājuma vai legalizācijas reģistrācijas numuru.

22. Lēmumu par dokumenta legalizācijas atteikumu pieņem Dokumentu legalizācijas likuma 7.pantā minētajos gadījumos. Minēto lēmumu saskaņā ar Administratīvā procesa likumā noteikto kārtību mutiski paziņo dokumenta iesniedzējam.