1.Nacionālā koordinējošā institūcija, kas apsaimnieko Eiropas Savienības Padomes finanšu līdzekļus, kuri saskaņā ar Padomes ģenerālsekretāra 2003.gada 19.septembra lēmumu Nr. 190/2003 “Par Padomes locekļu delegātu ceļa izdevumu atmaksāšanu” paredzēti lēmumā minēto Padomes darba grupu Latvijas pārstāvju ceļa izdevumu samaksai, ir Ārlietu ministrija (turpmāk — koordinējošā institūcija).

(MK 03.01.2006. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

2.Šīs instrukcijas izpratnē ceļa izdevumi ir izdevumi, kas Latvijas pārstāvim radušies, lai nokļūtu līdz sanāksmes norises vietai un atpakaļ, izmantojot gaisa trans­portu, autobusu, prāmi, vilcienu, personīgo vai dienesta automašīnu.

(MK 03.01.2006. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

3. Ceļa izdevumus līdz to atjaunošanai sedz no attiecīgās iestādes budžeta līdzekļiem.

4. Koordinējošā institūcija, saņemot no Eiropas Savienības Padomes līdzekļus (ārvalstu finanšu palīdzība) budžeta apakšprogrammā 01.01.00 “Centrālais aparāts”, informē ministrijas un citas valsts iestādes (turpmāk — iestādes) par tām paredzēto līdzekļu apmēru.

5. Līdzekļu apmēru, ko iestādēm atjauno, koordinējošā institūcija nosaka, ņemot vērā Ministru kabineta 2003.gada 11.jūnija rīkojumā Nr.385 “Par ministriju un citu valsts iestāžu kompetenci Eiropas Savienības jautājumos” noteikto katras iestādes kompetences jomā esošo darba grupu skaitu un Padomes sanāksmju skaitu gadā.

6.Iestādes katru gadu līdz 15.janvārim, 15.martam, 15.jūnijam, 15.septembrim un 15.novembrim, ievērojot saskaņā ar ins­trukcijas 5.punktu aprēķināto ceļa izdevumu kopējo apmēru, iesniedz koordinējošā institūcijā šādus dokumentus:

6.1. iestādes vadītāja parakstītu vēstuli par ceļa izdevumu atjaunošanu;

6.2. pārskatu par Latvijas pārstāvju ceļa izdevumiem, dodoties uz Eiropas Savienības Padomes darba grupu sanāksmēm un Padomes sanāksmēm, kurā atsevišķi norādīti Eiropas drošības un aizsardzības politikas (EDAP) budžeta izdevumi (pielikums);

6.3. visus ceļa izdevumus apliecinošos dokumentus:

6.3.1. ja izmantots gaisa transports, – aviobiļešu oriģinālus vai elektro­nisko aviobiļešu izdrukas un iekāpšanas karšu oriģinālus vai iekāpšanas karšu izdrukas (ja reģistrēšanās lidojumam ir veikta internetā);

6.3.2.ja izmantota personīgā vai dienesta automašīna, — degvielas uzpildes staciju kases čeku oriģinālus, Latvijas pārstāvja parakstītas ceļa zīmes vai maršruta lapas un iestādes izsniegtas izziņas par automašīnas vidējo degvielas patēriņu litros un faktiski aprēķināto degvielas patēriņu litros un naudas izteiksmē;

6.3.3. ja izmantots vilciens, prāmis, autobuss, — biļešu oriģinālus;

6.4. iestādes apliecinātas biļešu piegādātāju rēķinu kopijas, kurās norādīts viss brauciens kopumā, ieskaitot pārsēšanās vietas;

6.5. iestādes sagatavotu rēķinu par ceļa izdevumu atjaunošanu;

6.6. ja Latvijas pārstāvis pirms vai pēc Eiropas Savienības Padomes darba grupas sanāksmes vai Padomes sanāksmes dodas komandējumā uz kādu citu sanāksmi un ceļa izdevumi uz to netiek segti no Eiropas Savienības Padomes budžeta līdzekļiem:

6.6.1. iestādes apliecinātu biļešu piegādātāja rēķina kopiju, kurā atsevišķi norādīti ceļa izdevumi uz katru brauciena galapunktu;

6.6.2. iestādes apliecinātu biļešu piegādātāja izsniegtu informāciju, kurā norādītas izmaksas, kas rastos, ja pārstāvis no Latvijas dotos tieši uz Eiropas Savienības Padomes darba grupas sanāksmi vai Padomes sanāksmi vai atgrieztos Latvijā tieši no Eiropas Savienības Padomes darba grupas sanāksmes vai Padomes sanāksmes vietas ar pirmo pieejamo reisu.

(MK 03.01.2006. instrukcijas Nr.1 redakcijā, kas grozīta ar MK 23.01.2007. instrukciju Nr.2; MK 22.01.2008. instrukciju Nr.2)

6.¹ Ja iestādei nav iespējams iesniegt šīs instrukcijas 6.3.apakšpunktā minētos dokumentus, koordinējošā institūcija ir tiesīga atjaunot ceļa izdevumus, ja ir saņemts Latvijas pārstāvja dienesta ziņojums, komandējuma rīkojuma kopija un paskaidrojums, kurā minēti iemesli, kāpēc ceļa izdevumus apliecinošie dokumenti nav iesniegti pilnā apjomā.

(MK 03.01.2006. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

7. Apliecinājums attaisnotam līdzekļu izlietojumam ir Ministru kabineta 2005.gada 16.augusta noteikumos Nr.596 “Latvijas Republikas nacionālo pozīciju Eiropas Savienības jautājumos izstrādes, apstiprināšanas un pārstāvēšanas kārtība” minētie dienesta ziņojumi, kas nosūtīti koordinējošajai institūcijai saskaņā ar Ministru kabineta 2005.gada 16.augusta instrukcijas Nr.6 “Latvijas nacionālo pozīciju Eiropas Savienības jautājumos un ar tām saistīto instrukciju izstrādes un informācijas aprites kārtība” 34.punktu.

(MK 03.01.2006. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

8. Koordinējošā institūcija mēneša laikā pēc instrukcijas 6.punktā minēto pārskatu saņemšanas izvērtē finanšu līdzekļu izlietojuma atbilstību paredzētajam mērķim un atjauno ceļa izdevumus saskaņā ar iestāžu iesniegtajiem rēķiniem. Ja finanšu līdzekļu izlietojums neatbilst paredzētajam mērķim vai tie netiek atjaunoti, jo pārsniedz iestādei noteikto finanšu līdzekļu limitu, koordinējošā institūcija par to rakstiski paziņo iestādei un nosūta tai atpakaļ iesniegtos ceļa izdevumus apliecinošos dokumentus.

(Grozīts ar MK 03.01.2006. instrukciju Nr.1; MK 22.01.2008. instrukciju Nr.2)

8.¹ Šīs instrukcijas 6.6.apakšpunktā minētajā gadījumā koordinējošā institūcija atjauno instrukcijas 6.6.1.apakšpunktā minētos faktiskos ceļa izdevumus apmērā, kas nepārsniedz ceļa izdevumus līdz Eiropas Savienības Padomes darba grupas sanāksmes vai Padomes sanāksmes norises vietai un atpakaļ. Ja iestāde neiesniedz šīs instrukcijas 6.6.2.apakšpunktā minēto informāciju, ceļa izdevumus atjauno līdz Eiropas Savienības Padomes darba grupas sanāksmes vai Padomes sanāksmes vietai vai no šīs sanāksmes norises vietas līdz Latvijai.

(MK 22.01.2008. instrukcijas Nr.2 redakcijā)

9. Katru gadu oktobra pirmajā nedēļā koordinējošā institūcija, saskaņojot to ar iestādēm, izvērtē tām piešķirto līdzekļu izlietojumu un, ja nepieciešams, lemj:

9.1. par līdzekļu pārdali kārtējam gadam;

9.2. par līdzekļu sadali nākamajam gadam, ņemot vērā nākamā gada prezidentūru noteiktās prioritātes.

10. Koordinējošā institūcija Eiropas Savienības Padomei sniedz pārskatu par saņemto finanšu līdzekļu izlietojumu.

11. Par laikposmu no 2004.gada 1.maija līdz instrukcijas spēkā stāšanās dienai iestādes var neiesniegt iekāpšanas karšu oriģinālus.

(Grozīts ar MK 22.01.2008. instrukciju Nr.2)

12. Elektroniskās aviobiļetes izdruka kopā ar iekāpšanas karšu oriģināliem uzskatāma par gaisa transporta izmantošanu apliecinošu dokumentu no 2005.gada 1.janvāra. Līdz 2006.gada 15.februārim iestādes iesniedz pārskatu par tiem Latvijas pārstāvju ceļa izdevumiem, kuru apliecinājums 2005.gadā ir elektroniskās aviobiļetes izdruka.

(MK 03.01.2006. instrukcijas Nr.1 redakcijā; MK 22.01.2008. instrukciju Nr.2)