1. Noteikumi nosaka informācijas sistēmu (turpmāk — sistēma) arhivēšanas tiesiskās, organizatoriskās un tehniskās pamatprasības, uzkrājot un glabājot sistēmās elektroniskos dokumentus, kā arī kārtību, kādā ilgstoši vai pastāvīgi glabājamie dokumenti, reģistru informācijas resursi vai to daļas jānodod valsts glabāšanā.

2. Noteikumi attiecas uz sistēmām:

2.1. kuru īpašnieks vai valdītājs ir valsts vai pašvaldības institūcija;

2.2. kuras apstrādā un glabā informāciju saskaņā ar starptautiskajiem līgumiem, likumiem vai Ministru kabineta noteikumiem;

2.3. kuras tiek pilnīgi vai daļēji finansētas no valsts un pašvaldību budžeta līdzekļiem.

3. Dati ir jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu, un fakti, kurus apstrādā informācijas sistēmās. Elektronisks dokuments ir jebkuri elektroniskā veidā radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, ko veido saturs, struktūra un konteksts, kurš nodrošina darbības pierādījumu.

4. Ilgstoši glabājamie dokumentētie dati (norādes vai fakti, kuru ievade sistēmā ir dokumentēta vai pamatota ar dokumentiem) un elektroniskie dokumenti ir tāda informācija, ko glabā ilgstoši, lai nodrošinātu valsts iedzīvotāju tiesības, valsts un pašvaldību institūciju, uzņēmumu, organizāciju un tiesu sistēmas darbību. Pastāvīgi glabājamie dokumentētie dati un elektroniskie dokumenti ir informācija, ko glabā pastāvīgi (permanenti), lai nodrošinātu valsts iedzīvotāju tiesības, valsts un pašvaldību institūciju un tiesu sistēmas darbību, kā arī pētniecības vajadzības.

5. Sistēmās vai reģistros esošos dokumentētos datus un elektroniskos dokumentus (turpmāk — elektroniskie dokumenti) valsts arhīvi un šo noteikumu 2.punktā minēto sistēmu īpašnieki vai valdītāji (turpmāk — sistēmas organizācijas) glabā elektroniskā formā.

6. Valsts arhīvu ģenerāldirekcija (turpmāk — ģenerāldirekcija) ir atbildīga par elektronisko dokumentu uzkrāšanu, kas ietver izvērtēšanu un atlasi ilgstošai un pastāvīgai glabāšanai, kā arī par saglabāšanu un pieejamības nodrošināšanu.

7. Ja sistēmā tiek apstrādāta vai glabāta informācija, kas atzīta par valsts noslēpuma objektu, tai šos noteikumus piemēro, ciktāl likumā “Par valsts noslēpumu” nav noteikts citādi.

8. Sistēmas izvērtēšanu un elektronisko dokumentu atlasi veic sistēmas projektēšanas stadijā vai līdz programmatūru pirkuma līguma noslēgšanai vismaz četrus mēnešus pirms programmatūras izmantošanas sistēmas organizācijā:

8.1. Satiksmes ministrijas sistēmu reģistrs un Datu valsts inspekcija, kas atbilstoši normatīvajiem aktiem veic sistēmu reģistrāciju, sistēmas pases (valsts informācijas sistēmas dokuments, kas satur administratīvos, organizatoriskos, tehnoloģiskos un ekonomiskos valsts informācijas sistēmas parametrus), nolikuma un visu ar sistēmas izveidi saistīto normatīvo aktu kopijas divu mēnešu laikā pēc sistēmas reģistrācijas iesniedz ģenerāldirekcijā sistēmas izvērtēšanai;

8.2. ģenerāldirekcija divu mēnešu laikā pēc šo noteikumu 8.1.apakšpunktā minēto dokumentu saņemšanas izvērtē sistēmu, lai identificētu ilgstoši un pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus, kuri nododami valsts glabāšanā, un ņem uzskaitē informācijas resursus, kas satur ilgstoši un pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus.

9. Ja tiek mainīta sistēmas konfigurācija vai dati tiek konvertēti uz jaunām sistēmām, sistēmas organizācija mēneša laikā par to rakstiski ziņo ģenerāldirekcijai. Ģenerāldirekcija apstiprina attiecīgās izmaiņas.

10. Valsts arhīvs, kura uzraudzībā atrodas sistēmas organizācija, izvērtē iekšējās lietošanas dokumentus un reģistrus, kas izveidoti, īstenojot sistēmas organizācijas atbalsta funkcijas (piemēram, cilvēkresursu vadība, infrastruktūras uzturēšana un attīstība).

11. Sistēmas organizācija, kuras elektroniskie dokumenti ir atlasīti ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai, uzkrāj un glabā elektroniskos dokumentus, un atbild par to drošību un aizsardzību līdz nodošanai valsts glabāšanā.

12. Valsts arhīvs, kura uzraudzībā atrodas sistēmas organizācija, ģenerāldirekcijas uzdevumā slēdz attiecīgu līgumu par kārtību, kādā arhivējami un nododami valsts glabāšanā elektroniskie dokumenti uzskaitē ņemtajās sistēmās.

13. Ilgstošā vai pastāvīgā glabāšanā atlasīto elektronisko dokumentu uzglabāšanai ieteicams lietot Baltic-1257 vai UCS kodus un platformneatkarīgus failu formātus:

13.1. strukturētam tekstam — SGML(XML);

13.2. grafiskai informācijai — JPEG vai TIFF;

13.3. vektoru grafikai — CGM;

13.4. audioinformācijai un videoinformācijai — MPEG II.

14. Lietošanā esošo ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai atlasāmo elektronisko dokumentu uzglabāšanas formātus un kodus saskaņo ar ģenerāldirekciju.

15. Sistēmas organizācija pati var veidot elektronisko dokumentu glabātavu līdz elektronisko dokumentu nodošanai valsts glabāšanā vai deleģēt šīs funkcijas normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā citai juridiskajai personai, ja tā spēj nodrošināt elektronisko dokumentu saglabāšanu, izmantošanu un drošību atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

16. Ja elektroniskie dokumenti nav jānodod valsts glabāšanā, to glabāšanas termiņu, kā arī uzkrāšanas un iznīcināšanas kārtību nosaka sistēmas organizācija.

17. Elektroniskie dokumenti tiek nodoti valsts glabāšanā šo noteikumu 12.punktā minētajā līgumā noteiktajos termiņos, kā arī gadījumos, ja sistēma vai sistēmas organizācija tiek reorganizēta vai likvidēta.

18. Kārtību, kādā sistēmas vai sistēmu daļas, kuras ir iekļautas Datu valsts inspekcijas personas datu apstrādes sistēmu reģistrā, nododamas valsts glabāšanā, ģenerāldirekcija saskaņo ar Datu valsts inspekciju.

19. Elektronisko dokumentu nodošanas periodiskums ir no gada līdz pieciem gadiem atkarībā no informācijas saglabāšanas iespējām sistēmas organizācijā.

20. Elektroniskos dokumentus gatavo nodošanai valsts glabāšanā (divos eksemplāros) ierakstāmajos kompaktdiskos (CD-R), kas atbilst standartos ISO 9660 vai ISO 10149 noteiktajām prasībām, vai magnētiskajās lentēs, kas atbilst standartos ISO/IEC 15895 vai ISO/IEC 16382 noteiktajām prasībām.

21. Citu informācijas nesēju izmantošana jāsaskaņo ar ģenerāldirekciju.

22. Informācijas sistēmas organizācija izveido teksta datni (failu) “Lasi mani.txt” (1.pielikums).

23. Elektroniskos dokumentus un tiem pievienojamo dokumentāciju (2.pielikums), kas sagatavota atbilstoši normatīvo aktu prasībām, nodod divos eksemplāros.

24. Valsts arhīvi pēc nododamo elektronisko dokumentu pārbaudes ar aktu apstiprina to pieņemšanu valsts glabāšanā.

25. Sistēmu organizācijas, kuru sistēmas izveidotas pirms šo noteikumu spēkā stāšanās, līdz 2002.gada 1.jūlijam par to paziņo ģenerāldirekcijai attiecīgās sistēmas organizācijas izvērtēšanai un uzskaitei.

26. Valsts un pašvaldību institūcijas šajos noteikumos paredzētos pasākumus finansē no valsts budžetā attiecīgajam gadam paredzētajiem līdzekļiem.