INSTRUKCIJA
par visu veidu materiālo vērtību norakstīšanas kārtību
valsts budžeta iestādēs

Apstiprināta ar Valsts kases

departamenta direktora 1995.gada 28.septembra rīkojumu Nr.12

MATERIĀLO VĒRTĪBU NORAKSTĪŠANAS KĀRTĪBA

1. Iestādēs, lai noteiktu pamatlīdzekļu, mazvērtīgo un ātri nolietojamo priekšmetu un materiālu nederīgumu, to atjaunošanas nelietderīgumu vai neefektivitāti, kā arī visu nepieciešamo norakstīšanas dokumentu sagatavošanai ar tās vadītāja rīkojumu ieceļ pastāvīgi darbojošos komisiju, kuras sastāvā iekļauj :

- iestādes vadītāja vietnieku vai vadītāja pilnvarotu personu(komisijas priekšsēdētājs);

- grāmatvedības dienesta vadītāju vai tā vietnieku (iestādēs, kurās pēc štatu saraksta minētā dienesta nav - darbinieku, kura pienākumos ietilpst grāmatvedības uzskaite). Iestādēs, kuras apkalpo centralizētā grāmatvedība, pastāvīgi darbojošās komisijas sastāvā iekļauj materiālo vērtību uzskaites grupas vadītāju vai citu grāmatvedības darbinieku;

- personas, kuras atbildīgas par materiālo vērtību saglabāšanu;

- atbilstošus tehniskos speciālistus. Ja tādu iestādē nav, nepieciešamības gadījumā ir jāpieaicina no iestādes, kurā ir attiecīgais speciālists.

Komisijas sastāvā jābūt ne mazāk kā trim komisijas locekļiem.

2. Pastāvīgi darbojošās komisijas pienākumi:

- iepazīties ar nepieciešamo tehnisko dokumentāciju( tehniskajām pasēm, stāvu plāniem un citiem dokumentiem) un grāmatvedības uzskaites datiem, veikt norakstāmo materiālo vērtību apskati un konstatēt to atjaunošanas un tālākas izmantošanas neiespējamību vai nelietderību;

- noskaidrot objekta norakstīšanas konkrētos iemeslus(fiziskais, morālais nolietojums, rekonstrukcija, ekspluatācijas noteikumu pārkāpums, avārija u.c.);

- noskaidrot personas, kuras vainojamas materiālo vērtību sabojāšanā, pazušanā, un iesniegt priekšlikumus par viņu saukšanu pie atbildības; grāmatvedim bilances vērtību pārgrāmatot - kreditējot subkontu 01, 07 vai 06, debetējot 170.kontu un galīgo norakstīšanu izdarīt pamatojoties uz Nolikuma par LR budžeta iestāžu pārskatiem un bilancēm 45. un 46.punktu;

-pieprasīt speciālistu atzinumu par norakstāmo materiālo vērtību tālākas ekspluatācijas vai atjaunošanas neiespējamību;

- noteikt norakstāmo materiālo vērtību atsevišķu mezglu, detaļu un citu materiālu tālākas izmantošanas iespējas pēc norakstīšanas un veikt to novērtēšanu, nosakot izcenojumu pēc tajā brīdī zemākajām tirgus cenām;

- kontrolēt atsevišķu derīgo mezglu, detaļu un citu materiālu tālāku izmantošanu, krāsaino metālu, dārgmetālu un dārgmetālu izstrādājumus saturošu detaļu izņemšanu, noteikt to daudzumu, svaru un sekot to nodošanai attiecīgajām iestādēm; dārgmetāliem - iestādei, kam ir licence šādai darbībai;

- sastādīt materiālo vērtību norakstīšanas aktus, kurus paraksta komisijas priekšsēdētājs un komisijas locekļi. Apstiprina iestādes vadītājs.

3.Norakstītās materiālās vērtības, kuras nenodod otrreizējās izejvielas savākšanas punktos (no mīkstā inventāra - lupatas, no mēbelēm - dēlīšus u.c.), grāmatvedis uz akta pamata iegrāmato skaitliskās uzskaites sarakstā 412.forma katrai materiāli atbildīgai personai, par kuru izlietošanu atbildīgā persona rakstiski paziņo grāmatvedim ar norādi, kādām vajadzībām izlietots.

4.Ieročus un munīciju noraksta tāpat kā pamatlīdzekļus, mazvērtīgos un ātri nolietojamos priekšmetus un materiālus.

5.Izslēdzot no iestādes bilances visa veida materiālās vērtības, nododot no bilances uz citas budžeta iestādes bilanci, norakstīšanas aktam jāpievieno iestādes vadītāja rīkojuma kopija, kā arī parakstīts nodošanas un pieņemšanas akts, kurā sīki jāapraksta priekšmets, nesamazinot priekšmeta vai materiāla bilances vērtību. Nodot materiālās vērtības bez atlīdzības saimnieciskai organizācijai aizliegts.

6.Ja ar vadītāja rīkojumu iestādē nevajadzīgie pamatlīdzekļi, mazvērtīgie un ātri nolietojamie priekšmeti un materiāli par bilances vērtību tiek pārdoti, ir jāsastāda pārdošanas akts, kurā abu pušu attiecīgās personas parakstās par nodošanu un pieņemšanu.

Saņemtie naudas līdzekļi par pārdotiem pamatlīdzekļiem, mazvērtīgajiem un ātri nolietojamiem priekšmetiem un materiāliem jāieskaita valsts budžetā, bet iestādēs, kas tiek finansētas no vietējo budžetu līdzekļiem - pašvaldību budžetos. Pārdodot pamatlīdzekļus, ir nepieciešama augstākas instances atļauja.

7.Aizliegts samazināt bilances vērtību visa veida priekšmetiem un materiāliem, tos norakstot, pārdodot vai nododot no bilances uz bilanci .

8.Gadījumā, ja pastāvošā kārtība, kādu norāda šī instrukcija, par pamatlīdzekļu, mazvērtīgo un ātri nolietojamo priekšmetu, kā arī materiālu norakstīšanu no bilances netiek ievērota, ja ir pieļauta nesaimnieciska attieksme pret materiālajām vērtībām (tās tiek sadedzinātas, iznīcinātas, nelikumīgi izsaimniekotas u.tml.), vainīgās personas, ieskaitot vadītāju, kurš pēc likuma ir atbildīgs par iestādes mantas un naudas līdzekļu saglabāšanu, likumā noteiktā kārtībā saucamas pie atbildības.

PAMATLĪDZEKŅU NORAKSTĪŠANAS KĀRTĪBA

9. Pie pamatlīdzekļiem piederošās vērtības no budžeta iestāžu bilancēm pastāvīgi darbojošā komisija ar aktu noraksta, ja tās :

- kļuvušas nederīgas fiziskas nolietošanās, avāriju, stihisku nelaimju, ekspluatācijas noteikumu pārkāpumu un citu iemeslu dēļ;

- morāli novecojušas (to novērtē tehniskie speciālisti);

- kļuvušas nederīgas celtniecības darbu, iestāžu paplašināšanas, rekonstrukcijas un tehniskas pārkārtošanas gaitā.

Pie pamatlīdzekļiem piederošās vērtības noraksta tikai tādos gadījumos, ja to atjaunošana nav iespējama vai nav ekonomiski izdevīga, kā arī tad, ja nav iespējams tās realizēt vai nodot citām budžeta iestādēm no bilances uz bilanci.

Pārējos gadījumos norakstīšana iespējama tikai ar augstākas instances atļauju, izņemot zemi, kuru nedrīkst pakļaut norakstīšanai.

10. No valsts budžeta līdzekļiem finansējamām iestādēm, organizācijām un pašvaldībām pamatlīdzekļu norakstīšanu rekomendējam veikt šādā kārtībā:

- pamatlīdzekļu norakstīšanu bilances vērtībā līdz Ls 500 (ieskaitot) par vienību (komplektu ) apstiprina iestādes vadītājs;

- pamatlīdzekļus, kuru vērtība ir lielāka par Ls 500 par vienību( komplektu), noraksta ar augstākas instances vadītāja ( speciālas komisijas ) atļauju,

bet iestādes, kas tiek finansētas no vietējo budžetu līdzekļiem - ar pašvaldību izpildu institūciju atļauju;

- likvidējot pamatlīdzekļus (nojaucot ēkas, izbūves, demontējot iekārtas un tamlīdzīgi), iegūtās materiālās vērtības iegrāmato to iespējamās, tā brīža izmantošanas cenās, kuras nosaka pastāvīgi darbojošā komisija;

- detaļas un mezglus, kas izgatavoti no krāsainajiem metāliem, dārgmetāliem vai to sakausējumiem, jānodod attiecīgajā iestādē; dārgmetālus - iestādē, kam ir licence šādai darbībai.

11. Gadījumos, kad iekārtas norakstīšana notiek sakarā ar iestādes paplašināšanu, rekonstrukciju vai tehnisku pārkārtošanu, kā arī jaunu objektu celtniecību, komisijai jāpārbauda, vai norakstāmās iekārtas vietā augstākas instances apstiprinātajos jaunās celtniecības, paplašināšanas, rekonstrukcijas vai tehniskās pārkārtošanas plānos paredzēta atbilstošās iekārtas uzstādīšana, un aktā tas jāatzīmē, atsaucoties uz apstiprinātā plāna punktu un datumu.

Priekšmeti, kuri tiek iemontēti, iebūvēti citos bilancē esošos objektos kārtējā un kapitālā remonta dēļ, tiek norakstīti ar aktu, kurā sīki paskaidro, kādā objektā, mašīnā, darba galdā un citos priekšmetos iemontēts pamatlīdzeklis, mazvērtīgais un ātri nolietojamais priekšmets vai materiāls. Bilances vērtība netiek palielināta tam objektam, kurā priekšmeti, materiāli iemontēti kārtējā vai kapitālā remonta gadījumā, bet šo iemontēto priekšmetu vai materiālu vērtības noraksta no grāmatvedības uzskaites attiecīgajiem kontiem. Šāds iepriekš minēts grāmatojums neattiecas uz celtniecības objektiem, kurus finansē no valsts budžeta investīcijām, kuru izdevumos jāieskaita visas objekta celtniecības laikā iemontētās vērtības.

12. Norakstot no bilances pamatlīdzekļus, kuri kļuvuši nederīgi avārijas rezultātā, norakstīšanas aktam jāpievieno avārijas akta kopija, kā arī paskaidrojums par avārijas iemesliem un dokumenti par pasākumiem, kuri veikti pret vainojamām personām. Ja aktā minētas vainīgās personas, tad uz akta pamata grāmatvedis izdara grāmatojumu pēc 2.punkta paskaidrojuma.

13. Pamatlīdzekļos ietilpstošo objektu izjaukšana (demontēšana) nav pieļaujama pirms norakstīšanas aktu apstiprināšanas un augstākas instances atļaujas saņemšanas.

Izjaukto un demontēto iekārtu detaļas, mezgli, agregāti un citas pie norakstīšanas iegūtās vērtības, kuras derīgas citu priekšmetu remontam, komisijai jānovērtē, jāizceno par tajā brīdī zemākajām tirgus cenām un norakstīšanas aktā jānorāda, lai grāmatvedības darbinieki pie norakstīšanas iegūtos materiālus ņemtu uzskaitē, ierakstot attiecīgajos grāmatvedības subkontos.

Norakstītie pamatlīdzekļi, kuru detaļas nav derīgas otrreizējai izmantošanai, obligāti jānodod iestādei, kura uzpērk metāllūžņus un citas otrreizējās izejvielas, un par to jāsaņem dokuments, kuru pievieno norakstīšanas aktam. Saņemtā summa jāiemaksā valsts budžeta, no kura tā tiek finansēta, ieņēmumos.

14. Norakstot pamatlīdzekļus, norakstīšanas komisijai jālieto grāmatvedības instrukcijā valsts budžeta iestādēs noteiktā 4.forma "Akts par nederīgo pamatlīdzekļu norakstīšanu budžeta iestādēs", 4a.forma "Akts par transporta līdzekļu likvidāciju", 443.forma "Akts par nederīgu kļuvušās veļas, gultas piederumu, instrumentu, ražošanas un saimniecības inventāra likvidāciju" un 444.forma "Akts par literatūras izdevumu norakstīšanu". Aktos jāaizpilda visi rekvizīti un izsmeļoši jāapraksta pamatlīdzekļu norakstīšanas iemesli, to atsevišķu daļu, mezglu un konstruktīvo elementu stāvoklis.

Norakstot autotransporta līdzekļus, jāuzrāda nobraukto kilometru skaits, iegādes gads, agregātu un detaļu tehniskais raksturojums, to numuri un iespēja tos izmantot pēc izjaukšanas (demontāžas).

MAZVĒRTĪGO UN ĀTRI NOLIETOJAMO PRIEKŠMETU

NORAKSTĪŠANAS KĀRTĪBA

15.Mazvērtīgos un ātri nolietojamos priekšmetus noraksta tad, kad tie ir pilnīgi nolietojušies vai kļuvuši nederīgi.

Norakstīšanu izdara pastāvīgi darbojošā komisija, kura nosaka priekšmetu nederīgumu, to atjaunošanas nelietderīgumu, neefektivitāti vai iemontēšanu citos objektos.

Skolās, augstākajās un vidējās mācību iestādēs mācību un uzskates līdzekļus, kuru kalpošanas laiks ir mazāks par vienu gadu, un citus priekšmetus vērtībā līdz Ls 1(ieskaitot) par vienību (komplektu), izņemot galda un virtuves inventāru iestādēs, kurās ir savas ēdnīcas, noraksta, summu iegrāmatojot subkonta 07 kredītā un subkonta 260 debetā. Šos priekšmetus materiāli atbildīgās personas uzskaita priekšmetu operatīvās (skaitliskās) uzskaites sarakstos 412.forma, izņemot priekšmetus, kuri izgatavoti no kartona, plastmasas vai papīra. No skaitliskās uzskaites noraksta pēc 3.punkta paskaidrojuma.

Mazvērtīgie un ātri nolietojamie priekšmeti, kuri zaudējuši savu tiešo nozīmi, bet kurus vēl iespējams izmantot saimniecībā, jārealizē noteiktā kārtībā. Norakstīšanas kārtība mazvērtīgajiem un ātri nolietojamiem priekšmetiem ir analoga pamatlīdzekļu norakstīšanas kārtībai. Par katru sabojātu vai pazaudētu priekšmetu, materiālu jāsastāda izslēgšanas akts, kurā norādāmi izslēgšanas iemesli un vainojamās personas. Ja tas noticis kāda darbinieka vainas dēļ, tad nodarītā zaudējuma noteikšana un tā atlīdzināšana veicama likumā paredzētajā kārtībā. Uz akta pamata grāmetvedis bilances vērtību grāmato pēc 2.punkta paskaidrojuma.

16. Norakstot mazvērtīgos un ātri nolietojamos priekšmetus, norakstīšanas komisijai jālieto valsts budžeta iestādēs noteiktā 445.forma.

MATERIĀLU NORAKSTĪŠANAS KĀRTĪBA

17.Par materiāliem, kuri izmantoti remontiem, ir jāsastāda materiālu norakstīšanas akts, kurā sīki jāuzrāda materiāla nosaukums un tā bilances vērtība, kā arī tā priekšmeta nosaukums, kuru remontē. Aktu paraksta ne mazāk kā trīs komisijas pārstāvji un apstiprina iestādes vadītājs.

Iestādes vajadzībām izsniegtos materiālus un kancelejas piederumus (zīmuļus, saspraudes, ziepes, pildspalvas, piezīmju papīru, veidlapas u.c.) noraksta izdevumos pēc norakstīšanas 410.formas "Saraksts par iestādes vajadzībām izsniegtiem materiāliem", kurā parakstās saņēmējs. Ja kancelejas preces iegādājas nelielā daudzumā, tūlītējai izmantošanai, kā arī medikamentus un gatavās zāles(izņemot spirtu), kas iegādāti un tūlīt izsniegti kārtējo vajadzību nodrošināšanai, izņemot medicīnas iestādes, var uzreiz norakstīt faktiskajos izdevumos, iegrāmatojot to kopsummu subkonta 063 debetā un kredītā. Uz šo vērtību iegādi un saņemšanu apstiprinošiem dokumentiem jābūt to personu parakstam, kas saņēmušas šos materiālus. Medikamentu, pārsienamo līdzekļu un to taras izlietošanā jāievēro LR Finansu ministrijas Valsts kases departamenta 1995.gada 27.septembrī ar rīkojumu Nr.8 apstiprinātā instrukcija "Par medikamentu, pārsienamo līdzekļu un to taras saņemšanas, glabāšanas un izlietošanas uzskaiti valsts budžeta iestādēs". Produktu un to taras izlietošanā jāievēro LR Finansu ministrijas Valsts kases departamenta 1995.gada 27. septembrī ar rīkojumu Nr.9 apstiprinātā instrukcija "Par produktu un to taras saņemšanas, glabāšanas un izlietošanas uzskaiti valsts budžeta iestādēs". Kurināmā izlietojumu var norakstīt pēc atlikumu izmērīšanas aktiem. Ja pēc izmērīšanas akta, salīdzinot ar noteiktām normām, kurināmā trūkst, iestādes vadītājs gādā, lai tiktu noskaidroti pārtēriņa iemesli, un attiecīgajos gadījumos jāveic piedziņa. Lopbarību, sēklu, minerāmēslus u.c. materiālās vērtības noraksta pēc lauksaimniecībai paredzētām veidlapu formām.

Degvielas, eļļas izlietojumu noraksta uz transporta ceļa zīmju pamata, kuras tiek izrakstītas nodarbinātai automašīnai katru dienu. Maksimālo patēriņu aprēķina pēc transportlīdzekļu tehniskajiem rādītājiem.

18.Pastmarkas noraksta izdevumos, pamatojoties uz atbildīgās personas iesniegto izziņu, kuru sastāda sakaņā ar izsūtīto vēstuļu reģistrācijas grāmatu, kurā reģistrēta izlietoto pastmarku summa.

Šo instrukciju ieteicams pielietot arī pašvaldībām.

Metodoloģijas un audita daļas vadītājas v.i. A.Vizbule