2) Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrija (VARAM);

3) Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC)

4) pašvaldības un pašvaldību dibinātas iestādes:

Rīgas valstspilsētas pašvaldība,

Liepājas valstspilsētas pašvaldība,

Daugavpils valstspilsētas pašvaldība,

Ventspils valstspilsētas pašvaldība,

Kuldīgas novada pašvaldība,

Mārupes novada pašvaldība,

Talsu novada pašvaldība,

Jelgavas novada pašvaldība,

Saulkrastu novada pašvaldība

Cēsu novada pašvaldība

PKIP ietvaros tika izstrādāts un valsts pārvaldes pakalpojuma portālā Latvija.gov.lv izmitināts pašvaldību e-pakalpojums "Bērna reģistrācija pirmsskolu iestāžu rindā" (EP214) un nodrošināta integrācija ar Iedzīvotāju (pašlaik Fizisko personu) reģistru un Valsts izglītības informācijas sistēmu (VIIS). Projektā "Izglītības jomas informācijas sistēmu vienotā arhitektūra un pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājums" tiks integrēta forma no iepriekš PKIP projektā izstrādātā e-pakalpojuma "Bērna reģistrācija pirmsskolu iestāžu rindā" (EP214).

PKIP ietvaros izstrādātas saskarnes pašvaldībās izmantotajām dokumentu vadības sistēmām LIETVARIS un NAMEJS, izmantojot pakalpojuma apstrādes moduļa (PAM) funkcionalitāti.

Projekta "Izglītības jomas informācijas sistēmu vienotā arhitektūra un pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājums" ietvaros tiks izvērtēta iespēja izmantot iepriekš izstrādātās saskarnes integrācijai lietvedības sistēmās un, ja nepieciešams, radītas jaunas saskarnes.

2. IZM un Rīgas valstspilsētas aģentūras "Rīgas digitālā aģentūra" projekts "Izglītību apliecinošo dokumentu reģistrs".

Apliecinām, ka ar norādīto projektu nepastāv dubultā finansējuma risks.

Apliecinām, ka projekta ietvaros komercdarbības atbalsts netiks sniegts

3.1. Projekta mērķis un galvenais saturs

1. Projekta ietvaros tiks veikta VIIS un saistīto IS izpēte un izglītības jomas informācijas sistēmu vienotās arhitektūras izstrāde, t. sk. tehnoloģiskā ietvara definēšana un konfigurācija. Tiks noteikta kopējo izglītības jomā darbināmo risinājumu sadarbspējas arhitektūra, identificētas prasības un vadlīnijas individuālo risinājumu sistēmas līmeņa arhitektūrai, kā arī definēta pieeja datu apmaiņām. Tiks definēta izglītības jomas informācijas sistēmu nākotnes arhitektūra, iezīmējot ceļa karti pārejai uz jauno arhitektūru.

2. Ievērojot izstrādāto izglītības jomas informācijas sistēmu vienoto arhitektūru, projekta ietvaros tiks izstrādāta koplietošanas platforma, kas nodrošinās šādu funkcionalitāti:

a) valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv publicēti unificēti pakalpojumi pieteikuma iesniegšanai izglītības iestādē, kā arī saskarne papīra pieteikumu apstrādei izglītības iestādēs vai pašvaldības klientu apkalpošanas centros;

b) atbalsta sistēma pieteikumu apstrādei un pieteikumu pārvaldībai. Datos balstītas automātiskas un manuāli pārvaldītas prioritātes pieteikumu pārvaldībā. Notikumi un darbības pieteikumu apstrādē, atgādinājumi, lēmumi (par uzņemšanu, par atliktu uzņemšanu, par atteikumu), papildu notikumi (piemēram, iestājpārbaudījumi, klātienes noklausīšanās), iespējams, arī maksājumi;

c) datu izgūšana no Datu izplatīšanas un pārvaldības platformas (DAGR) vai valsts nozīmes informācijas sistēmām un reģistriem. Piemēram, izgūstot Fizisko personu reģistra (FPRIS), VIIS vai bāriņtiesu informācijas sistēmas (BARIS) datus;

d) integrācijas risinājums pašvaldības dokumentu vadības sistēmā saņemto pieteikumu, kā arī sagatavoto dokumentu reģistrācijai;

e) izglītojamo datu nodošana VIIS izglītojamo uzņemšanas gadījumā;

f) publisko datu kopu (piem., bērnu skaits rindā uz pašvaldības pirmsskolas izglītības iestādēm u. c.) sagatavošana un nodošana Latvijas Atvērto datu portālam, ievērojot personu datu aizsardzības prasības

a) VIIS, tās komponentes un sadarbība ar iekšējām un ārējām sistēmām. Pamatojoties uz analīzes rezultātiem, tiks izstrādāta izglītības jomas informācijas sistēmu vienotā arhitektūra, t. sk. tehnoloģiskā ietvara definēšana un konfigurācija. Izstrādātā arhitektūra tiks izmantota pieteikumu risinājumiem valsts un pašvaldību dibinātās izglītības iestādēs;

b) pašvaldībām tiks nodrošināta aizmugures sistēma saņemto pieteikumu uzkrāšanai un apstrādei un uzņemšanas sarakstu sagatavošanai. Tiks nodrošināta pārskatāma izglītojamo uzņemšana izglītības iestādēs. Aizmugures sistēmas darbībā tiks nodrošināta datu izgūšana no valsts nozīmes informācijas sistēmām un reģistriem;

c) izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem tiks nodrošināti valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv publicēti e-pakalpojumi izglītojamo pieteikšanai vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēs. Tādējādi izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem būs iespēja attālināti iesniegt pieteikumus ne tikai pirmsskolas izglītības iestādēs, bet arī vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēs;

d) tiks nodrošināta vienota datubāze par bērniem, kuri reģistrēti pašvaldību reģistros uzņemšanai pirmsskolas izglītības iestādēs. VARAM tiks nodrošināta iespēja centralizēti bez pašvaldību iesaistes iegūt datus par reālo bērnu skaitu pirmsskolas izglītības iestāžu reģistrā. Pašreiz nav vienotas datubāzes, no kuras varētu iegūt datus par tiem bērniem, kuriem pašvaldības nevar nodrošināt vietas pašvaldību pirmsskolas izglītības iestādēs. VARAM katru gadu no pašvaldībām manuāli apkopo datus par bērnu skaitu rindā uz pašvaldības pirmsskolas izglītības iestādēm un publicē tos VARAM tīmekļvietnē

Vērtība (pašreizējā/
plānotā)

Sasniegšanas laiks (gads)

Šī sistēma samazinās pašvaldību un izglītības iestāžu darbinieku darbu pieteikumu reģistrēšanā un apstrādē. Prioritāšu risinājumi sniegs atbalstu pašvaldību un izglītības iestāžu darbiniekiem uzņemšanas sarakstu sagatavošanā. Datu imports Valsts izglītības informācijas sistēmā samazinās datu apstrādei nepieciešamo laiku. Integrācija ar pašvaldību dokumentu vadības sistēmām nodrošinās būtisku darba laika ietaupījumu iesniegumu un citu dokumentu reģistrēšanā pašvaldību dokumentu vadības sistēmās

Projekta ietvaros veicamo darbību un būtisko izmaksu veidu raksturojošs apzīmējums

Izmaksu apmērs (indikatīvi)

Maksimālais apmērs⁸

Darbības iznākums

129 700 EUR

n/a

3 381 995 EUR

n/a

294 065 EUR

n/a

128 400 EUR

n/a

2. Izstrādāti IKT risinājuma administratora un e-pakalpojuma lietotāja lietošanas atbalsta materiāli.

3. Plāns izglītības iestādēs iesniedzamo pieteikumu vadības risinājuma ieviešanai

345 840 EUR

Skaits

IKT risinājuma nosaukums

Īss apraksts⁹

Valsts mākonī

(jā/nē)

Termiņš IKT risinājumu attīstības saskaņošanai¹⁰ (gads, ceturksnis)

Ieviešanas termiņš (gads, ceturksnis)

Risinājuma lietotāji (skaits)

Valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv tiks izvietoti unificēti pakalpojumi pieteikumu izveidošanai pirmsskolas, vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēm

Vismaz 5 000
e-pakalpojumu lietotāji¹²

Skaits

Pakalpojums (pakalpojumu grupa)

Koplietošanas pakalpojumu lietotāji (institūcijas)

Norāde uz MK lēmumu par attīstības plānu¹³

Ieviešanas termiņš (gads, ceturksnis)

Skaits

Saturu raksturojošs nosaukums

Piekļuves nodrošināšanas termiņš (gads, ceturksnis)

Lai nodrošinātu efektīvu projekta īstenošanu atbilstoši līgumam, kas tiks noslēgts par finansējuma piešķiršanu un projekta īstenošanu, finansējuma saņēmējs paredz projekta pārvaldību organizēt trijos līmeņos. Projekta organizācija tiek veidota, lai nodrošinātu projekta mērķu sasniegšanu apjoma, termiņu, kvalitātes un pieejamo finanšu resursu ziņā. Projekta organizācija tiks izveidota ar IZM iekšējiem noteikumiem un/vai rīkojumiem, kā arī parakstot vienošanos par projekta īstenošanu ar sadarbības partneriem.

Projekta pārvaldības un īstenošanas kapacitāti veidos šādas organizatoriskās struktūras:

Projekta uzraudzības padome - uzraudzības struktūra, kas tiek izveidota uz projekta īstenošanas laiku, lai nodrošinātu projekta mērķa sasniegšanu. Uzraudzības padome uzrauga projekta aktivitāšu īstenošanu un rezultātu atbilstību galalietotāju un sadarbības partneru vajadzībām, kā arī apstiprina ārēju faktoru ietekmē radušos izmaiņu nepieciešamību projektā. Uzraudzības padome var dot uzdevumus projekta vadības grupai vai projekta komandai.

Projekta vadības grupa - vadības struktūra, kas tiek izveidota uz projekta īstenošanas laiku, lai nodrošinātu projekta rezultātu sasniegšanu. Tā ir atbildīga par projekta darbību īstenošanu, rezultatīvo rādītāju sasniegšanu, dod uzdevumus projekta vadītājam un komandai, lemj par nepieciešamajām izmaiņām projektā, atskaitās projekta uzraudzības padomei par projekta rezultātiem un sniedz tai priekšlikumus.

Projektā tiks dota iespēja veidot apakšprojekta vadības grupas dalījumā pa loģiskiem projekta apgabaliem un konkrētiem sasniedzamajiem rezultātiem.

Projekta komanda - īstenošanas organizatoriskā struktūra projekta darbību īstenošanai un ieviešanai. Projektā var veidot vairākas projekta komandas dalījumā pa loģiskiem projekta apgabaliem. Projekta komandu veido:

• projekta darba grupa - sadarbības partneru deleģētie pārstāvji, kas uz rīkojuma pamata piesaistīti projektam un atbildīgi par konkrētu darbu izpildi/uzraudzību saskaņā ar vienošanos par projekta īstenošanu un projekta vadības grupas noteiktajiem uzdevumiem. Projekta darba grupas sastāvā ir projekta īstenošanas personāls, kas tiks nodarbināts, pamatojoties uz darba līgumu, vienošanos un/vai rīkojumu, kur tā pienākumi tiks noteikti amata aprakstā, vai uzņēmuma līgumu. Projekta darba grupu atkarībā no projekta specifikas vada projekta vadītājs vai norīkots atbildīgais speciālists. Projektā var tikt veidotas vairākas projekta darba grupas dalījumā pa loģiskiem projekta apgabaliem (piemēram, projekta darbībām vai izstrādājamiem risinājumiem);

• ārējie izstrādātāji - ja nepieciešams, piesaistīti arhitektūras definēšanas, informācijas sistēmu un risinājumu izstrādes un ieviešanas, kā arī pilnveides pakalpojumu sniedzēji, kas projekta īstenošanā darbojas uz līgumu pamata;

• pieaicinātie eksperti - piesaistīti pēc nepieciešamības, nosakot to pienākumus rīkojumā vai līgumā, ja tie ir trešās puses pārstāvji;

• IKT nozares ministrija - Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija;

• sadarbības partneri - projekta ietvaros kā sadarbības partneri tiks iesaistītas Latvijas Republikas valstspilsētas un novadi;

• Latvijas Pašvaldību savienība.

Projekta komandas personāla atlīdzībai piešķirtais finansējums (gan īstenotājam, gan sadarbības partneriem) paredzēts gan esošo speciālistu, gan uz projekta aktivitāšu īstenošanu piesaistītā personāla atalgojumam

Līdz ar to kvalitatīvie rādītāji plānoti šādi:

a) iedzīvotājiem tiek nodrošināta iespēja attālināti saņemt pakalpojumu - iesniegt pieteikumu pirmsskolas, vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēm. Pieteikumu iesniegšanā tiek veikta nepieciešamo datu pārbaude valsts nozīmes informācijas sistēmās un reģistros, izvairoties no nepieciešamības iedzīvotājiem attiecīgos datus norādīt. Attālināta pieteikumu iesniegšanas iespēja mazinās nepieciešamību izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem apmeklēt izglītības iestādes klātienē;

b) izglītības iestādēm un pašvaldību izglītības pārvaldēm tiek nodrošināts platformas risinājums saņemto pieteikumu apstrādei un pieteikumu pārvaldībai. Tehniskais risinājums nodrošinās uz apstrādātajiem datiem balstītas un attiecīgās pašvaldības saistošajiem noteikumiem atbilstošas automātiskas un manuāli pārvaldītas prioritātes pieteikumu pārvaldībā. Tiks nodrošināts atbalsts dažādu notikumu un darbību apstrādē;

c) tiks nodrošināts pašvaldību darbinieku atbalsts izglītības iestāžu uzņemšanas sarakstu sagatavošanā, dažādu ar uzņemšanu saistītu dokumentu sagatavošanā un šo dokumentu uzskaitē pašvaldību dokumentu vadības sistēmās.

ANM paredz veicināt Eiropas Savienības dalībvalstu digitālo transformāciju, atbalstīt ekonomiku un mazināt ietekmi uz vidi. Šis projekts pilnībā atbilst ANM plānā paredzēto digitālās transformācijas investīciju apguvē, nodrošinot pozitīvu ietekmi valsts pārvaldes attīstībai.

Projekta ieguvumu kvantitatīvie rādītāji plānoti, balstoties uz šādiem pieņēmumiem:

a) 2023./2024. mācību gadā vispārējās izglītības iestāžu 1. klasēs mācības uzsāk 21 584 pirmklasnieki. Vispārējo izglītību 2023./2024. mācību gadā iegūst 220 051 skolēns 563 pašvaldību vispārējās izglītības iestādēs (Izglītības un zinātnes ministrijas informācija, 31.08.2023.). Izglītojamo pārstāvjiem ir pienākums pieteikumus izglītības iestādei iesniegt gan 1. klasē, gan 10. klasē. Atsevišķās vispārējās izglītības iestādēs pieteikumi jāiesniedz arī 7. klasē;

b) 2021./2022. mācību gadā bērnu skaits izglītības iestādēs, kas īsteno pirmsskolas izglītības iestāžu programmas, ir 99 443 bērni (Izglītības un zinātnes ministrijas 2021. gada publiskais pārskats). Pirmsskolas izglītības programmas tiek īstenotas 964 izglītības iestādēs;

c) izglītojamo skaits interešu izglītības programmās 2023./2024. mācību gadā ir 226 282 izglītojamie (Izglītības un zinātnes ministrija, oficiālā statistika);

d) izglītojamo skaits profesionālās izglītības programmās 2022./2023. mācību gadā ir 27 772 izglītojamie (Izglītības un zinātnes ministrija, oficiālā statistika);

e) izglītojamo skaits profesionālās ievirzes izglītības iestādēs 2022./2023. mācību gadā ir 45 010 izglītojamie (Izglītības un zinātnes ministrija, oficiālā statistika).

Lai arī nav apkopotu datu par izglītojamo skaitu, kuri katrā gadā uzsāk mācības kādā no izglītības iestāžu veidiem, tomēr ir iespējams secināt, ka ik gadu izglītojamo pārstāvji sagatavo un izglītības iestādēs iesniedz vismaz 100 tūkstošu pieteikumu par izglītojamo uzņemšanu izglītības iestādēs. Izglītības iestāžu pārstāvjiem vai pašvaldības izglītības pārvalžu darbiniekiem nepieciešams veikt šo pieteikumu uzskaiti, reģistrēšanu pašvaldības dokumentu vadības sistēmās atbilstoši noteiktajai dokumentu aprites kārtībai.

Pieņemot, ka viena pieteikuma apstrādei nepieciešamais izglītības iestādes vai pašvaldības izglītības pārvaldes darbinieka darba apjoms sastāda 15 minūtes un ņemot vērā vidējo darbinieka stundas izmaksu valstī 7 euro/stundā (ieskaitot darba devēja sociālo nodokli), kopējais ieguvums pieteikumu apstrādē ir:

7 euro/stundā x 15 min/pieteikums x 100 000 pieteikumu = 175 tūkstoši eiro/gadā.

Ieguvums aprēķināts, pieņemot, ka sistēmai pievienosies visas valsts un pašvaldības izglītības iestādes.

Pēc pieteikumu apstrādes izglītības iestāžu pienākums ir sagatavot uzņemšanas sarakstus, organizēt komunikāciju ar izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem, ievadīt izglītojamā datus VIIS. Var indikatīvi novērtēt, ka viena izglītojamā datu apstrādei un komunikācijai patērētais izglītības iestādes darbinieka laiks pārsniedz 1 stundu. Pieņemot, ka sistēmas sniegtais ieguvums varētu sniegt 45 minūšu ekonomiju viena izglītojamā datu apstrādei, kopējais ieguvums komunikācijā, izglītojamo uzņemšanā un datu apstrādē ir:

7 euro/stundā x 45 min/izglītojamais x 100 000 izglītojamo = 525 tūkstoši euro/gadā.

Projekta kopējais sociālekonomiskais lietderīgums 10 gadu laikā ir 1,6 miljoni euro, ko aprēķinām, no 7 miljoniem euro ((175 tūkstoši euro + 525 tūkstoši euro) x 10 gadi) atņemot risinājuma uzturēšanā paredzamo finansējumu - 5,4 miljonus euro (540 tūkstoši euro x 10 gadi). Jāņem vērā, ka aprēķinā nav ietverts atalgojuma pieaugums publiskajā pārvaldē, kas atbilstoši Statistikas pārvaldes datiem, salīdzinot 5 gadu periodu no 2018. līdz 2023. gadam, ir bijis vidēji 9 % gadā. Nav vērtēti arī sabiedrības resursu ieguvumi, ko ir grūti aprēķināt. Tādējādi projekta kopējais sociālekonomiskais lietderīgums ir vēl lielāks par norādīto.

Sabiedrības resursu ietaupījumu, salīdzinot attālinātās un klātienes pieteikuma iesniegšanas iespējas, ir sarežģīti aprēķināt, ņemot vērā atšķirīgi patērēto laiku. Sabiedrības vidēji patērētais laiks, saņemot pakalpojumu klātienē, būtu no 1 līdz 2 stundām. Nepieciešams ņemt vērā arī katra sabiedrības locekļa papildu ceļa izdevumus.

Prognozējami šādi konkrēti kvalitatīvie rādītāji:

1) iedzīvotājiem tiek nodrošināta iespēja attālināti saņemt pakalpojumu - iesniegt pieteikumu pirmsskolas, vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēm. Pieteikumu iesniegšanā tiek veikta nepieciešamo datu pārbaude valsts nozīmes informācijas sistēmās un reģistros, izvairoties no nepieciešamības iedzīvotājiem attiecīgos datus norādīt. Attālināta pieteikumu iesniegšanas iespēja mazinās nepieciešamību izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem apmeklēt izglītības iestādes klātienē;

2) izglītības iestādēm un pašvaldību izglītības pārvaldēm tiek nodrošināts platformas risinājums saņemto pieteikumu apstrādei un pieteikumu pārvaldībai. Tehniskais risinājums nodrošinās uz apstrādātajiem datiem balstītas un attiecīgās pašvaldības saistošajiem noteikumiem atbilstošas automātiskas un manuāli pārvaldītas prioritātes pieteikumu pārvaldībā. Tiks nodrošināts atbalsts dažādu notikumu un darbību apstrādē;

3) tiks nodrošināts pašvaldību darbinieku atbalsts izglītības iestāžu uzņemšanas sarakstu sagatavošanā, dažādu ar uzņemšanu saistītu dokumentu sagatavošanā un šo dokumentu uzskaitē pašvaldību dokumentu vadības sistēmās.

Sistēmas uzturēšana pēc tās nodošanas ekspluatācijā ietvers izstrādātās programmatūras uzturēšanu, sistēmas izmitināšanas IKT infrastruktūras izmaksas, sistēmas darbības uzraudzību, lietotāju atbalsta pakalpojumus un citas ar sistēmu uzturēšanu saistītas darbības.

Ņemot vērā sistēmu uzturēšanas principus, IZM uzskata par lietderīgu paredzēt līdz 15 % no projekta pases 4. punktā norādītajām sistēmas izstrādes izmaksām. Finansējums projekta ietvarā izstrādātā risinājuma uzturēšanai tiks pieprasīts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā pēc projekta beigām, kas kopā nepārsniedz 540 507 euro (t. sk. PVN) gadā, aprēķinos ņemot vērā plānotās risinājuma uzturēšanas izmaksas. Detalizēts uzturēšanas izmaksu aprēķins tiks sniegts, kad uzturēšanai paredzētais finansējums tiks pieprasīts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā

Atsevišķām pašvaldībām ir pieredze līdzīga pakalpojuma nodrošināšanā pirmsskolas izglītības iestādēm. Tiek nodrošināta funkcionalitāte pieteikumu ievadei, izmantojot e-pakalpojumus. Rīgas un Daugavpils valstspilsētu pašvaldības nodrošina PKIP ietvaros realizēto pakalpojumu pirmsskolas izglītības iestāžu pieteikumu ievadei. Ņemot vērā izglītojamo likumisko pārstāvju pieredzi pirmsskolu izglītības iestāžu pieteikumu ievadei, izglītojamo pārstāvji sagaida līdzīgu pakalpojumu platformu arī vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestāžu pieteikumu ievadē. Pakalpojuma lietotāji ir izglītojamo likumiskie pārstāvji, kuri pārstāv jauno paaudzi ar atbilstošām tehnoloģiju pielietošanas prasmēm.

Pašvaldību līdzšinējā pieredze pirmsskolas izglītības iestāžu pieteikumu apstrādē un automatizēti risinājumi pieteikumu pārvaldībā un uzņemšanas sarakstu sagatavošanā būtiski atvieglo izglītības iestāžu vai pašvaldību izglītības pārvalžu darbu un nodrošina uzņemšanas procesa caurskatāmību un mazina korupcijas risku.

Projekta aktivitāšu īstenošanas gaitā pastāv iespējami riski, kuri varētu negatīvi ietekmēt sasniedzamos rezultātus:

• izmaiņas projekta vadībā;

• iepirkuma procedūras neveiksmīga īstenošana, tās noslēgšanās bez rezultāta;

• nepieciešamība atkārtoti uzsākt iepirkuma procedūru, aizkavējot projekta īstenošanu;

• būtisks izmaksu sadārdzinājums IT sistēmu izstrādei