1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā Ieslodzījuma vietu pārvalde (turpmāk – pārvalde) iegūst, apstrādā un nodod informāciju pētījumu veikšanai, kā arī par fiziskajām personām apstrādājamo datu apjomu un to glabāšanas termiņu.

2. Noteikumos lietoti šādi termini:

2.1. dati – pētnieciskam nolūkam nepieciešamā informācija, kuru ieguvusi, radījusi vai apkopojusi pārvalde vai pētījuma izstrādātājs;

2.2. pētījums – sistemātisks, vadīts, zinātniski pamatotās metodēs balstīts izpētes darbs, kas nodrošina situācijas analīzi, priekšlikumu izstrādi un ietekmes novērtēšanu;

2.3. pētījuma pasūtījums – pakalpojuma iepirkums, par kuru pārvalde kā pētījuma pasūtītājs noslēdz līgumu ar fizisku vai juridisku personu par pētījuma izstrādi;

2.4. pētījuma izstrādātājs – fiziska vai juridiska persona, kas veic pētījuma izstrādi saskaņā ar līgumu par pētījuma izstrādi;

2.5. pētījuma dati – konkrēta pētījuma veikšanai nepieciešamie dati, tai skaitā personu dati.

3. Pārvalde iegūst, apstrādā, nodod un glabā datus šādu pētījumu īstenošanai:

3.1. pārvaldes ierosināti pētījumi, kas iekļauti pārvaldes darba plānā;

3.2. pārvaldes ierosināti pētījumu pasūtījumi;

3.3. fizisku vai juridisku personu ierosināti pētījumi, kas atbalstīti pārvaldē.

4. Šo noteikumu 3. punktā minētie pētījumi tiek īstenoti saskaņā ar pārvaldē apstiprinātu pētījuma plānu, kurā norādīta šāda informācija:

4.1. pētījuma mērķis;

4.2. pētījuma metodoloģija;

4.3. pētījuma veikšanai nepieciešamo datu apjoms;

4.4. pētījuma veikšanai nepieciešamo personas datu apjoms;

4.5. pētījuma norises posmi un to izpildes termiņi.

5. Pētījuma norisi un sadarbību ar pētījuma izstrādātāju organizē saskaņā ar pārvaldes un pētījuma izstrādātāja noslēgto līgumu.

6. Pārvalde nodod pētījuma datus pētījuma izstrādātājam, ja minētie dati ir nepieciešami:

6.1. pētījumiem par pārvaldes darbību un tās rezultātiem (tai skaitā pētījumiem par pārvaldes funkciju nodrošināšanu, par pārvaldes īstenoto pasākumu efektivitāti attiecībā uz ieslodzīto novērtēšanu, sociālās uzvedības korekciju, sociālo rehabilitāciju, kontroli un atbalstu ieslodzītajiem);

6.2. statistisko rādītāju analīzei;

6.3. citu sabiedrības drošībai būtisku jautājumu izpētes nodrošināšanai.

7. Ja pētījuma mērķi var sasniegt, izmantojot anonimizētus datus, pārvalde personas datus anonimizē nekavējoties pēc to ieguves un kvalitātes pārbaudes, neatgriezeniski dzēšot personas datus.

8. Ja pētījuma mērķi nevar sasniegt, apstrādājot anonimizētus datus, pārvalde personas datus pseidonimizē un pēc pētījuma plānā noteiktā pētījuma mērķa sasniegšanas neatgriezeniski dzēš.

9. Pētījuma izstrādātājs, kas nav pārvaldes amatpersona ar speciālo dienesta pakāpi, vispārējā valsts civildienesta ierēdnis vai darbinieks, pirms personas datu apstrādes paraksta apliecinājumu par ierobežotas pieejamības informācijas neizpaušanu. Apliecinājuma formu un iesniegšanas kārtību nosaka pārvalde.

10. Pārvalde pētījuma veikšanai iegūtos personas datus glabā ne ilgāk kā līdz to anonimizācijai, ja pētījuma mērķi var sasniegt, izmantojot anonimizētus datus, un ne ilgāk kā līdz pētījuma pabeigšanai, ja pētījuma mērķa sasniegšanai nepieciešama pseidonimizētu personas datu apstrāde, bet ne ilgāk kā piecus gadus no pētījuma veikšanai nepieciešamo personas datu ieguves dienas.

11. Anonimizētus pētniecības datus pārvalde glabā pastāvīgi vai nosaka datu glabāšanas ilgumu, ņemot vērā to noderību turpmākiem pētījumiem.

12. Lai iegūtu informāciju, pārvalde nosūta attiecīgu pieprasījumu Iekšlietu ministrijas Informācijas centram vai Valsts probācijas dienestam.

13. Šo noteikumu 12. punktā minētajā pieprasījumā pārvalde norāda šādu informāciju par datu subjektu:

13.1. vārds (vārdi), kā arī iepriekšējais vārds (vārdi);

13.2. uzvārds, kā arī iepriekšējais uzvārds;

13.3. personas kods vai personas identifikācijas kods (ja ir piešķirts);

13.4. dzimšanas datums.

14. Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs pēc pārvaldes pieprasījuma saņemšanas vienojas ar pārvaldi par pieprasītās informācijas sniegšanas termiņu un elektroniskā veidā nodod pieprasīto informāciju pārvaldei iepriekš saskaņotajā termiņā.

15. Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs sniedz pārvaldei šādu informāciju par pārvaldes pieprasījumā norādīto datu subjektu:

15.1. kriminālprocesa numurs;

15.2. kriminālprocesa uzsākšanas datums;

15.3. noziedzīga nodarījuma izdarīšanas datums;

15.4. datums, kad datu subjekts atzīts par aizdomās turēto;

15.5. datums, kad datu subjekts saukts pie kriminālatbildības;

15.6. saistītie kriminālprocesi (apvienotie vai izdalītie);

15.7. noziedzīga nodarījuma juridiskā kvalifikācija;

15.8. piemērotais soda veids un mērs;

15.9. soda izpildes veids;

15.10. datums, kad ieslodzītais atbrīvots no ieslodzījuma vietas;

15.11. pamatojums atbrīvošanai no ieslodzījuma vietas;

15.12. soda aizstāšana;

15.13. datums, kad stājies spēkā tiesas spriedums vai prokurora priekšraksts par sodu;

15.14. kriminālprocesa izbeigšanas datums;

15.15. kriminālprocesa izbeigšanas pamats;

15.16. piemērotais audzinoša rakstura piespiedu līdzeklis.

16. Pārvalde atbilstoši šo noteikumu 4. punktam konkrētā pētījuma veikšanai nepieciešamajā apjomā informāciju no Valsts probācijas dienesta iegūst vienā no šādiem veidiem:

16.1. automatizēti pārvaldes informācijas sistēmā, ja atbilstoši iestāžu sistēmu integrācijas tehniskajam risinājumam ir iespējama automatizēta pētījumam nepieciešamās informācijas nodošana pārvaldei;

16.2. ja automatizēta pētījumam nepieciešamās informācijas nodošana pārvaldei nav iespējama, Valsts probācijas dienests datus pārvaldei nosūta drošā elektroniskā veidā, pirms tam savstarpēji vienojoties par nepieciešamo datu apjomu, pieejamību un datu iesniegšanas termiņiem un izvērtējot Valsts probācijas dienesta resursus.

17. Valsts probācijas dienests sniedz pārvaldei šādu informāciju par pārvaldes pieprasījumā norādīto datu subjektu:

17.1. probācijas uzraudzības uzsākšanas un beigu datums;

17.2. probācijas uzraudzības ietvaros noteiktie pienākumi;

17.3. probācijas uzraudzības ietvaros sagatavotais izvērtēšanas ziņojums;

17.4. dalība probācijas programmās un tās rezultāti;

17.5. kriminālsoda vai audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa – sabiedriskais darbs – izpilde;

17.6. to personu uzraudzības gaita, kuras ir nosacīti notiesātas, nosacīti pirms termiņa atbrīvotas no brīvības atņemšanas iestādēm vai kurām piemērots kriminālsods – probācijas uzraudzība;

17.7. audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa – probācijas novērošana – izpilde;

17.8. probācijas uzraudzības ietvaros noteikto pienākumu noteikšanas un atcelšanas datums.

18. No Iekšlietu ministrijas Informācijas centra un Valsts probācijas dienesta saņemto informāciju, kas attiecas uz vienu un to pašu datu subjektu, pārvalde apvieno, izmantojot datu subjektu un kriminālprocesu identificējošas ziņas.

19. Pēc informācijas apvienošanas pārvalde izveido vienu datu kopu, kas ietver datu subjekta datus, un tās kopiju datu kvalitātes pārbaudei un turpmākai datu apstrādei pētījuma mērķa sasniegšanai.

20. Pārvalde datu kopas kopijā:

20.1. pārbauda esošās informācijas kvalitāti un precizē to;

20.2. anonimizē vai pseidonimizē visu datu subjektu identificējošo informāciju;

20.3. dzēš informāciju, kas ļauj identificēt konkrētu kriminālprocesu.

21. Pēc datu kopas kopijā esošās informācijas kvalitātes pārbaudes un personas datu anonimizēšanas datu kopu, kas ietver personas datus, dzēš.

22. Pēc datu kopas kopijā esošās informācijas kvalitātes pārbaudes un personas datu pseidonimizēšanas datu kopu, kas ietver personas datus, glabā nošķirti no datu kopas kopijas un dzēš šo noteikumu 10. punktā minētajos termiņos.

23. Lai nodrošinātu informācijas apstrādes drošību un novērstu neatļautu piekļuvi pētījuma datiem, to sagrozīšanu vai izplatīšanu, nejaušu vai neatļautu iznīcināšanu vai jebkuras citas nelikumīgas darbības ar tiem, pētījuma izstrādātājs:

23.1. nosaka un saskaņo ar pārvaldi pilnvarotās personas (pētniekus), kuras ir tiesīgas apstrādāt personas datus saturošu informāciju, kas iegūta no pārvaldes;

23.2. nodrošina informācijas konfidencialitāti (informācijas nodošanu tikai tām personām, kuras ir pilnvarotas to saņemt un lietot);

23.3. nodrošina, ka ierīces, kas tiek izmantotas informācijas apstrādē, ir aizsargātas ar parolēm vai ka piekļuve ierīcē glabātajai informācijai ir iespējama pēc daudzfaktoru autentifikācijas izmantošanas;

23.4. nodrošina, ka pētījuma izstrādātāja iekārtām, kas ikdienā tiek izmantotas pētījuma veikšanai, ir pretvīrusu funkcionalitāte un ka tā tiek regulāri atjaunināta;

23.5. izmanto tīkla drošības instrumentus, lai aizsargātu sistēmu no ārējās piekļuves mēģinājumiem.

24. Pētījuma veikšanai nepieciešamo informāciju, kas ļauj identificēt datu subjektu, pētījuma izstrādātājs apstrādā tik ilgi, cik nepieciešams pētījuma veikšanai, bet ne ilgāk kā līdz pētījuma pabeigšanai vai pārtraukšanai. 

25. Anonimizētu informāciju un informāciju, ko pētījuma izstrādātājs ir radījis pētījuma īstenošanas laikā un kas nav personas dati, pētījuma izstrādātājs glabā līdz pētījuma pabeigšanai vai pārtraukšanai vai līdz termiņam, kas noteikts pārvaldes un pētījuma izstrādātāja noslēgtajā līgumā.

26. Ja pētījuma īstenošanā izmantota Valsts probācijas dienesta sniegtā informācija, pārvalde iepazīstina Valsts probācijas dienestu ar pētījuma rezultātiem ne vēlāk kā 10 darbdienas pirms to publicēšanas.