Investīcijas

2.1.2.1.i

projekta

Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana

pase

(numurs)

(projekta nosaukums)

Projektu ietvaros tiks izveidota centralizēta grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības, cilvēkresursu vadības risinājumu un vienotu pakalpojumu ekosistēma, kas tiks attīstīta kā Vienoto pakalpojumu centrs (turpmāk – VPC), kurā tiešās valsts pārvaldes iestādēm tiks nodrošināti standartizēti pakalpojumi centralizētā platformā.

Abu projektu plānotās darbības tiks finansētas no Eiropas Savienības ANM plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena 2.1.2.r. "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana", investīcijas 2.1.2.1.i. "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas". Apliecinām, ka plānotās darbības nepārklājas un nepastāv dubultā finansējuma risks. Abi projekti tiks realizēti kā atsevišķi projekti laikposmā no 2023. gada līdz 2026. gada 31. maijam un savstarpēji koordinēti atbilstoši MK 2022. gada 14. jūlija noteikumu Nr. 435 "Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija" īstenošanas noteikumi" 4. pielikuma programmai "Valsts pārvaldes resursu pārvaldības programma"

Projekta ietvaros:

1) līdz 2026. g. I cet. izveidota centralizēta valsts pārvaldes platforma grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības jomā;

2) pilnveidoti normatīvie akti un instrukcijas procesu standartizācijai un pakalpojumu sniegšanai VPC;

3) uzsākta resoru pārņemšana centralizētajā platformā.

Valsts kase ilgtermiņā veido pakalpojumu grozu ministrijām un tās padotības iestādēm centralizētajā platformā:

1) grāmatvedības uzskaites pakalpojums;

2) atbalsts resoriem personāla lietvedības procesa vienādošanā atlīdzības aprēķina uzskaitei;

3) ministrijām un to padotības iestādēm – IT risinājumi budžeta plānošanā un finanšu vadībā

Publiskā sektora digitalizācija un modernizācija ir būtisks ES stratēģijas elements. Valsts līmenī Projekta nepieciešamību pamato šādi dokumenti:

1. Latvijas ilgtspējīgas attīstības stratēģijā līdz 2030. gadam ir norādīts horizontāls nosacījums, lai vērtētu visus nozaru mērķus, – "publiskās pārvaldes darba rezultativitātes vērtēšanā jāīsteno ne tikai ieguldīto resursu uzskaitīšana, bet galvenokārt iegūto rezultātu mērīšana". Projekts politikas plānotājiem sniegs iespēju pilnvērtīgāk analizēt sasniegto un plānot nākamo stratēģijas periodu, balstoties uz datiem.

2. Latvijas Nacionālais attīstības plāns 2021.–2027. gadam definē konkrētus rīcības virzienus digitālās transformācijas un centralizācijas sasniegšanai publiskajā pārvaldē, kā arī atbalsta procesu optimizāciju, t. sk vienota valsts pakalpojuma centra izveidi (Nr. 29).

3. Ministru kabineta (turpmāk – MK) 2021. gada 7. jūlija rīkojums Nr. 490 "Par Digitālās transformācijas pamatnostādnēm 2021.–2027. gadam" uzsver digitālās transformācijas nepieciešamību, kā arī valsts pārvaldes atbalsta procesu optimizāciju un centralizāciju produktivitātes celšanai, veidojot efektīvāku valsts pārvaldes darba vidi un jēgpilnu stratēģiskajos politikas plānošanas dokumentos izvirzīto mērķu sasniegšanu, digitalizējot procesus. Digitālās transformācijas pamatnostādņu 2021.–2027. gadam plānā definēts 4.9.4.-3. uzdevums – "Izveidots vienots grāmatvedības un personālvadības pakalpojumu sniegšanas modelis valsts budžeta iestādēm".

4. "Valsts pārvaldes modernizācijas plāna 2023.–2027. gadam" (22-TA-3192) 6.4. sadaļa "Atbalsta funkciju centralizācija un standartizācija" paredz VPC izveidi, kura ietvaros paredzēta koplietošanas pakalpojumu sniegšana centralizētās resursu vadības sistēmās valsts pārvaldes iestādēm, tādējādi nodrošinot valsts pārvaldes administratīvo datu un informācijas pieejamību un kvalitāti reāllaikā, kā arī ieviešot standartizētu pieeju valsts pārvaldes iestāžu administrācijai, kas dotu iespēju efektivizēt, automatizēt un optimizēt administratīvās funkcijas un procesus. Projekta ieviešana veicinās iekļauto rezultatīvo rādītāju sasniegšanu.

5. 2021./2022. gada Eiropas Savienības Tehniskā atbalsta instrumenta projekta "Valsts pārvaldes vienoto pakalpojumu centra attīstība Latvijā" ("Development of the shared services centre system for Public sector in Latvia") secinājumi. Projektu īstenoja Valsts kanceleja sadarbībā ar Finanšu ministriju (Valsts kasi). Projekta ietvaros neatkarīga trešā puse PwC izstrādāja priekšlikumus VPC izveidei – centralizējamo un standartizējamo procesu tvērums, vienotie risinājumi, centralizējamo iestāžu skaits ar laika grafiku pārējai uz VPC, finansēšanas modelis.

6. MK 2022. gada 14. jūlija noteikumi Nr. 435 "Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija" īstenošanas noteikumi".

7. Finanšu ministrijas 2022. gada 6. maija rīkojums Nr. 274 "Grozījumi Finanšu ministrijas 2021. gada 30. decembra rīkojumā Nr. 961 "Par Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna reformu īstenošanas un uzraudzības iekšējās kontroles sistēmu Finanšu ministrijā".

Risināmās problēmas:

• atšķirīgs digitalizācijas līmenis resoros, tādējādi līdzīgu procesu nodrošināšanai nepieciešams lielāks iesaistīto cilvēkresursu skaits;

• līdzīga veida tehniskos pilnveidojumus pasūta katrs resors vai iestāde atsevišķi, tādējādi valstī kopumā samaksājot vairāk;

• nav vienotas prakses un risinājumu grāmatvedības datu uzskaitē, tiek izmantoti atšķirīgi klasifikatori, dimensijas un detalizācijas pakāpes, kas būtiski apgrūtina informācijas analīzi horizontāli par visiem resoriem;

• nav iespējams centralizēti izmantot grāmatvedības pirmdatus citos procesos (piemēram, finanšu vadības procesos), tādējādi ir liels laika patēriņš pieprasījumu sagatavošanai un apstrādei;

• nav iespējams centralizēti pārvaldīt noslodzes, pakāpeniski veicinot slodžu samazināšanu no administratīva rakstura darbībām; 

• šobrīd nav vienota budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājuma, kas sniegtu atbalstu resoru finansistiem ikdienas procesu nodrošināšanai, kā arī atbalstītu valsts līmeņa budžeta vajadzības.

Projekts sekmēs efektivitāti, digitālo transformāciju un valsts līdzekļu optimizāciju ar standartizētiem procesiem, centralizētu platformu, reāllaika datiem par valsts pārvaldes iestāžu finanšu datiem, kā arī slodžu ietaupījumu administratīva rakstura darbībām.

Projekta darbības sekmēs ANM plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena 2.1.2.r. "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" investīcijas 2.1.2.1.i. "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" mērķa sasniegšanu – nodrošināt administrācijas kā vienas organizācijas darbību, kas ietver standartizētu atbalsta funkciju ieviešanu, piemēram, grāmatvedību, personāla administrāciju, resursu uzskaiti un pārvaldību

Vērtība

Sasniegšanas laiks (gads)

Sākotnējais rādītājs 2022. gadā – 12 iestādes

Mērījuma rādītājs – skaits

Sākotnējais rādītājs 2022. gadā – vidējais apkalpotā personāla skaits uz vienu grāmatvedi valsts tiešās pārvaldes iestādēs – 61.

Mērījuma rādītājs – vidējais apkalpotā personāla skaits uz vienu VPC darbinieku (grāmatvedi), kas centralizēti nodrošina finanšu grāmatvedības uzskaites pakalpojumu

39 %)

Projekta ietvaros veicamo darbību un būtisko izmaksu veidu raksturojošs apzīmējums

Izmaksu apmērs (indikatīvi)

Maksimālais apmērs⁵

Darbības iznākums

• Horizon/Hop izstrādnes izmaksas, sistēmu integrāciju pārneses un konfigurācijas izmaksas, infrastruktūras nomas maksa, procesu, klasifikāciju un datu struktūru salāgošanas izmaksas;

• budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu ieviešanas un licencēšanas izmaksas;

• pakalpojumu projektēšanas un digitalizācijas izmaksas;

• apmācības

Centralizētā platforma nodrošina vienotu un standartizētu pakalpojumu saņemšanu

Skaits

IKT risinājuma nosaukums

Īss apraksts⁶

Valsts mākonī

(jā/nē)

IKT risinājumu attīstības saskaņošanas termiņš⁷ (gads, ceturksnis)

Ieviešanas termiņš (gads, ceturksnis)

Risinājuma lietotāji (skaits)

Risinājums būtisks datu tālākizmantošanas attīstībai – t. i., izmantojot grāmatvedības pirmdatus finanšu vadības procesos

Centralizācija tiks veikta 2023.–2026. gada I cet.

Skaits norādīts indikatīvs, ņemot vērā, ka nozaru prakse dažādu finanšu vadības procesu organizēšanā ir atšķirīga

Pakalpojums (pakalpojumu grupa)

Koplietošanas pakalpojumu lietotāji (institūcijas)

Norāde uz MK lēmumu par attīstības plānu⁸

Ieviešanas termiņš (gads, ceturksnis)

2. Veselības ministrija un iestādes (Latvijas Antidopinga birojs, Neatliekamās medicīniskās palīdzības dienests, Nacionālais veselības dienests, Paula Stradiņa Medicīnas vēstures muzejs, Slimību profilakses un kontroles centrs, Valsts asinsdonoru centrs, Valsts tiesu medicīnas ekspertīzes centrs, Veselības inspekcija, Zāļu valsts aģentūra)⁹;

3. Zemkopības ministrija un iestādes (Lauksaimniecības datu centrs, Lauku atbalsta dienests, Pārtikas un veterinārais dienests, Valsts augu aizsardzības dienests, Valsts tehniskās uzraudzības aģentūra, Valsts meža dienests)⁹;

4. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija un iestādes (Valsts vides dienests, Vides pārraudzības valsts birojs, Dabas aizsardzības pārvalde, Latvijas Nacionālais dabas muzejs, Latvijas Nacionālais botāniskais dārzs, Valsts reģionālās attīstības aģentūra)¹⁰;

5. Pārējie resori atbilstoši attīstības plānā norādītajam

1) Finanšu ministrija un iestādes (Iepirkumu uzraudzības birojs, Valsts ieņēmumu dienests, Centrālā finanšu un līgumu aģentūra, Valsts kase, Izložu un azartspēļu uzraudzības inspekcija; Fiskālā disciplīnas padome);

2) Veselības ministrija un iestādes (Latvijas Antidopinga birojs, Neatliekamās medicīniskās palīdzības dienests, Nacionālais veselības dienests, Paula Stradiņa Medicīnas vēstures muzejs, Slimību profilakses un kontroles centrs, Valsts asinsdonoru centrs, Valsts tiesu medicīnas ekspertīzes centrs, Veselības inspekcija, Zāļu valsts aģentūra)⁹;

3) Zemkopības ministrija un iestādes (Lauksaimniecības datu centrs, Lauku atbalsta dienests, Pārtikas un veterinārais dienests, Valsts augu aizsardzības dienests, Valsts tehniskās uzraudzības aģentūra, Valsts meža dienests)⁹;

4) Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija un iestādes (Valsts vides dienests, Vides pārraudzības valsts birojs, Dabas aizsardzības pārvalde, Latvijas Nacionālais dabas muzejs, Latvijas Nacionālais botāniskais dārzs, Valsts reģionālās attīstības aģentūra)¹⁰;

5) pārējie resori atbilstoši attīstības plānā norādītajam.

Budžeta plānošanas un finanšu vadības jomā:

1) Finanšu ministrija un iestādes (Iepirkumu uzraudzības birojs, Valsts ieņēmumu dienests, Centrālā finanšu un līgumu aģentūra, Valsts kase, Izložu un azartspēļu uzraudzības inspekcija);

2) citi resori – funkcionalitāte, kas nepieciešama valsts līmeņa budžeta plānošanas procesiem (obligāta), funkcionalitāte, kas ir iestāžu un ministrijas līmenis (pēc izvēles)

Saturu raksturojošs nosaukums

Piekļuves nodrošināšanas termiņš (gads, ceturksnis)

Projekta vadību un īstenošanu plānots daļēji veikt ar esošajiem cilvēkresursiem, iespēju robežās pārskatot to darba pienākumus. Provizoriski no Valsts kases atkarībā no projekta posmu intensitātes paredzamas 6–12 slodzes (projekta vadītājs, grāmatveži, juristi, darbības procesu analīzes vecākie eksperti, sistēmanalītiķi, informācijas drošības speciālists u.c.). Ņemot vērā, ka projekta gaita atkarīga no daudzu iesaistīto pušu sadarbības kapacitātes projektā, slodžu apmērs var mainīties. Ja nepieciešams, tiks veidotas jaunas amata vietas uz projekta īstenošanas laiku un tās tiks nodrošinātas projekta finansējuma ietvaros.

Papildus nepieciešamās kompetences:

- procesu pārvaldībā un pakalpojumu digitalizācijā;

- datu pārvaldībā un analītikā;

- IT risinājumu ieviešanā un attīstīšanā u. c.

Projekta īstenošanai nepieciešamās papildu kompetences plānots daļēji nodrošināt, izmantojot ārpakalpojumu vai piesaistot ekspertus uz uzņēmumu līguma pamata.

Projekta ieviešanas laikā Valsts kase iesaistīs sadarbības partnerus, kas piedalīsies darba grupās standartizētu procesu izstrādē, definējot pakalpojumu robežas un atbildību, nodrošinās resursus esošo resoru risinājumu migrācijā uz centralizēto risinājumu, kā arī nepieciešamo integrāciju pārbūvē, lai nezaudētu būtiskus resora biznesa procesu atbalstus.

ANM plāna īstenošana, uzraudzība un audits tiks īstenots saskaņā ar:

- MK 2021. gada 7. septembra noteikumiem Nr. 621 "Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna īstenošanas un uzraudzības kārtība".

- MK 2022.gada 14.jūlija noteikumiem Nr. 435 "Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija" īstenošanas noteikumi".

Finanšu ministrijas izstrādātie iekšējie noteikumi uzraudzības funkcijas nodrošināšanai:

2021. gada 30. decembra rīkojums Nr. 961 "Par Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna reformu īstenošanas un uzraudzības iekšējās kontroles sistēmu Finanšu ministrijā"

Ieguvumi mērāmi divos aspektos:

1) efektivitāte – pakāpeniski ejot uz digitālo transformāciju, kā arī sistemātiski vērtējot slodžu apjomus un procesu efektivitāti, virzīties uz slodžu ietaupījumu administratīva rakstura darbībās;

2) datu izmantošana lēmumu pieņemšanas procesos – vienotas ekosistēmas veidošana, kas rada priekšnosacījumus pilnvērtīgākai finanšu datu izmantošanai.

Slodžu ietaupījums administratīvā rakstura darbībām ir plānots gan valsts, gan resoru līmenī. Monetārie ieguvumi, kas sasniedzami vidējā termiņā (līdz 2031.gadam centralizēto platformu izmanto visi resori):

- finanšu grāmatvedības procesos (ap 186 slodzēm, t. i., ap 20 % no esošajām grāmatvedības slodzēm), nodrošināt vienotu grāmatvedības un personāla lietvedības risinājumu un centralizētu pakalpojumu tiešās valsts pārvaldes iestādēm, kā arī iestāžu finanšu grāmatvežu pārcelšanu pie vienotā risinājuma pakalpojuma sniedzēja (Valsts kase).

Par pārējiem projektā sasniedzamajiem rezultātiem saskaņā ar rīkojuma projektu "Par Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" reformas 2.1.2.r "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" 2.1.2.1.i. investīcijas "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" pases un centralizētas funkcijas vai koplietošanas pakalpojumu attīstības plāna apstiprināšanu" ir līdzatbildīgi projekta īstenošanas partneri (1.2. punktā minētie).

Būtiski ņemt vērā, ka slodžu samazinājums atkarīgs arī no resoru darbības izmaiņām (piemēram, ja resori veido jaunu darbības jomu, kur nepieciešamas jaunas slodzes). Tāpat slodžu izmaiņas atkarīgas no resora biznesa lēmumiem (piemēram, mainoties apstrādājamo grāmatvedības dokumentu apjomam, mainās arī nepieciešamo grāmatvežu skaits).

Atbilstoši pašreizējai neto vērtībai (pie 5 % diskonta likmes) veiksmīga projekta ieviešana ilgtermiņā (līdz 2040. gadam), īstenojot funkcijas centralizāciju finanšu grāmatvedībā, paredz ietaupīt ap 0,84 milj. EUR, kā arī potenciāli izveidot priekšnosacījumus ietaupījumiem līdz 41,3 milj. EUR, veiksmīgi īstenojot procesu standartizāciju un pilnveidošanu izstrādātajos vienotajos risinājumos finanšu grāmatvedībā un personāla lietvedībā, budžeta plānošanā un finanšu vadībā, tādējādi nodrošinot produktivitātes kāpumu un ietaupot administratīva rakstura slodzes.

Papildu ieguvumi, kuri tiks sasniegti līdz ar projekta realizāciju.

Resoru līmenī:

1) iespēja fokusēties uz primārām biznesa problēmām, nevis atbalsta funkcijām (t.sk. IT risinājumu attīstībā grāmatvedības/finanšu vadības jomā);

2) dati, kas palīdz lēmumu pieņemšanā un finanšu vadībā;

3) decentralizēti nav nepieciešams risināt jautājumus ar auditoriem un veikt pilnveidi.

Nemonetārie ieguvumi, kurus iespējams pakāpeniski sasniegt jau īstermiņā:

1) procesu un datu pakāpeniskā strukturēšana un standartizēšana valstiskā līmenī;

2) ērtu, modernu IS un rīku izmantošana procesu līmenī;

3) ātrāka un ērtāka procesu izpilde, digitalizācijas veicināšana, kas ietaupa laiku un cilvēkresursus;

4) reāllaika informācijas pieejamība, izsekojamība un caurskatāmība valstiskā līmenī.

Pēc Projekta noslēguma, lai nodrošinātu centralizētas grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu platformas administrēšanu, uzturēšanu un tālāko attīstību, kā arī nodrošinātu atbalstu sistēmas lietotāju apkalpošanai (2026. gadā – 12 806 lietotāju), provizoriski būs nepieciešamas papildu 13 jaunas amata vietas. Nepieciešamo jauno amata vietu skaitu ietekmēs, amata vietu pārdale no resoriem, slodžu ietaupījums un apkalpojamo tiešās valsts pārvaldes darbinieku skaits.

Izmaksu un ieguvumu analīzi izstrādāja neatkarīgā trešā puse PwC, Eiropas Savienības Tehniskā atbalsta instrumenta projekta "Publiskā sektora vienoto pakalpojumu centra attīstība Latvijā" ("Development of the shared services centre system for Public sector in Latvia") ietvaros, un tā veikta saskaņā ar Eiropas Komisijas vadlīnijām, t.sk. ņemot vērā nepieciešamo investīciju izmaksu prognozi un uzturēšanas izmaksu prognozi, kas balstīta uz ekspertu izpētes rezultātiem

Risku novērtējums* veikts, iedalot risku grupās – organizācija un pārvaldība, procesi un dati, tehnoloģijas.

Būtiskākie riski.

1. Organizācijas un pārvaldības riski:

- ņemot vērā, ka reforma ir ļoti apjomīga, bet tās īstenošanai ir ierobežotas iespējas piesaistīt resursus (t. sk. amata vietas), pastāv riski termiņu ievērošanai un rādītāju sasniegšanai;

- resoru (iestāžu) pretestība pārmaiņām, ieinteresētās puses var neatbalstīt ieviešanu, kas var būtiski ietekmēt rezultātu sasniegšanu;

- produktivitātes un komunikācijas pasliktināšanās VPC ieviešanas sākumstadijā;

- būtiskas atšķirības resoru procesos var radīt novirzes no laika grafika;

- personāla riski – pastāv risks lielai darbinieku mainībai (darbinieki var izvēlēties nepāriet uz VPC). Tāpat, pamatojoties uz atlīdzības uzskaites sistēmas datiem, vairāk nekā 40 % grāmatvežu ir vecuma grupā virs 55 gadiem;

- kompetences un resursi – sarežģīti piesaistīt kompetentus ekspertus.

2. Procesu un datu riski:

- apgrūtināta procesu nepārtrauktības nodrošināšana;

- ilgstoša procesu standartizācija un harmonizācija;

- procesu (pakalpojumu) kvalitātes kritums pārejas posmā;

- VPC klienti nav motivēti nodrošināt kvalitatīvus datus, uzlabot iekšējos procesus un sadarbību ar VPC.

3. Tehnoloģijas (IS risinājumi):

- attiecībā uz budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu pastāv šādi riski:

a) ņemot vērā, ka valstī 8 no 13 resoriem jau ir iestrādnes budžeta plānošanas risinājumos (divos dažādos risinājumos), tad atklāta konkursa rezultātā pastāv risks, ka, ejot uz vienoto risinājumu, šīs izstrādnes vairs netiks izmantotas vai tiks izmantotas daļēji, kas rada risku, ka līdz šim ieguldītie līdzekļi netiks izmantoti;

b) valstī nav izstrādāta prakse sistēmu pārņemšanā starp resoriem, kā arī to var apgrūtināt jau līdz šim noslēgtie līgumi, kas rada risku uz neiespējamu sistēmu pārņemšanu pat gadījumos, ja tas, ieviešot risinājumu, būtu loģiski pamatojams;

c) iepirkuma procedūras (atklāta konkursa) laikā pastāv augsti riski uz pārsūdzībām, kas var ietekmēt ANM mērķu sasniegšanu un termiņu ievērošanu;

- attiecībā uz grāmatvedības un personāla lietvedības risinājumu:

a) ņemot vērā, ka šobrīd tikai teorētiski var novērtēt sistēmas veiktspējas, funkcionalitātes un citas iespējas, pastāv risks, ka, praktiski pārņemot lielus resorus, var atklāties ierobežojumi, kas kavē resoru pārņemšanu, vai pāreja uz esošo risinājumu nav iespējama.

- Citi riski:

a) atkarība no viena piegādātāja;

b) tirgus negodprātīgas konkurences riski, ko finansējuma saņēmējs nevar ietekmēt;

c) izstrādātāju kapacitātes un darbinieku mainības risks projekta ieviešanas laikā, kas var būtiski aizkavēt termiņus un rada kvalitātes riskus;

d) jaunu IS pilnīga ieviešana aizņem ilgāku laiku, prasa lielākus finanšu un cilvēkresursu ieguldījumus.

4. Finanšu riski:

- nepietiekama budžeta pārdale centralizētā grāmatvedības uzskaites pakalpojuma un platformas nodrošināšanai;

- iepirkumu rezultāti var radīt būtiskas izmaiņas finanšu plānā;

- IT un citu izmaksu pieauguma risks var ietekmēt realizāciju. Īpaši ņemot vērā, ka tuvākajos gados vienlaikus valstī tiks īstenots liels IT projektu apjoms.

5. Neplānotas ģeopolitiskās situācijas izmaiņas.

6. Novēlota nepieciešamo grozījumu identifikācija normatīvajos tiesību aktos un normatīvo iniciatīvu virzība, lai uzsāktu risinājuma ekspluatāciju.

7. Ar informācijas drošību un apriti saistītie ierobežojumi.

Saskaņā ar MK 2022. gada 14. jūlija noteikumu Nr. 435 "Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija" īstenošanas noteikumi" 13.9.3.apakšpunktu "komercdarbības atbalsta nepieļaušana projekta ietvaros" projekta ietvaros komercdarbības atbalsts netiks sniegts.

* Risku novērtējumu veica neatkarīgā trešā puse (Pwc), Eiropas Savienības Tehniskā atbalsta instrumenta projekta "Publiskā sektora vienoto pakalpojumu centra attīstība Latvijā" ("Development of the shared services centre system for Public sector in Latvia") ietvaros.

Grāmatvedības uzskaites pakalpojums

Centralizētais pakalpojums ietver pilna cikla grāmatvedības uzskaiti, izņemot grāmatvedības uzskaites ietvaros radušos fizisko lietu lietvedības kārtošanu, kuru veic katra iestāde atsevišķi.

Koplietošanas pakalpojuma attīstības ietvaros plānots standartizēt un centralizēt grāmatvedības uzskaites procesu, to nodrošinot vienotā resursu vadības platformā, pārcelt finanšu grāmatvežus pie vienotā risinājuma pakalpojuma sniedzēja, lai veicinātu efektivitāti, digitālo transformāciju un valsts līdzekļu optimizāciju. Koplietošanas pakalpojumi tiks nodrošināti un attīstīti Vienoto pakalpojumu centrā (turpmāk – VPC).

Pakalpojums tiks regulēts MK noteikumos par VPC darbību un procesu instrukcijās.

VPC un klienta sadarbības modelis grāmatvedības uzskaites pakalpojuma ietvaros

Papildus tiks sniegts atbalsts resoriem personāla lietvedības procesa vienādošanā atlīdzības aprēķina uzskaitei.

Lai virzītos uz procesa automatizāciju, pārņemot resoru grāmatvedību vai jau sniedzot grāmatvedības uzskaites pakalpojumu, Valsts kase un Valsts kanceleja strādās ciešā sadarbībā ar iestādēm.

Valsts kase

Detalizēti pakalpojumu nosacījumi, līmeņi un to regulārie mērījumi tiks definēti Valsts kases izstrādātajās procesu instrukcijās, kas būs saistošas pakalpojumu saņēmējiem – resoriem un iestādēm

Klienti, kas šobrīd saņem grāmatvedības uzskaites pakalpojumu:

- Finanšu ministrija un tās padotības iestādes (Iepirkumu uzraudzības birojs, Valsts ieņēmumu dienests, Centrālā finanšu un līgumu aģentūra, Izložu un azartspēļu uzraudzības inspekcija, Valsts kase);

- Fiskālās disciplīnas padome;

- Sabiedrisko elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome;

- Nacionālā elektronisko plašsaziņas līdzekļu padome;

- Valsts kanceleja;

- Valsts administrācijas skola.

Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1.2.r. reformas "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" 2.1.2.1.i. investīciju "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" (turpmāk – Projekts) rezultātā plānots paplašināt pakalpojuma saņēmēju loku:

- Veselības ministrija un tās padotības iestādes;

- Zemkopības ministrija un tās padotības iestādes;

- Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija un tās padotības iestādes.

Turpmākais saņēmēju loks:

- Klimata un enerģētikas ministrija;⁴

- Iekšlietu ministrija un tās padotības iestādes;

- Ārlietu ministrija;

- Satiksmes ministrija un tās padotības iestādes;

- Kultūras ministrija un tās padotības iestādes;

- Ekonomikas ministrija un tās padotības iestādes;

- Labklājības ministrija un tās padotības iestādes;

- Izglītības un zinātnes ministrija un tās padotības iestādes;

- Tieslietu ministrija un tās padotības iestādes;

- Aizsardzības ministrija un tās padotības iestādes;

- neatkarīgās iestādes.

Lēmums, kādā ministrijām un to padotības iestādēm pakāpeniski jāpāriet uz VPC, tiks ietverts Valsts kancelejas sadarbībā ar Finanšu ministriju (Valsts kasi) izstrādātajā konceptuālajā ziņojumā⁵ "Vienoto pakalpojumu centra koncepts", kas tiks sagatavots un noteiktā kārtībā iesniegts izskatīšanai MK 2023. gada II ceturksnī

Norāda IKT risinājumu (risinājumus), kas pēc būtības nodrošina pakalpojumu sniegšanu un kuru darbināšana/uzturēšana veido būtisku daļu no pakalpojumu sniegšanas izmaksām (mazāk nozīmīgus atbalsta risinājumus nenorāda)

Grāmatvedības un personāla lietvedības risinājums

Izskaidro pakalpojumu ieviešanas un saņēmēju loka izvēršanas stratēģiju, ja tā nav balstīta uz tiesiskā regulējuma noteiktu obligātu centralizētās funkcijas vai pakalpojuma izmantošanu.

Tiesiskais regulējums, kas attiecas tieši uz centralizētās funkcijas vai koplietošanas pakalpojuma izmantošanu.

Grozījumi normatīvajos aktos VPC izveidei un darbības nodrošināšanai

VPC pakalpojuma sniegšanai nepieciešams specifisks un konkrēts likuma ietvars. Nepieciešams veikt grozījumus Likumā par budžetu un finanšu vadību (Valsts kase) un Valsts pārvaldes iekārtas likumā (Valsts kanceleja), lai piešķirtu deleģējumu Valsts kasei un Valsts kancelejai VPC izveidei un darbības nodrošināšanai, t. sk. MK noteikumu izstrādei. Grozījumi likumos nodrošina pamatu Valsts kasei un Valsts kancelejai īstenot nepieciešamās izmaiņas nolikumos un reglamentos, kas kalpo par pamatu VPC ieviešanai abu iestāžu struktūrvienībās.

Papildus jāņem vērā, ka var būt nepieciešami grozījumi ministriju un tās padotības iestāžu iekšējos normatīvajos aktos, kuros noteikta kārtība, kādā īstenojami procesi un to daļas, kas līdz ar VPC izveidošanu būs VPC atbildība. Vienlaikus, lai nodrošinātu VPC darbību, kas balstīta uz standartizētu pakalpojumu sniegšanu, nepieciešams pārskatīt un grozīt attiecīgos normatīvos aktus, kā arī izstrādāt pakalpojumu/procesu instrukcijas.

VPC darbībai nepieciešams izstrādāt jaunu normatīvo regulējumu

Nepieciešams izstrādāt jaunu tiesību akta projektu (MK noteikumus) saistībā ar VPC darbību, sniegto pakalpojumu izmantošanas obligātumu, procesu kontroli, savstarpējās sadarbības principiem, atbalstu, pienākumiem, atbildīgajiem subjektiem. Tādā veidā tiktu radīta skaidra un pārskatāma kārtība VPC darbībai, vienlaikus veidojot centralizētu mehānismu.

Grozījumi normatīvajos aktos un jaunais normatīvais regulējums tiks izstrādāts Projekta ietvaros

Īpaši norāda (un aizpilda 8. punktu), ja pakalpojumu sniegšanu nevarēs nodrošināt atbilstoši esošajiem budžeta līdzekļiem.

Koplietošanas pakalpojumu finansēšana sastāv no šādām komponentēm:

• finansēšana no pakalpojuma saņēmēja budžeta (finanšu grāmatvedība) – ņemot vērā vienreizējo un paredzamo speciālistu (grāmatvežu) pārcelšanu no resoriem uz VPC;

• citi finansējuma avoti (ANM) – paredz papildu finansējumu centralizācijas reformas izdevumu segšanai (atbilstoši nepieciešamībai).

Katra resora budžeta pārdales apmērs tiks noteikts, pamatojoties uz rekomendēto pieeju, kas paredz vienreizēju budžeta pārdali finanšu grāmatvedības procesiem, jo notiks amata vietu pārcelšana no resoriem uz VPC un grāmatvedības risinājuma centralizācija.

Nodarbinātie tiks pārņemti no resora tikai Valsts kasei nepieciešamajā apjomā un kārtībā, kuru Valsts kase norāda iepriekš, ņemot vērā resoru sniegtajiem pakalpojumiem nepieciešamos nodarbinātos, kā arī VPC kapacitāti un potenciālos efektivitātes uzlabojumus.

Pakalpojuma attīstība līdz 2026. gadam 31. maijam tiks finansēta no Eiropas Savienības Atveseļošanas fonda, īstenojot nepieciešamās aktivitātes pakalpojuma projektēšanā un digitalizācijā, procesu pārvaldībā, kā arī segs ar resoru pārņemšanu saistītās izmaksas.

No 2027. gada, lai pārņemtu pārējos resorus un segtu pārņemšanas izmaksas, būs nepieciešams piesaistīt nākamā ES fondu plānošanas perioda finansējumu

Pamatojumam no izmaksu viedokļa norāda nepieciešamo papildu finansējumu mēnesī, sadalot to pa būtiskām izmaksu pozīcijām un pamatojot katru no tām

Centralizētas grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājumu platformas uzturēšana un darbināšana (turpmāk – platforma)

Koplietošanas pakalpojuma attīstības ietvaros plānots izveidot vienotu, centralizētu valsts pārvaldes platformu grāmatvedības un personāla lietvedības, budžeta plānošanas un finanšu vadības jomā, lai nodrošinātu grāmatvedības uzskaites procesu standartizāciju un vienādošanu kā arī veicinātu efektivitāti, digitālo transformāciju un valsts līdzekļu optimizāciju. Koplietošanas pakalpojums – vienotā platforma – tiks veidota un attīstīta Vienoto pakalpojumu centrā (turpmāk – VPC). 

Platformas pakalpojums ir IKT risinājumu kopums, kas ietver grāmatvedības un personāla lietvedības risinājumu, izmantojot pieejamo funkcionalitāti Horizon sistēmā un darbinieku pašapkalpošanās portālā HoP, kā arī risinājumu budžeta plānošanā un finanšu vadībā, nodrošinot atbalstu resoriem un iestādēm ikdienas budžeta plānošanas un finanšu vadības procesos, kā arī valsts līmeņa finanšu vadības procesos.

Laikposmā līdz 2030. gadam plānots būtiski pilnveidot Valsts kasē esošo grāmatvedības un personāla lietvedības risinājumu, pasūtot nepieciešamos uzlabojumus un papildinājumus, lai virzītos uz efektīvāku, digitalizētu un automatizētu procesu, nodrošināt pakāpenisku resoru risinājumu centralizāciju, kā arī investēt ANM līdzekļus integrāciju pārbūvē, nodrošinot resora biznesa procesu un sistēmu sasaisti ar centralizēto platformu. Papildus platformā plānots attīstīt jaunu risinājumu vidēja termiņa un ikgadējā budžeta plānošanai un vadībai, apropriāciju vadībai, samazinot ar budžetu saistītās dokumentu plūsmas dokumentu vadības sistēmās, nodrošinot integrēto pieeju iespējami plašākiem ar budžetu saistītu pārskatu un atskaišu veidiem, tādējādi nodrošinot lielāku pārskatāmību visām procesā iesaistītajām pusēm un samazinot administratīvo slogu.

Platformā ietilpstošo grāmatvedības un personāla lietvedības risinājumu izmantos ministrijas un iestādes, kas saņems grāmatvedības uzskaites pakalpojumu, savukārt risinājuma funkcionalitāti budžeta plānošanā un finanšu vadībā valsts līmeņa budžeta plānošanas procesiem obligāti izmantos visi resori/iestādes, bet funkcionalitāti iestāžu un ministrijas līmenī vērtēs risinājuma ieviešanas laikā, ņemot vērā resoru šī brīža izstrādāto risinājumu funkcionalitāti

Valsts kase

Platforma tiks nodrošināta katru dienu, 24 h diennaktī. Pakalpojuma pieejamības rādītājs darba dienās darba laikā no 8.00 līdz 20.00 ne mazāka kā 95 % mēnesī no paredzētā pakalpojuma sniegšanas laika. Ņemot vērā, ka platformu veidos vairākas komponentes, pakalpojuma pieejamības rādītājs tiks precizēts un saskaņots ar pakalpojuma saņēmējiem pēc platformas risinājumu pilnveides un izstrādes, nodrošinot platformas lietotāju vajadzības. Radītāju nepieciešams piemērot no 2027. gada, kad uzsāks darboties centralizētās platformas vienotie risinājumi.

Detalizēti platformas un tajā ietilpstošo risinājumu pieejamības rādītāji un reakcijas laiki tiks noteikti, definējot pakalpojuma nosacījumus MK noteikumos par VPC darbību

Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1.2.r. reformas "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" 2.1.2.1.i. investīciju "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" projekta "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana" (turpmāk – Projekts) rezultātā plānots paplašināt pakalpojuma saņēmēju loku:

1. Grāmatvedības un personāla lietvedības jomā:

1.1. Finanšu ministrija un iestādes (Iepirkumu uzraudzības birojs, Valsts ieņēmumu dienests, Centrālā finanšu un līgumu aģentūra, Valsts kase, Izložu un azartspēļu uzraudzības inspekcija; Fiskālās disciplīnas padome);

1.2. Veselības ministrija un iestādes (Latvijas Antidopinga birojs, Neatliekamās medicīniskās palīdzības dienests, Nacionālais veselības dienests, Paula Stradiņa Medicīnas vēstures muzejs, Slimību profilakses un kontroles centrs, Valsts asinsdonoru centrs, Valsts tiesu medicīnas ekspertīzes centrs, Veselības inspekcija, Zāļu valsts aģentūra);

1.3. Zemkopības ministrija un iestādes (Lauksaimniecības datu centrs, Lauku atbalsta dienests, Pārtikas un veterinārais dienests, Valsts augu aizsardzības dienests, Valsts tehniskās uzraudzības aģentūra, Valsts meža dienests);

1.4. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija un iestādes (Valsts vides dienests, Vides pārraudzības valsts birojs, Dabas aizsardzības pārvalde, Latvijas Nacionālais dabas muzejs, Latvijas Nacionālais botāniskais dārzs, Valsts reģionālās attīstības aģentūra).

2. Budžeta plānošanas un finanšu vadības jomā:

2.1. Finanšu ministrija un iestādes (Iepirkumu uzraudzības birojs, Valsts ieņēmumu dienests, Centrālā finanšu un līgumu aģentūra, Valsts kase, Izložu un azartspēļu uzraudzības inspekcija);

2.2. citi resori – funkcionalitāte valsts līmeņa budžeta plānošanas procesiem (obligāta), funkcionalitāte iestāžu un ministrijas līmenī (pēc izvēles).

Turpmākais loks:

- Klimata un enerģētikas ministrija¹

- Iekšlietu ministrija un tās padotības iestādes

- Ārlietu ministrija

- Satiksmes ministrija un tās padotības iestādes

- Kultūras ministrija un tās padotības iestādes

- Ekonomikas ministrija un tās padotības iestādes

- Labklājības ministrija un tās padotības iestādes

- Izglītības un zinātnes ministrija un tās padotības iestādes

- Tieslietu ministrija un tās padotības iestādes

- Aizsardzības ministrija un tās padotības iestādes

- neatkarīgās iestādes.

Lēmums, kādā ministrijām un to padotības iestādēm pakāpeniski jāpāriet uz VPC, tiks ietverts Valsts kancelejas sadarbībā ar Finanšu ministriju (Valsts kasi) izstrādātajā konceptuālajā ziņojumā² "Vienoto pakalpojumu centra koncepts", kas tiks sagatavots un noteiktā kārtībā iesniegts izskatīšanai MK 2023. gada II ceturksnī

Norāda IKT risinājumu (risinājumus), kas pēc būtības nodrošina pakalpojumu sniegšanu un kuru darbināšana/uzturēšana veido būtisku daļu no pakalpojumu sniegšanas izmaksām (mazāk nozīmīgus atbalsta risinājumus nenorāda)

1. Grāmatvedības un personāla lietvedības risinājums.

2. Budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājums

Izskaidro pakalpojumu ieviešanas un saņēmēju loka izvēršanas stratēģiju, ja tā nav balstīta uz tiesiskā regulējuma noteiktu obligātu centralizētās funkcijas vai pakalpojuma izmantošanu.

Tiesiskais regulējums, kas attiecas tieši uz centralizētās funkcijas vai koplietošanas pakalpojuma izmantošanu.

Grozījumi normatīvajos aktos VPC izveidei un darbības nodrošināšanai

VPC pakalpojuma sniegšanai nepieciešams specifisks un konkrēts likuma ietvars. Nepieciešams veikt grozījumus Likumā par budžetu un finanšu vadību (Valsts kase) un Valsts pārvaldes iekārtas likumā (Valsts kanceleja), lai piešķirtu deleģējumu Valsts kasei un Valsts kancelejai VPC izveidei un darbības nodrošināšanai, t. sk. MK noteikumu izstrādei. Grozījumi likumos nodrošina pamatu Valsts kasei un Valsts kancelejai īstenot nepieciešamās izmaiņas nolikumos un reglamentos, kas kalpo par pamatu VPC ieviešanai abu iestāžu struktūrvienībās.

Papildus jāņem vērā, ka var būt nepieciešami grozījumi ministriju un tās padotības iestāžu iekšējos normatīvajos aktos, kuros noteikta kārtība, kādā īstenojami procesi un to daļas, kas līdz ar VPC izveidošanu būs VPC atbildība.

VPC darbībai nepieciešams izstrādāt jaunu normatīvo regulējumu

Nepieciešams izstrādāt jaunu tiesību akta projektu (MK noteikumus) saistībā ar VPC darbību, sniegto pakalpojumu izmantošanas obligātumu, procesu kontroli, savstarpējās sadarbības principiem, atbalstu, pienākumiem, atbildīgajiem subjektiem, risinājumu pieejamības un drošības prasībām. Tādā veidā tiktu radīta skaidra un pārskatāma kārtība VPC darbībai, vienlaikus veidojot centralizētu mehānismu.

Grozījumi normatīvajos aktos un jaunais normatīvais regulējums tiks izstrādāts Projekta ietvaros

Īpaši norāda (un aizpilda 8. punktu), ja pakalpojumu sniegšanu nevarēs nodrošināt atbilstoši esošajiem budžeta līdzekļiem

Pakalpojumu plānots attīstīt un uzturēt no ANM projekta, pārdalot finansējumu no pakalpojuma saņēmēja budžeta (finanšu grāmatvedībā), un valsts budžeta līdzekļiem (t. sk. budžeta plānošanas un finanšu vadības risinājuma uzturēšanu, kā arī resoru pievienošanu centralizētajam modelim pēc 2026. gada, ja netiek iegūts finansējums nākamajos ES fondu plānošanas periodos).

Līdz 2026. gada 31. maijam centralizācijas reformas izdevumi, t. sk. risinājuma centralizācija, platformā ietilpstošo risinājumu pilnveide, ieviešana un uzturēšana, tiks segti:

1) no ANM projekta finansējuma;.

2) no pakalpojuma saņēmēja budžeta, kas paredz vienreizēju budžeta pārdali finanšu grāmatvedības procesiem, jo notiks amata vietu pārcelšana no resoriem uz VPC un grāmatvedības risinājuma centralizācija. Priekšlikumi par pārdali tiks sagatavoti ikgadējā valsts budžeta izdevumu pārskatīšanas procesā un kārtējā valsts budžeta sagatavošanas procesā.

Lai nodrošinātu korektu finansējuma pārdali, pirms katra resora pārņemšanas tiks pārskatītas iepriekšējā gada izmaksas par licencēm vai licenču nomu. Kā arī jāņem vērā, ka resoru pievienošanas procesā VPC ar licencēšanu saistītās izmaksas var pieaugt, ņemot vērā atšķirīgo digitalizācijas līmeni iestādēs. Papildus jānorāda, ka finansējums, ko resori un iestādes iepriekšējā gadā izmantojuši konsultācijās, mācībās un papildu pielāgojumiem grāmatvedības risinājumā, netiks pārdalīts.

Pēc investīciju projekta pabeigšanas budžeta plānošanas un finanšu vadības sistēmas uzturēšanas izmaksas provizoriski ik gadu tiek plānotas 400 000 euro apmērā, t. i., 10 % apmērā no šobrīd paredzētajām budžeta plānošanas un finanšu vadības sistēmas izveides izmaksām 4 000 000 euro apmērā.

Lai nodrošinātu pārējo resoru pārņemšanu centralizētajā platformā un segtu pārņemšanas izmaksas, būs nepieciešams piesaistīt nākamā Eiropas Savienības fondu plānošanas perioda finansējumu

Pamatojumam no izmaksu viedokļa norāda nepieciešamo papildu finansējumu mēnesī, sadalot to pa būtiskām izmaksu pozīcijām un pamatojot katru no tām

Pakalpojuma sniegšanas nodrošināšanai pēc projekta beigām, ņemot vērā 7. punktā aprakstīto finansēšanas pieeju, ir nepieciešams papildu valsts budžeta finansējums platformas uzturēšanai un darbināšanai. Valsts budžeta finansējums  tiks pieprasīts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, iesniedzot detalizētu aprēķinu pa izmaksu pozīcijām. Ņemot vērā, ka uzturēšanas izmaksas ir atkarīgas no iepirkumā iegādātā risinājuma, sniedzamā pakalpojuma apjoma un pārdalītā finansējuma apjoma, šobrīd nav iespējams norādīt precīzu izmaksu apmēru.

Platforma ir pakalpojums, kurš nodrošinās vienotas ekosistēmas veidošanu, kas rada priekšnosacījumus pilnvērtīgākai finanšu datu izmantošanai un to analīzei, kā arī veicinās efektivitāti, digitālo transformāciju un procesu efektivitāti.

Atveseļošanas un noturības mehānisma investīcijas projektā "Valsts pārvaldes vienota valsts finanšu resursu plānošana un pārvaldības grāmatvedības pakalpojumu nodrošinājums, vienotās resursu vadības ieviešana", veicot platformas attīstīšanu, tiks sasniegti projekta pases 3.3. p. un 7. p. norādītie plānotie ietaupījumi un ieguvumi