1. Instrukcija nosaka Valsts reģionālās attīstības aģentūras (turpmāk – aģentūra) pārziņā esošās valsts informācijas sistēmas darbam ar Eiropas Savienības dokumentiem (turpmāk – sistēma ESVIS) darbības pamatnoteikumus, sistēmas ESVIS pārziņa pienākumus, sistēmas ESVIS lietotājus un to tiesību apjomu.

2. Instrukcija attiecas uz tiešās valsts pārvaldes iestādēm un valsts kapitālsabiedrībām, kuras pilda noteiktajā kārtībā tām deleģētos vai ar pilnvarojumu nodotos valsts pārvaldes uzdevumus (turpmāk – iestādes), kas saistītas ar Latvijas dalību Eiropas Savienības lēmumu ierosināšanas, sagatavošanas un pieņemšanas procesā un kas atbilstoši šīs instrukcijas pielikumam noslēgušas vienošanos ar sistēmas ESVIS pārzini par sistēmas ESVIS lietošanu (turpmāk – vienošanās).

(Grozīts ar MK 18.06.2019. instrukciju Nr. 3)

3. Sistēmas ESVIS pārzinis un turētājs ir aģentūra.

4. Ārlietu ministrija atbilstoši kompetencei ir atbildīga par jautājumiem, kas saistīti ar sistēmas ESVIS dokumentu un informācijas Eiropas Savienības jautājumos aprites procesu, funkciju, uzdevumu un mērķu noteikšanu, un sadarbojas ar aģentūru, lai attiecīgos procesus, funkcijas, uzdevumus un mērķus iestrādātu un uzturētu sistēmā ESVIS.

5. Sistēmu ESVIS veido informācijas tehnoloģiju kopums, kas saskaņā ar normatīvajiem aktiem Eiropas Savienības dokumentu un informācijas aprites jomā nodrošina dokumentu līdz drošības līmenim "dienesta vajadzībām" (ieskaitot) ievietošanu, izstrādi, saskaņošanu, apstiprināšanu, aktualizēšanu un arhivēšanu sistēmā ESVIS.

6. Sistēmu ESVIS veido:

6.1. daļa, kurā apstrādā vispārpieejamo informāciju un ierobežotas pieejamības informāciju;

6.2. daļa, kurā apstrādā vispārpieejamo informāciju, ierobežotas pieejamības informāciju un informāciju dienesta vajadzībām.

7. Piekļuve sistēmai ESVIS tiek nodrošināta tikai identificētiem sistēmas ESVIS lietotājiem. Sistēma ESVIS nodrošina iespēju veikt sistēmas ESVIS lietotāja identitātes pārbaudi (autentifikāciju), izmantojot minētās sistēmas autentifikācijas rīku.

8. Vispārpieejamo un ierobežotas pieejamības dokumentu apmaiņai sistēma ESVIS nodrošina sasaisti ar Valsts kancelejas pārziņā esošo Dokumentu aprites un uzdevumu kontroles sistēmu un iespēju izveidot sasaisti ar iestāžu pārziņā esošām dokumentu vadības sistēmām, izmantojot aģentūras pārziņā esošo dokumentu integrācijas vidi. Sistēma ESVIS nodrošina iespēju izveidot sasaisti ar iestāžu pārziņā esošām dokumentu vadības sistēmām, kas ir akreditētas dokumentu līdz drošības līmenim "dienesta vajadzībām" (ieskaitot) apritei, arī neizmantojot dokumentu integrācijas vidi.

9. Sistēma ESVIS nodrošina tajā izstrādāto un ievietoto dokumentu automātisku reģistrēšanu, piešķirot dokumentiem reģistrācijas numuru atbilstoši tās iestādes lietu nomenklatūrai, kas atbildīga par attiecīgo dokumentu. Dokumenta numuru ir iespējams norādīt arī manuāli. Ja līdz dokumenta reģistrēšanas brīdim dokumenta numurs manuāli nav norādīts, sistēma ESVIS piešķir numuru automātiski.

10. Sistēma ESVIS nodrošina iespēju veikt dokumentu un datu centralizētu arhivēšanu. Par dokumentu un datu atlasi arhivēšanai, arhīva sagatavošanu un iesniegšanu Valsts arhīvā ir atbildīga iestāde, kas ir dokumentu autors.

11. Sistēmas ESVIS darbības pārrāvumu un citu iespējamo tehnisko problēmu dēļ līdz problēmu novēršanai ir pieļaujama dokumentu aprite ārpus sistēmas ESVIS, ievērojot dokumentu, tai skaitā dokumentu līdz drošības līmenim "dienesta vajadzībām" (ieskaitot), apriti regulējošo normatīvo aktu prasības.

12. Sistēmas ESVIS pārzinis nodrošina sistēmas administrēšanu un veic citus pienākumus saskaņā ar tiesību aktiem valsts informācijas sistēmu jomā.

13. Sistēmas ESVIS pārzinis nodrošina sistēmas ESVIS informācijas autentiskumu un informācijas sniegšanas fakta neatsaucamību.

14. Sistēmas ESVIS pārzinis nodrošina sistēmas ESVIS lietotāju atbalstu un sistēmas ESVIS lietotāju rokasgrāmatas pieejamību sistēmā.

15. Sistēmas ESVIS pārzinis nodrošina sistēmas ESVIS lietotāju pārvaldību, tai skaitā reģistrē iestādes, kas lieto minēto sistēmu, piešķir un anulē sistēmas ESVIS lietotāju piekļuves tiesības, pilnvaro iestādi reģistrēt sistēmas ESVIS lietotājus un veic citas darbības saskaņā ar šīs instrukcijas pielikuma 2. punktā minētajiem sistēmas ESVIS lietošanas noteikumiem un sistēmas ESVIS lietotāju un to tiesību pārvaldības noteikumiem.

16. Sistēmas ESVIS pārzinis ir atbildīgs par sistēmas ESVIS lietotāju darbības koordinēšanu, ja tiek traucēta minētās sistēmas centrālās infrastruktūras darbība.

17. Šīs instrukcijas 16. un 23. punktā minētajos gadījumos sistēmas ESVIS pārzinis nekavējoties informē Ārlietu ministriju tālāku lēmumu pieņemšanai.

18. Iestāde, kas vēlas lietot sistēmu ESVIS, nosūta sistēmas pārzinim elektroniski aizpildītu un parakstītu šīs instrukcijas 2. punktā minēto vienošanos.

19. Iestāde, kas ir reģistrēta par sistēmas ESVIS lietotāju, lieto sistēmu ESVIS, tai skaitā atbilstoši normatīvajiem aktiem Eiropas Savienības dokumentu un informācijas aprites jomā nodrošina dokumentu līdz drošības līmenim "dienesta vajadzībām" (ieskaitot) izstrādi, saskaņošanu, apstiprināšanu, aktualizēšanu un ievietošanu sistēmā ESVIS.

20. Iestādes vadītājs norīko vismaz vienu iestādes administratoru, kas attiecīgajā iestādē administrē sistēmas ESVIS lietotājus, iestādes klasifikatorus, reģistrus, veic dokumentu veidņu aktualizēšanu un citus uzdevumus atbilstoši kompetencei.

21. Ja iestāde tiek reorganizēta, likvidēta vai tai mainās nosaukums, iestādei ir pienākums par to informēt sistēmas ESVIS pārzini.

22. Iestādei ir pienākums sadarboties ar sistēmas ESVIS pārzini, lai nodrošinātu sistēmā ESVIS ievadīto datu kvalitāti, drošību, aizsardzību un arhivēšanu.

23. Ja iestādes infrastruktūras darbības traucējuma dēļ tiek ietekmēta sistēmas ESVIS lietošana, iestāde nekavējoties par to paziņo sistēmas ESVIS pārzinim un iestāde var lemt par alternatīvas datu apstrādes (dokumentu aprites) uzsākšanu. Pēc tehnisko problēmu novēršanas atbildīgā iestāde nodrošina, ka ārpus sistēmas ESVIS izveidotie dokumenti tiek ievietoti sistēmā ESVIS nekavējoties, tiklīdz minētā sistēma ir pieejama.