1. Instrukcija nosaka Latvijas prezidentūras Eiropas Savienības Padomē (turpmāk – prezidentūra) mandātu izstrādes, saskaņošanas, apstiprināšanas un aktualizēšanas kārtību, kā arī to izpildes kārtību prezidentūras laikā.

2. Prezidentūras mandāts (turpmāk – mandāts) ir stratēģisks dokuments, kas nosaka prezidentūras darbības ietvaru jautājumā, kura virzību pilnībā vai daļēji nodrošina Latvija kā Eiropas Savienības Padomes (turpmāk – padome) prezidējošā valsts. Mandātu var izstrādāt arī noteiktai padomes darba grupai vai komitejai kopumā, par to vienojoties Vecāko amatpersonu sanāksmē Eiropas Savienības jautājumos (turpmāk – vecāko amatpersonu sanāksme).

3. Ārlietu ministrija sadarbībā ar atbildīgajām iestādēm sagatavo un uztur mandātu sarakstu. Minētajā sarakstā norāda par mandātu atbildīgās un līdzatbildīgās iestādes, mandāta prioritāti, nepieciešamību nodrošināt konsultācijas ar sociālajiem partneriem un mandāta sagatavošanas termiņu.

4. Vecāko amatpersonu sanāksme apstiprina mandātu sarakstu un izmaiņas, arī ja nepieciešams izstrādāt mandātu par prezidentūras laikā publicētu jautājumu.

5. Atbildīgā iestāde, pamatojoties uz apstiprināto mandātu sarakstu, izstrādā mandāta projektu un ar mandātu saistītu tehniska rakstura informāciju, kā arī nodrošina mandāta projekta saskaņošanu un iesniegšanu apstiprināšanai šajā instrukcijā noteiktajā kārtībā. Par mandāta izpildi ir atbildīgs padomes darba grupas vadītājs. Mandātiem un ar tiem saistītajai tehniska rakstura informācijai nosaka statusu "ierobežotas pieejamības informācija" vai "informācija dienesta vajadzībām".

6. Atbildīgā iestāde sagatavo šīs instrukcijas 5. punktā minētos dokumentus:

6.1. mandāta projektu – saskaņā ar šīs instrukcijas 1. pielikumā norādīto paraugu;

6.2. ar mandātu saistītu tehniska rakstura informāciju – saskaņā ar šīs instrukcijas 2. pielikumā norādīto paraugu.

7. Atbildīgā iestāde mandāta projektu un ar mandātu saistīto tehniska rakstura informāciju saskaņo ar līdzatbildīgajām iestādēm un Ārlietu ministriju elektroniski. Saskaņošanas termiņus nosaka atbildīgā iestāde. Prezidentūras laikā uzskata, ka saskaņojums saņemts arī tad, ja atbilde saskaņošanai noteiktajā termiņā netiek sniegta.

8. Augstas prioritātes mandātus atbildīgā iestāde iesniedz apstiprināšanai Ministru kabinetā. Pārējos mandātus apstiprina atbildīgais ministrs. Pēc mandātu apstiprināšanas atbildīgā iestāde nosūta tos Saeimas Eiropas lietu komisijai, lūdzot informēt atbildīgo ministriju par to, kurus mandātus komisija plāno izskatīt.

9. Darba grupas vadība, pamatojoties uz apstiprināto mandātu, tiek organizēta šādi:

9.1. padomes darba grupas vadītājs ir atbildīgs par prezidentūras laikā darba grupā izskatāmā jautājuma virzību visos jautājuma izskatīšanas posmos (no darba grupas līdz Eiropas Parlamentam);

9.2. par padomes delegācijas vadīšanu pirmā lasījuma neformālajos trialogos darba grupas vadītājs vienojas ar Pastāvīgo pārstāvju komitejas (COREPER) priekšsēdētāju vai Īpašās lauksaimniecības komitejas priekšsēdētāju;

9.3. ja darba grupu vada galvaspilsētas pārstāvis, atbildīgā iestāde var paredzēt, ka darba grupas vadītājam jāsaskaņo sava rīcība ar atbildīgo nozares padomnieku;

9.4. padomes darba grupu vada vadītājs, vadītāja prombūtnes laikā darba grupu vada vadītāja vietnieks, bet vietnieka prombūtnes laikā – eksperts, atbildīgās ministrijas amatpersona vai kāds no trio prezidentūras locekļiem pēc atbildīgās ministrijas ieskatiem;

9.5. padomi vada par attiecīgo padomi vai atsevišķu jautājumu bloku padomē atbildīgais Ministru kabineta loceklis. Viņu drīkst aizstāt cits Ministru kabineta loceklis vai trio partnervalsts ministrs;

9.6. starptautiskajā līmenī, ja Eiropas Savienību pārstāv prezidējošā valsts, pārstāvību īsteno atbildīgās iestādes pārstāvis vai pārstāvji. Pārstāvim var būt viens vai vairāki vietnieki. Ja nepieciešams, atbildīgā iestāde, vienojoties ar Ārlietu ministriju, pārstāvību var īstenot ar Latvijas Republikas pārstāvniecību starptautiskajās organizācijās starpniecību. Atbildīgā iestāde var piesaistīt vienu vai vairākus nozares ekspertus, kā arī līdzatbildīgo iestāžu ekspertus.

10. Par darba grupā panākto jautājuma virzību ir atbildīgs darba grupas vadītājs vai darba grupas vadītāji neatkarīgi no tā, kura atbildīgā iestāde ir izstrādājusi attiecīgās darba grupas mandāta projektu.

11. Informāciju par mandātu izpildes gaitu apkopo Ārlietu ministrija.

12. Izmaiņas mandātos saskaņo ar līdzatbildīgajām ministrijām un Ārlietu ministriju, un tās apstiprina atbildīgais ministrs. Izmaiņas augstas prioritātes mandātos atbildīgā ministrija iesniedz apstiprināšanai Ministru kabinetā. Pēc izmaiņu apstiprināšanas mandātu nosūta Saeimas Eiropas lietu komisijai, lūdzot informēt atbildīgo ministriju par to, kurus mandātus komisija plāno izskatīt. Izmaiņas ar mandātu saistītajā tehniska rakstura informācijā atbildīgā iestāde apstiprina bez saskaņošanas ar citām iestādēm, informējot par izmaiņām vecāko amatpersonu sanāksmes locekļus elektroniski.

13. Apstiprinātos mandātus un ar tiem saistīto tehnisko informāciju, kā arī izmaiņas tajos atbildīgā iestāde nosūta Ārlietu ministrijai darbdienas laikā pēc to apstiprināšanas.

14. Ārlietu ministrija mandātus un ar tiem saistīto tehniska rakstura informāciju ievieto valsts informācijas sistēmā darbam ar Eiropas Savienības dokumentiem.

15. Šīs instrukcijas 14. punkts stājas spēkā 2014. gada 1. novembrī.

16. Instrukcija zaudē spēku 2015. gada 1. jūlijā.