Saskaņā ar Elektroniskās pārvaldes attīstības plānā 2011.–2013. gadam (apstiprināts ar Ministru kabineta 2011. gada 25. maija rīkojumu Nr. 218) iekļauto 4.3. pasākumu − personas deklarētās elektroniskās adreses tiesiskā regulējuma un tehniskā risinājuma ieviešana − un Ministru kabineta 2011. gada 20. decembra sēdes protokollēmuma (prot. Nr. 75  41. §) "Informatīvais ziņojums "Par priekšlikumiem elektroniskā paraksta plašākas lietošanas nodrošināšanai"" 7. punktu Iekšlietu ministrijai sadarbībā ar Satiksmes ministriju, Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministriju un Valsts reģionālās attīstības aģentūru (turpmāk – aģentūra) uzdots sagatavot un iekšlietu ministram līdz 2012. gada 31. martam iesniegt noteiktā kārtībā Ministru kabinetā deklarētās elektroniskās adreses koncepcijas projektu.

1. Risināmā jautājuma būtība

Koncepcijas mērķis ir rast risinājumu, lai modernizētu un optimizētu iestāžu darbu saziņā ar privātpersonām, nodrošinot pakalpojumu pieejamību.

Viens no būtiskākajiem iestādes darba optimizēšanas instrumentiem ir informācijas un komunikāciju tehnoloģiju izmantošana, tādējādi ievērojami uzlabojot iestādes darbu, tai skaitā dokumentu apriti, veidojot uz iedzīvotāju vajadzībām vērstu, demokrātisku un efektīvu valsts pārvaldi, kas spēj nodrošināt Latvijas valsts un tās iedzīvotāju konkurētspēju un labklājību. E-adreses tiesiskā regulējuma nostiprināšana un ieviešana nodrošinās ātrāku, ērtāku un efektīvāku saziņu starp iestādi un privātpersonām.

Būtiskākie šķēršļi, lai plašāk izmantotu elektroniskos dokumentus saziņai starp iestādēm un privātpersonām, ir dokumentu aprites vides ierobežojumi un dokumenta adresāta sasniegšana elektroniskā vidē, jo:

1) iestādei nav pieejama oficiāla privātpersonas adrese elektroniskā vidē, līdz ar to nevar tikt iniciēta dokumentu nosūtīšana no iestādes puses;

2) pastāv risks attiecībā uz datu, it īpaši fiziskās personas datu, drošību, nosūtot elektronisku dokumentu elektroniskā vidē (šis faktors attiecas arī uz pašreizējo elektronisko dokumentu apriti, kuru iniciē privātpersona);

3) vairums privātpersonai nosūtāmo dokumentu satur ierobežotas pieejamības informāciju, tai skaitā fizisko personu datus (vārds, uzvārds, adrese, personas kods), līdz ar to nav pieļaujama to sūtīšana pa elektronisko pastu nešifrētā veidā. Atbildot uz Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes jautājumu, Informācijas tehnoloģiju drošības incidentu novēršanas institūcija (CERT.LV) 2011. gada 24. februāra vēstulē Nr. 1-24/093 "Par elektronisko dokumentu apriti starp valsts iestādēm, fiziskām un juridiskām personām" ir sniegusi skaidrojumu, ka elektroniskā pasta sūtījumi bez satura un pielikuma šifrēšanas nav uzskatāmi par drošu informācijas pārsūtīšanas veidu un nav pasargāti no informācijas pārtveršanas vai nonākšanas nepiederošu personu rīcībā. Arī Datu valsts inspekcija ir sniegusi viedokli, ka elektroniskais pasts ir piemērots risinājums ierobežotas pieejamības informācijas sniegšanai, ja dati ir kriptēti un šifrēti. Elektroniskais pasts ir vienīgais plaši pieejamais līdzeklis elektronisko dokumentu apritē. Šobrīd dokumentus, kas satur fizisko personu datus, pa elektronisko pastu pieļaujams sūtīt tikai šifrētā veidā, bet šifrēšana vairumam privātpersonu nav pieejama tās sarežģītības dēļ. Ja tiek šifrēts atsevišķs nosūtāmais dokuments, pusēm pirms dokumenta nosūtīšanas jāvienojas par izmantojamajām šifrēšanas metodēm, bet privātpersonai ar nelielu dokumentu plūsmu tas ir sarežģīti. To, vai elektroniskā pasta ziņojumi tiek šifrēti vai nē, nosaka elektroniskā pasta pakalpojumu sniedzējs. Pat ja tiek šifrēta informācijas pārraide starp elektroniskā pasta serveri un klientu, informācijas pārraide starp elektroniskā pasta serveriem netiek šifrēta. Šifrēšana datu apmaiņā starp elektroniskā pasta serveriem nav iespējama lielā elektroniskā pasta pakalpojumu sniedzēju skaita dēļ, un to nav iespējams noteikt par obligātu, īpaši ņemot vērā, ka privātpersona var izmantot arī ārvalstu elektroniskā pasta pakalpojumu sniedzēju pakalpojumus. Līdz ar to praksē lielu daļu no elektroniskajiem pakalpojumiem nav iespējams saņemt elektroniski;

4) ir nepilnības elektronisko dokumentu apritē, izmantojot elektronisko pastu. Elektroniskais pasts nenodrošina garantētu dokumenta piegādi, jo adresāta elektroniskā pasta servera darbības traucējumu vai drošības uzstādījumu dēļ sūtītais elektroniskais pasts var netikt piegādāts. Šobrīd vienīgais risinājums, kā pārliecināties par veiksmīgu dokumenta nosūtīšanu, ir sekot līdzi, vai adresāts atsūta apstiprinājumu par dokumenta saņemšanu, tomēr šādas darbības rada papildu administratīvo slogu. Turklāt atbilstoši spēkā esošajam regulējumam dokuments tiek uzskatīts par paziņotu neatkarīgi no tā, vai tiek saņemts apstiprinājums par saņemšanu;

5) privātpersonai netiek nodrošināta iespēja ērti un droši glabāt saņemto un nosūtīto dokumentu, jo, piemēram, elektroniskā pasta pakalpojumu sniedzējs var pārtraukt elektroniskā pasta pakalpojumu sniegšanu, lietotājs var aizmirst savu elektroniskā pasta konta paroli.

No minētajiem ierobežojumiem vairums attiecas arī uz dokumentu apriti starp iestādēm. Lai veicinātu dokumentu radīšanu un apriti elektroniskā formā starp iestādēm un risinātu iepriekš minētās problēmas starpiestāžu dokumentu apritē, aģentūra veido dokumentu integrācijas vidi, kura nodrošinās drošu elektronisko dokumentu pārsūtīšanu starp iestādēm. Iestādes dokumentu apmaiņai ar citām iestādēm varēs vai nu integrēt savu dokumentu vadības un lietvedības sistēmu (turpmāk – dokumentu vadības sistēma) ar dokumentu integrācijas vidi vai arī izmantot e-pakalpojumu koplietošanas platformas ietvaros esošo dokumentu integrācijas vides portālu (portālu plānots izveidot, izmantojot struktūrfondu finansējumu 2014.–2020. gadam). Minētais risinājums nodrošinās iestāžu e-adreses funkcijas īstenošanu, tomēr pašlaik nav definēts šīs e-adreses nosaukums (pieraksts). Dokumentu integrācijas vides darbību šobrīd nosaka Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumi Nr. 473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām". Minētie noteikumi attiecas tikai uz tiešās un pastarpinātās valsts pārvaldes iestādēm, atvasinātām publisko tiesību juridiskām personām (pašvaldības, valsts dibinātas augstskolas, valsts dibināti zinātniskie institūti, brīvo ekonomisko zonu pārvaldes, ostu pārvaldes), pastarpinātās pārvaldes iestādēm (pašvaldības iestādes, pašvaldības aģentūras), publiskajiem nodibinājumiem (citas atvasinātas personas izveidota iestāde, citas atvasinātas personas izveidota aģentūra), bet nenodrošina e-adreses funkcijas īstenošanu attiecībā uz zvērinātiem notāriem, zvērinātiem advokātiem, zvērinātiem tiesu izpildītājiem, prakses ārstiem, maksātnespējas administratoriem, valsts varas institūcijām (Saeima), tiesu varas institūcijām (tiesas, prokuratūra), ārvalstu diplomātiskām un konsulārām pārstāvniecībām, Ministru prezidenta pārraudzībā esošajām iestādēm (Sabiedrības integrācijas fonds, Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojs, Pārresoru koordinācijas centrs), Valsts prezidentu, Valsts kontroli, UNESCO Latvijas Nacionālo komiteju, Latvijas Banku, tiesībsargu, Centrālo vēlēšanu komisiju, Finanšu un kapitāla tirgus komisiju, Nacionālo elektronisko plašsaziņas līdzekļu padomi. Normatīvajos aktos paredzot dokumentu integrācijas vides izmantošanu arī minētajām personām, tiktu nodrošināta arī šo personu piekļuve e-adresei.

Atrisinot minētās problēmas arī attiecībā uz dokumentu apriti starp iestādēm un privātpersonām, tiktu novērsti būtiski šķēršļi turpmākai elektronisko dokumentu aprites attīstībai.

2. Piedāvātais risinājums

Lai modernizētu un optimizētu valsts pārvaldes darbu saziņā ar privātpersonām, nodrošinot valsts pārvaldes pakalpojumu pieejamību, tiek piedāvāts izveidot e-adresi.

Personas, kas reģistrētas Iedzīvotāju reģistrā un Uzņēmumu reģistrā, e-adreses kontu lietos, izmantojot portāla www.latvija.lv grafisko saskarni vai ar e-adreses risinājumu integrētu dokumentu vadības sistēmu.

Ja Iedzīvotāju reģistrā reģistrētā persona būs reģistrējusies arī Uzņēmumu reģistrā, piemēram, kā individuālais komersants, minētajai personai būs atsevišķi e-adreses konti, lai nodalītu korespondenci personas privātajos un ar komercdarbību saistītajos jautājumos (analogi kā pasta adresei ir atsevišķa deklarētās dzīvesvietas adrese un atsevišķa juridiskā adrese). Tas nodrošinās arī iespēju katram no e-adreses kontiem piesaistīt atšķirīgu personu loku, kuras tiesīgas piekļūt kontam.

Iestādes e-adreses kontu lietos, izmantojot dokumentu integrācijas vides portāla grafisko saskarni vai ar e-adreses risinājumu integrētu dokumentu vadības sistēmu.

E-adreses lietošana būs obligāta iestādēm, komersantiem. Pārējām Uzņēmumu reģistrā reģistrētajām personām e-adreses lietošana nebūs obligāta. E-adrese būs obligāta, ja persona vēlēsies no iestādes saņemt elektroniskā formā tādu dokumentu, kas satur personas datus, vai izmantot noteikta veida e-pakalpojumus, kurus izpildot personai tiek nosūtīts personas datus saturošs dokuments vai paziņojums.

E-adreses lietošana būs obligāta zvērinātiem notāriem, zvērinātiem advokātiem un maksātnespējas administratoriem.

E-adrese tiks piešķirta gan privātpersonām, gan iestādēm neatkarīgi no izvēlētā e-adreses izmantošanas kanāla (portāls www.latvija.lv, dokumentu integrācijas vides portāls, ar e-adreses risinājumu integrēta dokumentu vadības sistēma), lai nodrošinātu vienādu adresācijas sistēmu visiem sūtījumiem uz e-adresi un no e-adreses, kā arī ērtāku un vienveidīgāku adresāta norādīšanu, ja privātpersona nezina saņēmēja statusu (iestāde vai privāto tiesību juridiskā persona).

Iedzīvotāju reģistrā un Uzņēmumu reģistrā reģistrētās privātpersonas e-adresi elektroniski reģistrēs portālā www.latvija.lv. Persona, par kuru ziņas iekļautas Iedzīvotāju reģistrā vai par kuru nav iekļautas ziņas Iedzīvotāju reģistrā, e-adresi varēs izveidot klātienē, vēršoties Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē. Iedzīvotāju reģistrā tiks fiksēta informācija par e-adreses statusu (aktīva vai neaktīva), e-adreses identifikatoru (tikai Iedzīvotāju reģistrā, jo personām, kas reģistrētas Uzņēmumu reģistrā, tas sakritīs ar reģistrācijas numuru), atļautajām sūtītāju grupām un jomām (sūtītāju grupas un jomas būs paredzētas tikai Iedzīvotāju reģistrā reģistrētajām personām un tiks glabātas tikai Iedzīvotāju reģistrā), kā arī tiks atjaunota informācija, ja mainīsies sūtītāju grupas un joma vai tiks deaktivizēta vai atjaunota e-adrese. Iestādēm e-adreses aktivizēs un piekļuves tiesības administrēs aģentūra. Iestādēm e-adreses identifikators sakritīs ar reģistrācijas numuru Uzņēmumu reģistrā (atbilstoši koncepcijai "Koncepcija par vienotu institucionālo vienību un saimnieciskās darbības veicēju reģistrāciju" Uzņēmumu reģistrā tiks reģistrētas arī valsts un pašvaldību iestādes).

Visu privātpersonu un iestāžu e-adreses tiks apkopotas vienotā e-adrešu katalogā Valsts reģionālās attīstības aģentūras e-pakalpojumu koplietošanas platformas ietvaros. Katalogā tiks iekļauta informācija par personas e-adresi (e-adreses identifikators, personas kods vai reģistrācijas numurs, nosaukums vai vārds un uzvārds, atļautās sūtītāju grupas un jomas, privāto tiesību juridiskās personas vai iestādes) un norāde par e-adreses izmantošanas kanālu (saskarni) (dokumentu integrācijas vides portāla grafiskā saskarne, ar e-adreses risinājumu integrēta dokumentu vadības sistēma, portāla www.latvija.lv grafiskā saskarne). Ja mainīsies Iedzīvotāju reģistrā vai Uzņēmumu reģistrā reģistrētās privātpersonas vai iestādes dati (mainās personas kods, vārds, uzvārds, nosaukums vai privāto tiesību juridiskās personas (iestādes) veids), automātiski tiks atjaunoti konta dati katalogā, izmantojot servisus, kas Iedzīvotāju reģistrā un Uzņēmumu reģistrā nodrošina attiecīgo datu izmaiņu monitorēšanu. Iedzīvotāju reģistrā reģistrētās personas nāves gadījumā e-adrese tiks automātiski deaktivizēta, izmantojot servisus, kas Iedzīvotāju reģistrā nodrošina attiecīgo datu izmaiņu monitorēšanu. Savukārt Uzņēmumu reģistrā reģistrētās personas maksātnespējas vai likvidācijas gadījumā piekļūt e-adresei varēs Uzņēmumu reģistrā reģistrētās personas saistību pārņēmēji, izmantojot servisus, kas Uzņēmumu reģistrā nodrošina attiecīgo datu izmaiņu monitorēšanu. Pēc Uzņēmumu reģistrā reģistrētās personas izslēgšanas no reģistra attiecīgās personas e-adrese tiks deaktivizēta.

To privātpersonu un iestāžu datus, kuras netiek reģistrētas Uzņēmumu reģistrā, vienotajā adresātu katalogā aģentūra uzturēs manuāli, un tiks noteikta atbildīgā institūcija, kura paziņos aģentūrai par nepieciešamību iekļaut attiecīgā adresāta datus vienotajā adresātu katalogā (izveidot un aktivizēt e-adresi), izslēgt adresātu no kataloga (deaktivizēt e-adresi) vai aktualizēt adresāta datus (nosaukums, veids, paraksttiesīgās, pilnvarotās personas) katalogā. Datus aģentūrai sniegs Latvijas Republikas Prokuratūra (par Latvijas Republikas Prokuratūras iestādēm (struktūrvienībām)), Tieslietu ministrija (par zvērinātu tiesu izpildītāju iecirkņiem un tiem piesaistītajiem zvērinātiem tiesu izpildītājiem), Latvijas Zvērinātu notāru padome (par zvērinātiem notāriem), Latvijas Zvērinātu advokātu padome (par zvērinātiem advokātiem), Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departaments (par dzimtsarakstu nodaļām), Tiesu administrācija (par tiesām), Uzņēmumu reģistrs no maksātnespējas reģistra (par maksātnespējas administratoriem).

Projekta "Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vides izveide" ietvaros paredzēts izstrādāt nepieciešamās komponentes datu transportam starp iestādi un privātpersonu. Eiropas reģionālās attīstības fonda projektu ietvaros pašlaik nav pieejams finansējums, lai nodrošinātu e-adreses izveidošanu sarakstei starp privātpersonām.

Līdz ar to, ņemot vērā Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas viedokli, ir paredzēts e-adresi ieviest divās kārtās:

1) pirmajā kārtā, lai gūtu pieredzi e-adreses darbības nodrošināšanā, paredzēts izstrādāt e-adreses ieviešanas risinājumu, kas nodrošina saziņu starp valsti (iestādēm) un privātpersonām, par kurām tiks iekļautas ziņas vienotā e-adrešu katalogā (proti, privātpersonas, kuras reģistrētas Iedzīvotāju reģistrā vai Uzņēmumu reģistrā, zvērināti notāri, zvērināti advokāti, maksātnespējas administratori);

2) otrajā kārtā, ņemot vērā iegūto pieredzi un informatīvo ziņojumu par e-adreses ieviešanas pirmās kārtas īstenošanu (tai skaitā izvērtējot iespēju sasaistīt izpildu lietu reģistru ar oficiālās elektroniskās adreses izveidoto tehnisko risinājumu), tiks pieņemts lēmums par e-adreses ieviešanas otrās kārtas risinājumu, lai nodrošinātu saziņu starp privātpersonām.

3. Nepieciešamais finansējums un paredzētais finansējuma avots

Oficiālās elektroniskās adreses koncepcija atbilst Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādnēs 2014.−2020. gadam noteiktajam attiecībā uz identificētajām vajadzībām informācijas un komunikācijas tehnoloģiju jomā.

E-adreses ieviešanas pirmās kārtas modeļa īstenošanai plānots izmantot struktūrfondu finansējumu 2014.–2020. gadam, ja izstrādātais projekts būs atbilstošs Eiropas Savienības fondu darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" nosacījumiem un normatīvajiem aktiem par attiecīgā specifiskā atbalsta mērķa īstenošanu. Ieviesējs un finansējuma saņēmējs būs aģentūra.

Iestādēm pakāpeniski būs jānodrošina sistēmu integrācija ar e-adreses risinājumu. Līdz savu dokumentu vadības sistēmu integrēšanai iestādes e-adreses funkciju nodrošināšanai izmantos dokumentu integrācijas vides portālu. Izmaksas dokumentu integrācijas vides integrācijai ar iestāžu dokumentu vadības sistēmu e-adreses risinājuma izmantošanai varētu tikt segtas Eiropas reģionālās attīstības fonda ieviešanas ietvaros, izvērtējot iespēju iekļaut to plānotajās pasākumu aktivitātēs, piesaistot struktūrfondu finansējumu 2014.–2020. gadam.

Privātpersonām, kas vēlēsies savas dokumentu vadības sistēmas integrēt ar e-adreses risinājumu, būs pašām jāveic izmaiņas savā dokumentu vadības sistēmā un jānodrošina finansējums šo izmaiņu veikšanai.

Pirmās kārtas īstenošanai nepieciešams valsts budžeta finansējums ikgadējiem izdevumiem Iedzīvotāju reģistra un Personu apliecinošu dokumentu informācijas sistēmas programmatūras papildinājumu izstrādei 10 % apmērā, tas ir, katru gadu 3 015 euro apmērā, sākot ar 2016. gadu.

Koncepcijas pirmās kārtas īstenošanai aģentūrai nepieciešams valsts budžeta finansējums:

1) 2015. gadā 45 095 euro (divu darba vietu iekārtošanai un datorkomplektu iegādei 5 550 euro, divu darba vietu uzturēšanai 4 722 euro, divu darbinieku atalgojumam 34 823 euro);

2) 2016. gadā 205 441 euro (trīs darba vietu iekārtošanai un datorkomplektu iegādei 8 325 euro, piecu darba vietu uzturēšanai 11 805 euro, piecu darbinieku atalgojumam 87 057 euro, e-adreses infrastruktūras atbalstam 55 654 euro, valsts iestāžu darbinieku apmācībām oficiālās elektroniskās adreses izmantošanā 42 600 euro);

3) 2017. gadā 225 516 euro (piecu darba vietu uzturēšanai 11 805 euro, piecu darbinieku atalgojumam 87 057 euro, e-adreses infrastruktūras atbalstam 55 654 euro, valsts iestāžu darbinieku apmācībām oficiālās elektroniskās adreses izmantošanā 71 100 euro);

4) 2018. gadā un turpmākajos gados 154 516 euro (piecu darba vietu uzturēšanai 11 805 euro, piecu darbinieku atalgojumam 87 057 euro, e-adreses infrastruktūras atbalstam 55 654 euro).