1. Ieteikumi nosaka valsts tiešās pārvaldes iestādes (turpmāk – iestāde) struktūras izveidošanas kārtību, lai panāktu vienotas un skaidras iestāžu institucionālās struktūras izveidošanu, cilvēkresursu (turpmāk – darbinieki) optimālu plānošanu un ekonomiski un funkcionāli efektīvu valsts budžeta līdzekļu izlietošanu.

2. Ieteikumi neattiecas uz Nacionālajiem bruņotajiem spēkiem un Latvijas Republikas diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām ārvalstīs.

3. Ieteikumus piemēro, ievērojot Valsts pārvaldes iekārtas likuma 73.panta pirmās daļas 3.punktā ietverto principu. Iestādes, ņemot vērā darbinieku skaitu, iedala atbilstoši Valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogam.

4. Iestādes struktūru veido atbilstoši iestādes mērķiem un normatīvajos aktos noteiktajām funkcijām un uzdevumiem, lai ekonomiski un funkcionāli efektīvi sasniegtu mērķus, kā arī nodrošinātu kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanu iedzīvotājiem.

5. Struktūrvienība ir iestādes sastāvdaļa, kurai iestādes reglamentā ir noteikta patstāvība, uzdevumi un funkcijas un kurai ir savs vadītājs. Iestādes struktūru veido tā, lai sasniegtu mērķus un nodrošinātu funkciju un uzdevumu izpildi vienā vai vairākās nozarēs (apakšnozarēs) vai starpnozaru politikas jomās (turpmāk arī – atbildības joma).

6. Ļoti mazām iestādēm nav atsevišķu struktūrvienību, un tām neveido iestādes vadītāja vietnieka amatu, izņemot gadījumus, ja tas izriet no starptautisko (tai skaitā Eiropas Savienības) normatīvo aktu prasībām vai ja iestādes pārziņā ir vismaz divas atbildības jomas.

7. Iestādes centrālajā aparātā pamatā izveido divu līmeņu struktūrvienības:

7.1. augstāka līmeņa struktūrvienību (piemēram, departamentu);

7.2. zemāka līmeņa struktūrvienību (piemēram, nodaļu).

8. Iestādes mērķtiecīgas un funkcionāli efektīvas darbības nodrošināšanai, ņemot vērā lietderības un ekonomiskās efektivitātes apsvērumus, iestādes vadītājs iestādē var izveidot vairāk nekā divu līmeņu struktūrvienības (piemēram, sektoru vai direkciju).

9. Iestādei atbilstoši darbības specifikai var izveidot teritoriālās struktūrvienības (piemēram, pārvaldes). Veidojot iestādes teritoriālās struktūrvienības struktūru, ievēro tos pašus nosacījumus, kas ņemti vērā, veidojot iestādes centrālā aparāta struktūru.

10. Veidojot zemākā līmeņa struktūrvienības, ievēro principu, ka optimālais tieši padoto darbinieku skaits ir pieci līdz septiņi cilvēki. Atsevišķos gadījumos, ņemot vērā struktūrvienības veicamos uzdevumus un funkcijas, iestādē var izveidot mazas struktūrvienības.

11. Vadītāja vietnieka amatu struktūrvienībā var izveidot, ja struktūrvienībā ir vismaz 10 darbinieku vai struktūrvienības pārziņā ir vismaz divas atbildības jomas.

12. Augstāka līmeņa struktūrvienības vadītājam var būt ne vairāk kā divi vietnieki. Ja augstāka līmeņa struktūrvienība sastāv no zemāka līmeņa struktūrvienībām, augstākā līmeņa struktūrvienības vadītāja vietnieka pienākumus pilda zemākā līmeņa struktūrvienību vadītāji. Ja augstākā līmeņa struktūrvienība ir liela vai ļoti liela vai tās pārziņā ir vairāk nekā divas atbildības jomas, augstākā līmeņa struktūrvienības vadītājam var būt viens patstāvīgs vietnieks, kas nav zemākā līmeņa struktūrvienības vadītājs.

13. Veidojot iestādes struktūru, pēc iespējas nodrošina nozares un apakšnozares savstarpējo hierarhiju, zemākā līmeņa struktūrvienības iekļaujot augstākā līmeņa struktūrvienības sastāvā. Ievērojot specifisku atbildības jomu nodalījumu, iestādes vadītājs var veidot patstāvīgas (zemākā līmeņa) struktūrvienības, kas nav padotas augstākā līmeņa struktūrvienībai. Atsevišķi amati iestādē var būt tieši padoti iestādes vadītājam, neiekļaujot tos struktūrvienībā, vai augstākā līmeņa struktūrvienības vadītājam.

14. Lemjot par iestādes vadītāja vietnieku skaitu, ņem vērā:

14.1. iestādes darbības virzienus, kas noteikti iestādes vadības dokumentos;

14.2. padotībā esošo struktūrvienību skaitu, nodrošinot, ka padotībā ir vismaz trīs augstākā līmeņa vai patstāvīgās struktūrvienības;

14.3. padotībā esošo valsts pārvaldes iestāžu lielumu un skaitu;

14.4. to privātpersonu skaitu, kuras pilda tām deleģētus attiecīgās iestādes valsts pārvaldes uzdevumus;

14.5. to kapitālsabiedrību lielumu un skaitu, kurās iestāde ir valsts kapitāla daļu turētāja.

15. Ieteicams, lai mazas iestādes vadītājam būtu ne vairāk kā viens vietnieks, vidējas un lielas iestādes vadītājam – ne vairāk kā divi vietnieki, ļoti lielas iestādes vadītājam – ne vairāk kā trīs vietnieki. Iestādes vadītāja vietnieka amatu neveido atbalsta funkciju nodrošināšanai.

16. Iestādes struktūras veidošanā ņem vērā veicamās pamatfunkcijas un to nodrošināšanai nepieciešamās atbalsta funkcijas. Iestādei var būt šādas pamatfunkcijas:

16.1. Ministru kabineta locekļa atbalsts;

16.2. nozares (apakšnozares) politikas plānošana;

16.3. nozares (apakšnozares) politikas ieviešana;

16.4. nozares (apakšnozares) politikas uzraudzība (kontrole);

16.5. ārvalstu finanšu instrumentu vadība;

16.6. ārvalstu finanšu instrumentu vadības sistēmas uzraudzība;

16.7. juridiskā analīze.

17. Iestādes kompetencē esošās nozares (apakšnozares) politikas koordinācijai izveido stratēģiskās plānošanas struktūrvienību. Stratēģiskās plānošanas struktūrvienību var neveidot, ja iestādes vadītājs izveido pastāvīgu stratēģiskās plānošanas darba grupu vai norīko par stratēģisko plānošanu atbildīgās personas (tās var būt iekļautas citas struktūrvienības sastāvā vai atrasties iestādes vadītāja tiešā padotībā).

18. Atbalsta funkciju uzdevums ir sniegt atbalstu pamatfunkciju sekmīgai nodrošināšanai. Atbalsta funkcijas nosaka saskaņā ar amatu klasifikāciju (pielikums), ievērojot, ka viens amats var nodrošināt vairākas atbalsta funkcijas.

19. Atbalsta funkciju nodrošināšanā veicina procesu standartizāciju un ievēro samērīguma principu, izmantojot salīdzinošos starptautiski lietotos ekonomiskās efektivitātes rādītājus, kam valsts tiešās pārvaldes darbībā ir orientējošs raksturs. Piemērojot minētos ekonomiskās efektivitātes rādītājus, ņem vērā iestādes darbības specifiku:

19.1. viens personāla speciālists (slodze) apkalpo 100 darbiniekus (slodzes);

19.2. viens algu grāmatvedis (slodze) apkalpo 200 darbiniekus (slodzes) vai veic vismaz 9500 transakcijas gadā;

19.3. viens informācijas un komunikāciju tehnoloģiju speciālists (slodze) sniedz tehnisku atbalstu 133 lietotājiem vienas administratīvās teritorijas ietvaros;

19.4. viens iepirkumu speciālists administrē 7,75 miljonus euro gadā.

(Grozīts ar MK 15.12.2015. ieteikumiem Nr. 2)

20. Atbalsta funkciju nodrošināšanā veicina funkciju centralizāciju resora līmenī un sadarbību valsts pārvaldē, slēdzot starpresoru vienošanos par atbalsta funkciju veikšanu, ja tas nodrošina izmaksu efektivitāti un nav pretrunā ar starptautisko (tai skaitā Eiropas Savienības) normatīvo aktu prasībām.

21. Pārskatot iestādes struktūru vai veidojot jaunas struktūrvienības, to nosaukumus pēc iespējas veido atbilstoši šo ieteikumu 7.punktā minētajiem piemēriem.