(Instrukcijas nosaukums MK 08.11.2011. instrukcijas Nr.10 redakcijā)

1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā sedzami Latvijas pārstāvju ceļa izdevumi līdz Eiropas Savienības Padomes (turpmāk – Padome) darba grupu sanāksmju un Padomes sanāksmju (turpmāk – sanāksme) norises vietai un atpakaļ un viesnīcas (naktsmītnes) izdevumi.

(MK 08.11.2011. instrukcijas Nr.10 redakcijā)

2. Nacionālā koordinējošā institūcija, kas apsaimnieko Padomes finanšu līdzekļus, kuri saskaņā ar Padomes ģenerālsekretāra lēmumu paredzēti Latvijas pārstāvju ceļa un viesnīcas (naktsmītnes) izdevumu segšanai, ir Ārlietu ministrija (turpmāk – koordinējošā institūcija).

(Grozīts ar MK 08.11.2011. instrukciju Nr.10; MK 15.01.2013. instrukciju Nr.1)

3. Šīs instrukcijas izpratnē ceļa izdevumi ir izdevumi, kas Latvijas pārstāvim radušies, lai nokļūtu līdz sanāksmes norises vietai un atpakaļ, izmantojot gaisa transportu, autobusu, prāmi, vilcienu, personīgo vai dienesta automašīnu, tai skaitā šādi izdevumi:

3.1. izdevumi, kas ir tieši saistīti un nevar tikt nodalīti no biļešu iegādes (piemēram, lidostas un drošības nodokļi, biļešu piegādātāja komisijas maksa, obligātā apdrošināšana);

3.2. izdevumi par vienu bagāžas vienību, ja tie nav iekļauti biļetes cenā;

3.3. izdevumi, kas radušies saistībā ar biļetes maiņu vai atcelšanu, sanāksmes organizētājiem mainot sanāksmes norises laiku vai atceļot sanāksmi;

3.4. izdevumi, kas radušies, ja ir iestājies nepārvaramas varas gadījums (piemēram, plūdi, vētra, streiks, teroristu uzbrukums) un Latvijas pārstāvim no viņa neatkarīgu iemeslu dēļ nav bijis iespējams izmantot iepriekš iegādāto biļeti.

(MK 08.11.2011. instrukcijas Nr.10 redakcijā)

3.¹ Šīs instrukcijas izpratnē viesnīcas (naktsmītnes) izdevumi ir izdevumi, kas Latvijas pārstāvim radušies, ja viņam tajā pašā dienā nav iespējams nokļūt līdz sanāksmes norises vietai un atpakaļ, izmantojot gaisa transportu:

3.¹ 1. viesnīcas (naktsmītnes) izdevumi par iepriekšējo nakti pirms sanāksmes dienas, ja:

3.¹ 1.1. sanāksme notiek Briselē un agrākais iespējamais ielidošanas laiks Briselē ar pārsēšanos vai bez tās ir 1,5 stundas pirms sanāksmes sākuma vai vēlāk;

3.¹ 1.2. sanāksme notiek Luksemburgā un agrākais iespējamais ielidošanas laiks Luksemburgā ar pārsēšanos vai bez tās ir 1,5 stundas pirms sanāksmes sākuma vai vēlāk;

3.¹ 2. viesnīcas (naktsmītnes) izdevumi par nākamo nakti pēc sanāksmes, ja:

3.¹ 2.1. sanāksme notiek Briselē un pēdējais iespējamais izlidošanas laiks lidojumam no Briseles uz Rīgu ar pārsēšanos vai bez tās tajā pašā dienā ir trīs vai mazāk stundas pēc sanāksmes beigām;

3.¹ 2.2. sanāksme notiek Luksemburgā un pēdējais iespējamais izlidošanas laiks lidojumam no Luksemburgas uz Rīgu ar pārsēšanos vai bez tās tajā pašā dienā ir trīs vai mazāk stundas pēc sanāksmes beigām;

3.¹ 3. izdevumi, kas radušies, ja ir iestājies nepārvaramas varas gadījums (piemēram, plūdi, vētra, streiks, teroristu uzbrukums) un Latvijas pārstāvim no viņa neatkarīgu iemeslu dēļ nav bijis iespējams atgriezties paredzētajā laikā.

(MK 08.11.2011. instrukcijas Nr.10 redakcijā, kas grozīta ar MK 31.07.2012. instrukciju Nr.10)

3.² Faktiskos izdevumus par viesnīcu (naktsmītni), ieskaitot brokastu izdevumus viesnīcā, kompensē saskaņā ar Eiropas Komisijas 2016. gada 7. jūlija Deleģētās regulas (ES) Nr. 2016/1611 par Eiropas Savienības ierēdņu un pārējo darbinieku komandējumiem uz dalībvalstīm piemērojamās tabulas pārskatīšanu 1. pantā noteikto viesnīcas izmaksu maksimālo apjomu vienai personai par nakti Beļģijā un Luksemburgā.

(MK 10.09.2019. instrukcijas Nr. 5 redakcijā)

3.³ Viesnīcas (naktsmītnes) izdevumus nesedz, ja:

3.³ 1. Latvijas pārstāvis pirms sanāksmes vai pēc tās dodas komandējumā uz citu sanāksmi un ceļa izdevumi uz to vai no tās netiek segti no Padomes budžeta līdzekļiem;

3.³ 2. Latvijas pārstāvis ar institūcijas vadītāja atļauju savā pastāvīgajā darba (dienesta) vietā atgriežas no sanāksmes vietas pēc noteiktā komandējuma laika vai uz sanāksmes vietu dodas pirms noteiktā komandējuma laika (piemēram, pavada komandējuma vietā atpūtas, svētku vai atvaļinājuma dienas).

(MK 08.11.2011. instrukcijas Nr.10 redakcijā)

3.⁴ Šīs instrukcijas 3.¹ 1. un 3.¹ 2.apakšpunkts piemērojams arī gadījumos, ja Padomes darba grupas sanāksme vai Padomes sanāksme notiek divas vai vairāk dienu pēc kārtas un katrā sanāksmes dienā piedalās dažādi Latvijas pārstāvji.

(MK 31.07.2012. instrukcijas Nr.10 redakcijā)

4. Par līdzekļu apmēru (kā arī par tā izmaiņām), ko katra ministrija vai cita centrālā valsts iestāde (turpmāk – ministrija) ieplāno kārtējā gada budžetā, lai nodrošinātu transfertu saņemšanu no koordinējošās institūcijas, lēmumu pieņem Vecāko amatpersonu sanāksme Eiropas Savienības jautājumos, ņemot vērā katras ministrijas kompetences jomā esošo darba grupu skaitu un Padomes sanāksmju skaitu gadā.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

4.¹ Ministrija, pamatojoties uz šīs instrukcijas 4.punktā minēto lēmumu:

4.¹ 1. iekļauj transfertu saņemšanai paredzēto finansējamu budžeta pieprasījumā kārtējam gadam saskaņā ar normatīvajiem aktiem par budžeta pieprasījumu izstrādāšanas un iesniegšanas pamatprincipiem;

4.¹ 2. katru gadu līdz 15.janvārim informē koordinējošo institūciju par atsevišķi atvērtā konta numuru Valsts kasē, uz kuru pārskaitāms transferts.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

5. Koordinējošā institūcija, pamatojoties uz šīs instrukcijas 4.punktā minēto lēmumu, katru gadu līdz 30.janvārim veic transferta pārskaitījumu uz ministrijas kontu saskaņā ar šīs instrukcijas 4.¹ 2.apakšpunktā minētajā kārtībā saņemto informāciju.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

5.¹ Koordinējošā institūcija, izvērtējot ministrijas iepriekš saņemtā transferta izlietojumu, var veikt šīs instrukcijas 5.punktā minētā transferta pārskaitījumu, samazinot to par neizmantotā transferta apmēru un rakstiski informējot par to ministriju.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

6. Ministrija katru gadu par izdevumiem, kas veikti līdz 1.martam, 1.aprīlim, 1.jūnijam, 1.septembrim, 1.novembrim, 1.decembrim un 31.decembrim, attiecīgi līdz 15.martam, 15.aprīlim, 15.jūnijam, 15.septembrim, 15.novembrim, 15.decembrim un 15.janvārim iesniedz koordinējošajā institūcijā šādus dokumentus:

6.1. ministrijas vadītāja parakstītu vēstuli par šīs instrukcijas 6.2.apakšpunktā minētā pārskata iesniegšanu;

6.2. pārskatu par Latvijas pārstāvju ceļa izdevumiem, dodoties uz sanāksmēm, un viesnīcas (naktsmītnes) izdevumiem, atsevišķi pielikumā norādot izdevumus, kas radušies, apmeklējot Eiropadomes sanāksmes (pielikums);

6.3. ceļa izdevumus apliecinošos dokumentus:

6.3.1. ja izmantots gaisa transports, – aviobiļešu oriģinālus vai elektronisko aviobiļešu izdrukas un iekāpšanas karšu oriģinālus vai izdrukas (ja reģistrēšanās lidojumam ir veikta internetā);

6.3.2. ja izmantota personīgā vai dienesta automašīna, – degvielas uzpildes staciju kases čeku oriģinālus, Latvijas pārstāvja parakstītas ceļazīmes vai maršruta lapas un institūcijas izsniegtas izziņas par automašīnas vidējo degvielas patēriņu litros, kā arī faktiski aprēķināto degvielas patēriņu litros un naudas izteiksmē;

6.3.3. ja izmantots vilciens, prāmis, autobuss, – biļešu oriģinālus;

6.3.4. ja izmantots gaisa transporta līgumreiss, – institūcijas apliecinošus dokumentus, ar kuriem informē par kopējo izdevumu summu un pasažieru skaitu, kā arī oficiālās delegācijas sarakstu, norādot delegātu vārdus, uzvārdus un amatus. Kopējās līgumreisa lidojuma izmaksas sadala uz visiem pasažieriem un iekļauj ceļa izdevumu pārskatā par katru oficiālās delegācijas dalībnieku;

6.4. institūcijas apliecinātas biļešu piegādātāju rēķinu kopijas, kurās norādīts kopējais ceļa maršruts, tai skaitā pārsēšanās vietas;

6.4.¹ ja izmantoti viesnīcas (naktsmītnes) pakalpojumi:

6.4.¹ 1. faktiskos izdevumus apliecinošos dokumentus:

6.4.¹ 1.1. viesnīcas (naktsmītnes) izsniegto rēķinu oriģinālus un kādu no šādiem dokumentiem:

6.4.¹ 1.1.1. institūcijas apliecinātas komercbankas konta izrakstu kopijas, ja samaksa veikta ar dienesta kredītkarti;

6.4.¹ 1.1.2. institūcijas apliecinātas viesnīcas (naktsmītnes) piegādātāju (piemēram, tūrisma aģentūru) rēķinu kopijas;

6.4.¹ 1.1.3. institūcijas apliecinātas maksājuma uzdevumu kopijas, ja faktiskie viesnīcas izdevumi tiek kompensēti pēc komandējuma (maksājuma uzdevuma mērķī norāda informāciju par komandējuma datumu un laiku);

6.4.¹ 1.1.4. institūcijas izziņas par faktisko viesnīcas izdevumu apmēru, komandējuma datumu un laiku, ja Latvijas pārstāvis pirms komandējuma saņēmis avansa maksājumu viesnīcas (naktsmītnes) izdevumu segšanai;

6.4.¹ 2. sanāksmes darba kārtību, kurā norādīts sanāksmes sākuma laiks;

6.4.¹ 3. (svītrots ar MK 10.09.2019. instrukciju Nr. 5);

6.5. (svītrots ar MK 15.01.2013. instrukciju Nr.1);

6.6. ja Latvijas pārstāvis pirms vai pēc Padomes darba grupas sanāksmes vai Padomes sanāksmes dodas komandējumā uz kādu citu sanāksmi un ceļa izdevumi uz to netiek segti no Padomes budžeta līdzekļiem:

6.6.1. institūcijas apliecinātu biļešu piegādātāja rēķina kopiju, kurā norādītas biļetes izmaksas uz katru brauciena galapunktu;

6.6.2. institūcijas apliecinātu biļešu piegādātāja izsniegtu informāciju par iespējamo biļetes cenu prioritārā maršrutā, ja Latvijas pārstāvis no Latvijas dotos tieši uz Padomes darba grupas sanāksmi vai Padomes sanāksmi un atgrieztos Latvijā tieši no Padomes darba grupas sanāksmes vai Padomes sanāksmes vietas;

6.7. šīs instrukcijas 4.¹ 2.apakšpunktā minētā konta un padotības iestāžu attiecīgo kontu kopsavilkumus.

(Grozīts ar MK 08.11.2011. instrukciju Nr. 10; MK 15.01.2013. instrukciju Nr. 1; MK 10.09.2019. instrukciju Nr. 5)

7. Ja institūcijai nav iespējams iesniegt šīs instrukcijas 6.3. un 6.4.¹ apakšpunktā minētos dokumentus, institūcija papildus Latvijas pārstāvja dienesta ziņojumam un komandējuma rīkojuma kopijai iesniedz koordinējošajā institūcijā paskaidrojumu, kurā minēti iemesli, kāpēc ceļa vai viesnīcas (naktsmītnes) izdevumus apliecinošie dokumenti nav iesniegti pilnā apjomā.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

8. Apliecinājums attaisnotam līdzekļu izlietojumam ir normatīvajos aktos par Latvijas Republikas nacionālās pozīcijas Eiropas Savienības jautājumos izstrādāšanu, saskaņošanu un apstiprināšanu minētie dienesta ziņojumi, kas nosūtīti Ārlietu ministrijai saskaņā ar normatīvajiem aktiem par Latvijas Republikas nacionālo pozīciju Eiropas Savienības jautājumos un ar to saistīto instrukciju izstrādi un informācijas apriti. Ja Padomes darba grupas sanāksme vai Padomes sanāksme notiek divas vai vairāk dienu, bet Latvijas pārstāvji atbilstoši kompetencei sanāksmē ir piedalījušies vienu dienu, to norāda dienesta ziņojumā, ja par šo komandējumu tiek lūgts atlīdzināt viesnīcas (naktsmītnes) izdevumus.

(Grozīts ar MK 31.07.2012. instrukciju Nr.10)

9. Koordinējošā institūcija mēneša laikā pēc šīs instrukcijas 6.punktā minēto dokumentu saņemšanas izvērtē finanšu līdzekļu izlietojuma atbilstību paredzētajam mērķim, tai skaitā pārbauda ziņas par iespējamajiem avioreisu laikiem ar pārsēšanos vai bez tās uz Latviju vai no tās attiecīgajā dienā. Ja finanšu līdzekļu izlietojums neatbilst paredzētajam mērķim, koordinējošā institūcija par to rakstiski paziņo ministrijai un nosūta tai atpakaļ iesniegtos ceļa un viesnīcas (naktsmītnes) izdevumus apliecinošos dokumentus.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

9.¹ Koordinējošā institūcija ir tiesīga pieprasīt no ministrijas papildu dokumentus, kas nepieciešami finanšu izlietojuma pamatojumam.

(MK 31.07.2012. instrukcijas Nr.10 redakcijā, kas grozīta ar MK 15.01.2013. instrukciju Nr.1)

9.² Ministrija piecu darbdienu laikā pēc šīs instrukcijas 9.punktā minētās informācijas saņemšanas no koordinējošās institūcijas neatbilstoši veiktos izdevumus pārgrāmato uz ministrijas pamatdarbības izdevumiem.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

10. Šīs instrukcijas 6.6.apakšpunktā minētajā gadījumā ministrija pārskatā iekļauj šīs instrukcijas 6.6.1.apakšpunktā minētos ceļa izdevumiem faktiski iztērētos līdzekļus tādā apmērā, kas nepārsniedz ceļa izdevumus līdz Padomes darba grupas sanāksmes vai Padomes sanāksmes norises vietai un atpakaļ. Ja institūcija neiesniedz šīs instrukcijas 6.6.2.apakšpunktā minēto informāciju, iztērētos līdzekļus iekļauj pārskatā tādā apmērā, kas atbilst ceļa izdevumiem līdz Padomes darba grupas sanāksmes vai Padomes sanāksmes norises vietai vai no šīs sanāksmes norises vietas līdz Latvijai.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

10.¹ Institūcija, plānojot Latvijas pārstāvja dalību sanāksmē, izvērtē sanāksmes darba kārtībā iekļauto jautājumu izskatīšanas ilgumu un iespēju atgriezties Latvijā tajā pašā dienā.

(MK 08.11.2011. instrukcijas Nr.10 redakcijā)

10.² Ministrija nodrošina iesniegto dokumentu, informācijas un šīs instrukcijas 6.2.apakšpunktā minētā pārskata atbilstību šīs instrukcijas prasībām.

(MK 15.01.2013. instrukcijas Nr.1 redakcijā)

11. Koordinējošā institūcija Padomes noteiktajā kārtībā sniedz tai pārskatu par saņemto finanšu līdzekļu izlietojumu.

(Grozīts ar MK 15.01.2013. instrukciju Nr.1)

12. Padomes darba grupas un to kodus nosaka Padomes Ģenerālsekretariāts, mainoties Eiropas Savienības Prezidentūrai. Aktuālais atbildību sadalījums starp ministrijām par darba grupām un to kodi tiek apstiprināti Vecāko amatpersonu sanāksmē. Ārlietu ministrija tos publicē savā tīmekļvietnē (www.mfa.gov.lv).

(MK 10.09.2019.  instrukcijas Nr. 5 redakcijā)

13. Saskaņā ar šo instrukciju ir kompensējami viesnīcas (naktsmītnes) izdevumi, kas radušies no 2019. gada 1. janvāra.

(MK 10.09.2019. instrukcijas Nr. 5 redakcijā)

14. Institūcijas var iesniegt Ārlietu ministrijā šīs instrukcijas 6. punktā minētos dokumentus ceļa izdevumu kompensēšanai atbilstoši spēkā esošajai kārtībai par visu 2019. gadu.

(MK 10.09.2019. instrukcijas Nr. 5 redakcijā)