1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā augstskola vai koledža noformē un aktualizē studējošā personas lietu.

2. Attiecīgā augstskolas vai koledžas struktūrvienība norīko par studējošā personas lietas noformēšanu un aktualizēšanu atbildīgo personu (turpmāk - atbildīgā persona). Studējošā personas lietu izveido pēc personas imatrikulācijas, papildina un aktualizē studiju gaitā, kā arī pēc studējošā eksmatrikulācijas. Studējošā personas lietu glabā 75 gadus.

3. Pēc imatrikulācijas studējošais iesniedz atbildīgajai personai dokumentus, kas nepieciešami studējošā personas lietas noformēšanai.

4. Augstskola vai koledža veido, uztur un glabā studējošā dokumentus par studiju gaitu (turpmāk - studiju karte) papīra veidā vai elektroniski Datu valsts inspekcijā reģistrētajā personas datu apstrādes sistēmā. Studējošā personas lietas dokumentus augstskola vai koledža var glabāt elektroniskā veidā. Elektroniskā veidā glabātu studiju karti attiecīgi apliecina vai paraksta šo noteikumu 9. vai 10.punktā minētajā kārtībā, izmantojot drošu elektronisko parakstu.

5. Atbildīgā amatpersona studiju kartē norāda šādas ziņas:

5.1. studējošā personas dati:

5.1.1. vārds;

5.1.2. uzvārds;

5.1.3. personas kods vai identifikācijas numurs;

5.1.4. dzimums;

5.1.5. dzimšanas datums;

5.1.6. deklarētā dzīvesvietas adrese;

5.1.7. dati par iepriekš iegūto izglītību (vispārējā vidējā, profesionālā vidējā vai augstākā izglītība, izglītības iegūšanas gads);

5.1.8. valsts, kurā iegūta vidējā izglītība (tikai par "mobilajiem studentiem" – Latvijas augstskolā vai koledžā imatrikulētie studējošie, kuri iepriekšējo izglītību ieguvuši ārpus Latvijas);

5.1.9. imatrikulācijas rīkojuma numurs;

5.1.10. imatrikulācijas rīkojuma datums;

5.2. centralizēto eksāmenu un iestājpārbaudījumu rezultāti (nosaukums un vērtējums), uz kuriem pamatojoties studējošais imatrikulēts;

5.3. studiju programmu dati:

5.3.1. studiju programmas nosaukums;

5.3.2. studiju programmas klasifikācijas kods;

5.3.3. rīkojuma numurs par studējošā pārcelšanu citā studiju programmā;

5.3.4. rīkojuma datums par studējošā pārcelšanu citā studiju programmā;

5.4. semestru dati:

5.4.1. mācību (akadēmiskais) gads;

5.4.2. semestra kārtas numurs;

5.4.3. semestra sākuma datums un semestra beigu datums;

5.4.4. studējošā piederība studiju programmas semestrim – sākuma un beigu datums;

5.4.5. mācību valoda;

5.4.6. studiju finansēšanas veids – valsts budžets, privātie līdzekļi vai cits finansējums;

5.4.7. studiju veids – pilna vai nepilna laika studijas;

5.4.8. izglītības ieguves forma – klātiene, neklātiene (tai skaitā tālmācība);

5.4.9. ziņas par studiju gaitu pa semestriem (apgūtie studiju kursi un prakses, to apjoms kredītpunktos, vērtējums, pārbaudījuma datums, mācībspēka vārds, uzvārds un akadēmiskais amats);

5.5. ziņas par studiju pārtraukumu:

5.5.1. studiju pārtraukuma rīkojuma numurs;

5.5.2. studiju pārtraukuma rīkojuma datums;

5.5.3. studiju atsākšanas rīkojuma numurs;

5.5.4. studiju atsākšanas rīkojuma datums;

5.6. ziņas par citā augstskolā vai koledžā apgūtajiem studiju kursiem un to atzīšanu;

5.7. ziņas par studējošo, kas sadarbības vai apmaiņas programmas ietvaros ieradies no ārvalstīm uz īslaicīgu studiju periodu ("kredītpunktu mobilitāte"), izņemot studējošos Nacionālajā aizsardzības akadēmijā:

5.7.1. ārvalstu sadarbības augstākās izglītības iestādes valsts;

5.7.2. studiju uzsākšanas datums Latvijas augstākās izglītības iestādē;

5.7.3. studiju beigu datums Latvijas augstākās izglītības iestādē;

5.8. ziņas par studējošo ārvalsts augstākās izglītības iestādē sadarbības vai apmaiņas programmas ietvaros uz īslaicīgu studiju periodu ("kredītpunktu mobilitāte"):

5.8.1. ārvalstu sadarbības augstākās izglītības iestādes valsts;

5.8.2. studiju uzsākšanas datums ārvalsts augstākās izglītības iestādē;

5.8.3. studiju beigu datums ārvalsts augstākās izglītības iestādē;

5.8.4. mobilitātes programmas veids (Eiropas Savienības programmas, citu starptautisku/valstu programmas vai citas programmas);

5.8.5. mobilitātes veids (studiju periods vai prakse);

5.8.6. mobilitātes perioda laikā iegūtie kredītpunkti;

5.9. ziņas par akadēmiskā grāda, zinātniskā grāda, profesionālā grāda un profesionālās kvalifikācijas vai profesionālās kvalifikācijas iegūšanu:

5.9.1. kvalifikācijas darba nosaukums;

5.9.2. bakalaura darba nosaukums;

5.9.3. maģistra darba nosaukums;

5.9.4. darba vadītāja (vadītāju) vārds, uzvārds, personas kods vai identifikācijas numurs un akadēmiskais amats;

5.9.5. recenzenta vārds, uzvārds, personas kods vai identifikācijas numurs un akadēmiskais amats;

5.9.6. darba aizstāvēšanas datums;

5.9.7. kredītpunkti;

5.9.8. vērtējums;

5.9.9. gala vai valsts pārbaudījumu nosaukums;

5.9.10. gala vai valsts pārbaudījumu vērtējums;

5.9.11. institūcija, kas piešķīrusi akadēmisko vai profesionālo grādu vai profesionālo kvalifikāciju;

5.9.12. piešķirtā grāda (izņemot doktora zinātnisko grādu) vai profesionālās kvalifikācijas nosaukums, datums un lēmuma numurs;

5.9.13. ziņas par tās personas promocijas darbu, kura ieguva doktora zinātnisko grādu, – nosaukums un darba vadītājs(-i) (vārds, uzvārds, personas kods vai identifikācijas numurs), darba zinātnes nozare un nosaukums, aizstāvēšanas datums un piešķirtā grāda nosaukums;

5.10. ziņas par izsniegtajiem izglītības dokumentiem (diplomiem):

5.10.1. nosaukums;

5.10.2. sērijas numurs;

5.10.3. izsniegšanas datums;

5.10.4. šo noteikumu 5.3.1. un 5.3.2. apakšpunktā minētā informācija;

5.11. eksmatrikulācijas dati:

5.11.1. eksmatrikulēts ar diploma izsniegšanu (absolvents);

5.11.2. eksmatrikulēts bez diploma izsniegšanas;

5.11.3. eksmatrikulācijas rīkojuma numurs;

5.11.4. eksmatrikulācijas rīkojuma datums.

(MK 05.09.2017. noteikumu Nr. 526 redakcijā; sk. 14.¹ punktu)

6. Studējošā personas lietā papildus Augstskolu likuma 46.panta septītajā daļā norādītajiem dokumentiem atļauts iekļaut arī citus dokumentus (piemēram, vispārējās vidējās izglītības sertifikātu kopijas, dokumentu kopijas, kas apliecina personas uzvārda vai vārda maiņu).

7. Atbildīgā persona mēneša laikā pēc imatrikulācijas studiju kartē ieraksta šo noteikumu 5.1., 5.2., 5.3. un 5.4. apakšpunktā minētos datus (izņemot 5.4.9. apakšpunktā minēto informāciju), kā arī citas ziņas, uz kurām pamatojoties studējošais ir imatrikulēts.

(MK 05.09.2017. noteikumu Nr. 526 redakcijā)

8. Mēneša laikā pēc katra semestra beigām atbildīgā persona studiju kartē ieraksta pārbaudījumu rezultātus atbilstoši ierakstiem pārbaudījumu protokolos, kurus parakstījis eksaminējošais mācībspēks vai mācībspēki.

9. Atbildīgā persona atbilstoši studiju procesa norisei, studējošā vai personas iesniegumiem, valsts pārvaldes institūciju lēmumiem un faktiskajai rīcībai aktualizē studiju karti. Minētā persona ir atbildīga par studiju kartē norādīto ziņu pareizību. Mēneša laikā pēc akadēmiskā gada beigām atbildīgā persona sniegto ziņu pareizību apliecina ar parakstu.

10. Divu mēnešu laikā pēc studējošā eksmatrikulācijas augstskolas fakultātes dekāns (vai nodaļas vadītājs, ja fakultāte nav izveidota (Augstskolu likuma 24.panta otrā daļa)) vai koledžas attiecīgās struktūrvienības vadītājs un atbildīgā persona paraksta studiju karti.

11. Ja akadēmiskā izziņa izsniegta, pamatojoties uz eksmatrikulētās personas rakstisku iesniegumu, izziņas kopiju ievieto atbilstošajā personas lietā.

12. Akadēmisko izziņu paraksta augstskolas rektors, koledžas direktors vai viņa pilnvarota persona. To apstiprina ar augstskolas vai koledžas zīmogu.

13. Akadēmiskajā izziņā ietver šādas ziņas:

13.1. studiju programmas nosaukums;

13.2. apgūtā studiju kursa nosaukums;

13.3. mācībspēka vārds, uzvārds un akadēmiskais amats. Studējošajiem, kuri imatrikulēti pirms šo noteikumu spēkā stāšanās, mācībspēka vārdu, uzvārdu un akadēmisko amatu var nenorādīt;

13.4. studiju kursa apjoms kredītpunktos vai, ja persona imatrikulēta pirms kredītpunktu ieviešanas, akadēmiskajās stundās;

13.5. studiju kursa apjoms Eiropas kredītpunktu pārneses sistēmas (European Credit Transfer System (ECTS)) punktos vai, ja persona imatrikulēta pirms minētās sistēmas ieviešanas, kredītpunktos vai akadēmiskajās stundās;

13.6. vērtējums un tā atšifrējums;

13.7. pārbaudījuma datums.

14. Studējošajiem, kuri imatrikulēti pēc 2006.gada 1.septembra, augstskola vai koledža studējošā personas lietu noformē atbilstoši šiem noteikumiem līdz 2007.gada 1.jūlijam.

14.¹ Augstskolas un koledžas līdz 2018. gada 1. aprīlim nodrošina visu studējošo personu lietu noformēšanu atbilstoši šo noteikumu 5. punktam.

(MK 05.09.2017. noteikumu Nr. 526 redakcijā)

15. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2005.gada 31.maija noteikumus Nr.366 "Studējošā personas lietas noformēšanas un aktualizēšanas kārtība" (Latvijas Vēstnesis, 2005, 88.nr.).