Mr. Māris Riekstiņš
State Secretary
Ministry of Foreign Affairs
Republic of Latvia

Riga, November 20, 2003

Sir,

I have the honour to refer to the recent discussions held between the representatives of the Government of Japan and of the Government of the Republic of Latvia concerning the supply of equipment for preservation of documents (hereinafter referred to as "the Equipment") to Latvian State Archive of Film, Photo and Audio Documents, and to propose on behalf of the Government of Japan the following arrangements:

1. For the purpose of contributing to the promotion of cultural activities in the Republic of Latvia, the Government of Japan shall extend to the Government of the Republic of Latvia, in accordance with the relevant laws and regulations of Japan, a grant up to twenty-four million five hundred thousand yen (ī24, 500, 000) (hereinafter referred to as "the Grant").

2. The Grant shall be made available during the period between the date of coming into force of the present arrangements and March 31, 2004, unless the period is extended by mutual agreement between the authorities concerned of the two Governments.

3. (1) The Grant shall be used by the Government of the Republic of Latvia properly and exclusively for the purchase of the Equipment, which shall be products of Japan or the Republic of Latvia, and of services relating to procurement of such products, including the transportation of the Equipment to ports in the Republic of Latvia.

(2) Notwithstanding the provisions of sub-paragraph (1) above, when the two Governments deem it necessary, the Equipment which are products of countries other than Japan or the Republic of Latvia may be purchased under the Grant.

4. The Government of the Republic of Latvia or its designated authority shall enter into contracts in Japanese yen with Japanese nationals for the purchase of the Equipment and services referred to in paragraph 3 (The term "Japanese nationals" whenever used in the present arrangements means Japanese physical persons or Japanese juridical persons controlled by Japanese physical persons.). Such contracts shall be verified by the Government of Japan to be eligible for the Grant.

5. (1) The Government of the Republic of Latvia or its designated authority shall open through banking arrangements an account to be used only for the purpose of the implementation of the Grant, in the name of the Government of the Republic of Latvia in a bank of Japan designated by the Government of the Republic of Latvia or its designated authority.

(2) The Government of Japan shall make payments in Japanese yen to cover the obligations incurred by the Government of the Republic of Latvia or its designated authority under the verified contracts referred to in paragraph 4 above (hereinafter referred to as "the Verified Contracts") to the account referred to in sub-paragraph (1) above, when payment requests are presented by the bank referred to in sub-paragraph (1) above to the Government of Japan under an authorization to pay issued by the Government of the Republic of Latvia or its designated authority.

6. (1) The Government of the Republic of Latvia shall take necessary measures:

(a) to ensure prompt unloading and customs clearance at ports of disembarkation in the Republic of Latvia and internal transportation therein of the Equipment;

(b) to exempt Japanese nationals from customs duties, internal taxes and other fiscal levies which may be imposed in the Republic of Latvia with respect to the supply of the Equipment and services under the Grant;

(c) to accord Japanese nationals whose services may be required in connection with the supply of the Equipment and services under the Verified Contracts such facilities as may be necessary for their entry into the Republic of Latvia and stay therein for the performance of their work;

(d) to ensure that the Equipment be maintained and used properly and effectively; and

(e) to bear all the expenses, other than those covered by the Grant, necessary for the implementation of the Grant.

(2) With regard to the shipping and marine insurance of the Equipment purchased under the Grant, the Government of the Republic of Latvia will refrain from imposing any restrictions that may hinder fair and free competition among the shipping and marine insurance companies.

(3) The Equipment purchased under the Grant shall not be re-exported from the Republic of Latvia.

7. The two Governments shall consult with each other in respect of any matter that may arise from or in connection with the present arrangements.

I have further the honour to propose that the present Note and your Note in reply confirming on behalf of the Government of the Republic of Latvia the foregoing arrangements shall be regarded as constituting an agreement between the two Governments, which shall enter into force on the date of your Note in reply.

I avail myself of this opportunity to renew to you the assurance of my high consideration.

Toru Nagatsuka
Charge d'Affaires a.i.
Embassy of Japan
to the Republic of Latvia

Mr. Toru Nagatsuka
Charge d'Affaires a.i.
Embassy of Japan
to the Republic of Latvia

No. 25/1041-8969

Sir,

I have the honour to acknowledge the receipt of your Note of today's date, which reads as follows:

I have the honour to refer to the recent discussions held between the representatives of the Government of Japan and of the Government of the Republic of Latvia concerning the supply of equipment for preservation of documents (hereinafter referred to as "the Equipment") to Latvian State Archive of Film, Photo and Audio Documents, and to propose on behalf of the Government of Japan the following arrangements:

1. For the purpose of contributing to the promotion of cultural activities in the Republic of Latvia, the Government of Japan shall extend to the Government of the Republic of Latvia, in accordance with the relevant laws and regulations of Japan, a grant up to twenty-four million five hundred thousand yen (ī24, 500, 000) (hereinafter referred to as "the Grant").

2. The Grant shall be made available during the period between the date of coming into force of the present arrangements and March 31, 2004, unless the period is extended by mutual agreement between the authorities concerned of the two Governments.

3. (1) The Grant shall be used by the Government of the Republic of Latvia properly and exclusively for the purchase of the Equipment, which shall be products of Japan or the Republic of Latvia, and of services relating to procurement of such products, including the transportation of the Equipment to ports in the Republic of Latvia.

(2) Notwithstanding the provisions of sub-paragraph (1) above, when the two Governments deem it necessary, the Equipment which are products of countries other than Japan or the Republic of Latvia may be purchased under the Grant.

4. The Government of the Republic of Latvia or its designated authority shall enter into contracts in Japanese yen with Japanese nationals for the purchase of the Equipment and services referred to in paragraph 3 (The term "Japanese nationals" whenever used in the present arrangements means Japanese physical persons or Japanese juridical persons controlled by Japanese physical persons). Such contracts shall be verified by the Government of Japan to be eligible for the Grant.

5. (1) The Government of the Republic of Latvia or its designated authority shall open through banking arrangements an account to be used only for the purpose of the implementation of the Grant, in the name of the Government of the Republic of Latvia at a bank in Japan designated by the Government of the Republic of Latvia or its designated authority.

(2) The Government of Japan shall make payments in Japanese yen to cover the obligations incurred by the Government of the Republic of Latvia or its designated authority under the verified contracts referred to in paragraph 4 above (hereinafter referred to as "the Verified Contracts") to the account referred to in sub-paragraph (1) above, when payment requests are presented by the bank referred to in sub-paragraph (1) above to the Government of Japan under an authorization to pay issued by the Government of the Republic of Latvia or its designated authority.

6. (1) The Government of the Republic of Latvia shall take necessary measures:

(a) to ensure prompt unloading and customs clearance at ports of disembarkation in the Republic of Latvia and internal transportation therein of the Equipment;

(b) to exempt Japanese nationals from customs duties, internal taxes and other fiscal levies which may be imposed in the Republic of Latvia with respect to the supply of the Equipment and services under the Grant;

(c) to accord Japanese nationals whose services may be required in connection with the supply of the Equipment and services under the Verified Contracts such facilities as may be necessary for their entry into the Republic of Latvia and stay therein for the performance of their work;

(d) to ensure that the Equipment be maintained and used properly and effectively; and

(e) to bear all the expenses, other than those covered by the Grant, necessary for the implementation of the Grant.

(2) With regard to the shipping and marine insurance of the Equipment purchased under the Grant, the Government of the Republic of Latvia shall refrain from imposing any restrictions that may hinder fair and free competition among the shipping and marine insurance companies.

(3) The Equipment purchased under the Grant shall not be re-exported from the Republic of Latvia.

7. The two Governments shall consult with each other in respect of any matter that may arise from or in connection with the present arrangements.

I have further the honour to confirm on behalf of the Government of the Republic of Latvia the foregoing arrangements and to agree that your Note and this Note in reply shall constitute an agreement between the two Governments, which shall enter into force on the date of this Note in reply.

I avail myself of this opportunity to extend to you the assurance of my high consideration.

November 20, 2003

Māris Riekstiņš
State Secretary
Ministry of Foreign Affairs
Republic of Latvia

Agreed Minutes on Procedural Details

With reference to paragraphs 1, 3, 4 and 5 of the Exchange of Notes between the Government of the Republic of Latvia and the Government of Japan dated November 20, 2003 (hereinafter referred to as "the Exchange of Notes"), concerning the Japanese cultural cooperation for the supply of equipment for preservation of documents (hereinafter referred to as "the Equipment") to Latvian State Archive of Film, Photo and Audio Documents, the representatives of the Government of the Republic of Latvia and the Government of Japan wish to record the following procedural details which have been agreed upon between the authorities concerned of the two Governments:

1. Tender

(1) The Grant shall be used efficiently and non-discriminately for the purchase of the Equipment and services referred to in paragraph 3 of the Exchange of Notes. In order to ensure compliance with such requirements, it is required that the Government of the Republic of Latvia or its designated authority employ an independent and competent agent for assisting the Government of the Republic of Latvia or its designated authority to conduct the tender for the Equipment.

The Government of the Republic of Latvia or its designated authority shall, therefore, conclude a contract referred to in paragraph 4 of the Exchange of Notes, within one month after the date of coming into force of the Exchange of Notes, with Japan International Cooperation System (JICS) (hereinafter referred to as "the Agent") to assist the Government of the Republic of Latvia or its designated authority in accordance with the Scope of the Agent's Services as set forth in Appendix.

(2) The said contract shall become effective upon the verification of the Government of Japan in a written form.

2. The Agent's fee

(1)The amount mentioned in paragraph 1 of the said Exchange of Notes shall include the Agent's fee.

(2)The Government of the Republic of Latvia or its designated authority shall issue an authorization to pay, in accordance with the above-mentioned contract, to the bank referred to in sub-paragraph (1) of paragraph 5 of the Exchange of Notes.

3. Any official of the Government of the Republic of Latvia shall not undertake any part of the Japanese national's work of purchase of the Equipment and services mentioned in paragraph 4 of the above-mentioned Exchange of Notes.

4.When the plan and/or design of the Grant mentioned in paragraph 1 of the above-mentioned Exchange of Notes is to be modified, the Government of the Republic of Latvia shall have a prior consultation with and obtain the consent to the modification of the Government of Japan.

Appendix

Scope of the Agent's Services

1. Preparation of the list of the products to be tendered (hereinafter referred to as "the Equipment") on the basis of the request which was submitted in a written form to the Embassy of Japan to the Republic of Latvia by the Government of the Republic of Latvia or its designated authority.

2. Surveying the cost and specifications of the Equipment and determining the ceiling price of the tender.

3. Preparation of the draft of tender documents which include terms and conditions of the tender and the technical specifications.

4. Making the public notice of the tender and distributing the tender documents.

5. Assisting the Government of the Republic of Latvia or its designated authority to open tender at the office of the Agent in the presence of the representatives of the tenderers and to evaluate the tender and to determine the successful tenderer.

6. Preparation of the tender evaluation report in English language and submission of the report to the Government of the Republic of Latvia or its designated authority.

Record of Discussions

In connection with the Exchange of Notes dated November 20, 2003 concerning the Japanese cultural cooperation for the supply of equipment for preservation of documents to Latvian State Archive of Film, Photo and Audio Documents (hereinafter referred to as "the Exchange of Notes"), the representatives of the Latvian Delegation and of the Japanese Delegation wish to record the following:

1. With regard to sub-paragraph (1) of paragraph 3 of the Exchange of Notes, the representative of the Japanese Delegation stated that the Government of Japan understands that the Government of the Republic of Latvia will take necessary measures to prevent any offer, gift or payment, consideration or benefit which would be construed as a corrupt practice in the Republic of Latvia from being made as an inducement to or reward for the award of the contracts referred to in paragraph 4 of the Exchange of Notes.

2.The representative of the Latvian Delegation stated that his Delegation has no objection to the statement by the representative of the Japanese Delegation referred to above.

Māris Riekstiņš,
Latvijas Republikas
Ārlietu ministrijas
Valsts sekretārs

Rīga, 2003. gada 20. novembrī

Augsti godātais kungs!

Man ir tas gods atsaukties uz nesenajām sarunām starp Japānas valdības un Latvijas Republikas valdības pārstāvjiem par dokumentu saglabāšanas iekārtu (turpmāk tekstā — Iekārtas) piegādi Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvam un Japānas valdības vārdā ieteikt šādus pasākumus:

1. Lai sniegtu ieguldījumu kultūras pasākumu veicināšanā Latvijas Republikas, Japānas valdība saskaņā ar attiecīgajiem Japānas likumiem un noteikumiem piešķirs Latvijas Republikas valdībai mērķfinansējumu divdesmit četri milj. pieci simti tūkst. (24500 000) Japānas jenu apmērā (turpmāk tekstā — Mērķfinansējums).

2. Mērķfinansējums būs pieejams laika periodā, sākot ar brīdi, kas stājas spēkā šī vienošanās, līdz 2004. gada 31. martam, ja vien šis periods netiek pagarināts, par to abpusēji vienojoties abu valdību atbildīgajām institūcijām.

3. (1) Mērķfinansējumu Latvijas Republikas valdība pienācīgi izmantos tikai un vienīgi Japānā vai Latvijas Republikas ražotu Iekārtu iegādei un ar minēto produktu iepirkumu saistītiem pakalpojumiem, t.sk. Iekārtu transportēšanai līdz Latvijas Republikas ostām.

(2) Neraugoties uz iepriekš (1) apakšpunktā minētajiem nosacījumiem, ja abas valdības uzskata to par nepieciešamu, Mērķfinansējuma ietvaros var tikt iepirktas arī Iekārtas, kas ražotas citās valstīs, nevis Japānā vai Latvijas Republikas.

4. Latvijas Republikas valdība vai tās norīkotā institūcija noslēgs līgumus ar Japānas pavalstniekiem par 3. punktā minēto Iekārtu iegādi un pakalpojumiem Japānas jenās (jēdziens "Japānas pavalstnieks" visur, kur tas lietots, šajos dokumentos nozīmē Japānas fiziskās personas vai Japānas juridiskās personas, kuras atrodas Japānas fizisko personu kontrolē). Lai iegūtu tiesības uz Mērķfinansējumu, šiem līgumiem jābūt apstiprinātiem Japānas valdībā.

5. (1) Latvijas Republikas valdība vai tās norīkotā institūcija Latvijas Republikas valdības vai tās norīkotās institūcijas izvēlētā Japānas bankā atvērs bankas kontu uz Latvijas Republikas valdības vārda, kas tiks izmantots tikai un vienīgi ar Mērķfinansējumu saistītu darījumu kārtošanai.

(2) Japānas valdība veiks maksājumus Japānas jenās iepriekš šī punkta (1) apakšpunktā minētajā kontā, lai segtu saistības, kas radušās iepriekš 4. punktā minēto apstiprināto līgumu (turpmāk tekstā — Apstiprinātie līgumi) ietvaros, pēc tam, kad iepriekš šī punkta (1) apakšpunktā minētā banka būs Japānas valdībai iesniegusi maksājumu pieprasījumus, ko būs apstiprinājusi Latvijas Republikas valdība vai tās norīkotā institūcija.

6. (1) Latvijas Republikas valdība veiks visus nepieciešamos pasākumus, lai:

(a) nodrošinātu Iekārtu raitu izkraušanu un atmuitošanu Latvijas Republikas izkraušanas ostās un to transportēšanu valsts teritorijā;

(b) atbrīvotu Japānas pavalstniekus no muitas nodevām, iekšzemes nodokļiem un citām nodevām, ar kurām Latvijas Republikā varētu tikt aplikta Mērķfinansējuma ietvaros veiktā Iekārtu piegāde un pakalpojumi;

(c) nodrošinātu Japānas pavalstniekiem, kuru pakalpojumi varētu būt nepieciešami saistībā ar Apstiprināto līgumu ietvaros veicamo Iekārtu piegādi un pakalpojumiem, tādus nosacījumus, kas nodrošinātu viņu iebraukšanu un uzturēšanos Latvijas Republikā, lai viņi varētu veikt savus darba pienākumus;

(d) nodrošinātu iekārtu pienācīgu un efektīvu uzturēšanu un izmantošanu; un

(e) segtu visus ar Mērķfinansējuma īstenošanu saistītos izdevumus, izņemot Mērķfinansējuma segtās izmaksas.

(2) Attiecībā uz šī Mērķfinansējuma ietvaros iegādāto Iekārtu pārvadāšanas un jūras apdrošināšanu Latvijas Republikas valdība atturēsies no jebkādiem ierobežojumiem, kas varētu kavēt godīgu un brīvu konkurenci pārvadājumu un jūras apdrošinātāju vidū.

(3) Mērķfinansējuma ietvaros iegādātās Iekārtas nedrīkst reeksportēt no Latvijas Republikas.

7. Abu valstu valdības konsultēsies savā starpā par visiem jautājumiem, kas varētu rasties saistībā ar šo vienošanos.

Man ir arī tas gods ierosināt, lai šī nota un Jūsu atbildes nota, kas Latvijas Republikas valdības vārdā apstiprinās šo vienošanos, tiktu uzskatītas par abu valstu valdību noslēgtu līgumu, kas stāsies spēkā Jūsu atbildes notas datumā.

Es izmantoju šo gadījumu, lai vēlreiz Jums apliecinātu manu dziļo cieņu.

Toru Nagatsuka,
Japānas vēstniecības
Latvijas Republikā
pagaidu pilnvarotais lietvedis

Toru Nagatsuka,
Japānas vēstniecības Latvijas Republikā
Pagaidu pilnvarotais lietvedis

No. 25/1041-8969

Augsti godātais kungs!

Man ir tas gods apstiprināt, ka esam saņēmuši Jūsu notu, kas datēta ar šodienas datumu, ar šādu saturu:

Ekselence!

Man ir tas gods atsaukties uz nesenajām sarunām starp Japānas valdības un Latvijas Republikas valdības pārstāvjiem par dokumentu saglabāšanas iekārtu (turpmāk tekstā — Iekārtas) piegādi Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvam un Japānas valdības vārdā ieteikt šādus pasākumus:

1. Lai sniegtu ieguldījumu kultūras pasākumu veicināšanā Latvijas Republikas, Japānas valdība saskaņā ar attiecīgajiem Japānas likumiem un noteikumiem piešķirs Latvijas Republikas valdībai mērķfinansējumu divdesmit četri milj. pieci simti tūkst. (24500 000) Japānas jenu apmērā (turpmāk tekstā — Mērķfinansējums).

2. Mērķfinansējums būs pieejams laika periodā, sākot ar brīdi, kas stājas spēkā šī vienošanās, līdz 2004. gada 31. martam, ja vien šis periods netiek pagarināts, par to abpusēji vienojoties abu valdību atbildīgajām institūcijām.

3. (1) Mērķfinansējumu Latvijas Republikas valdība pienācīgi izmantos tikai un vienīgi Japānā vai Latvijas Republikas ražotu Iekārtu iegādei un ar minēto produktu iepirkumu saistītiem pakalpojumiem, t.sk. Iekārtu transportēšanai līdz Latvijas Republikas ostām.

(2) Neraugoties uz iepriekš (1) apakšpunktā minētajiem nosacījumiem, ja abas valdības uzskata to par nepieciešamu, Mērķfinansējuma ietvaros var tikt iepirktas arī Iekārtas, kas ražotas citās valstīs, nevis Japānā vai Latvijas Republikas.

4. Latvijas Republikas valdība vai tās norīkotā institūcija noslēgs līgumus ar Japānas pavalstniekiem par 3. punktā minēto Iekārtu iegādi un pakalpojumiem Japānas jenās (jēdziens "Japānas pavalstnieks" visur, kur tas lietots, šajos dokumentos, nozīmē Japānas fiziskās personas vai Japānas juridiskās personas, kuras atrodas Japānas fizisko personu kontrolē.). Lai iegūtu tiesības uz Mērķfinansējumu, šiem līgumiem jābūt apstiprinātiem Japānas valdībā.

5. (1) Latvijas Republikas valdība vai tās norīkotā institūcija Latvijas Republikas valdības vai tās norīkotās institūcijas izvēlētā Japānas bankā atvērs bankas kontu uz Latvijas Republikas valdības vārda, kas tiks izmantots tikai un vienīgi ar Mērķfinansējumu saistītu darījumu kārtošanai.

(2) Japānas valdība veiks maksājumus Japānas jenās iepriekš šī punkta (1) apakšpunktā minētajā kontā, lai segtu saistības, kas radušās iepriekš 4. punktā minēto apstiprināto līgumu (turpmāk tekstā - Apstiprinātie līgumi) ietvaros, pēc tam, kad iepriekš šī panta (1) apakšpunktā minētā banka būs Japānas valdībai iesniegusi maksājumu pieprasījumus, ko būs apstiprinājusi Latvijas Republikas valdība vai tās norīkotā institūcija.

6. (1) Latvijas Republikas valdība veiks visus nepieciešamos pasākumus, lai:

(a) nodrošinātu Iekārtu raitu izkraušanu un atmuitošanu Latvijas Republikas izkraušanas ostās un to transportēšanu valsts teritorijā;

(b) atbrīvotu Japānas pavalstniekus no muitas nodevām, iekšzemes nodokļiem un citām nodevām, ar kurām Latvijas Republikā varētu tikt aplikta Mērķfinansējuma ietvaros veiktā Iekārtu piegāde un pakalpojumi;

(c) nodrošinātu Japānas pavalstniekiem, kuru pakalpojumi varētu būt nepieciešami saistībā ar Apstiprināto līgumu ietvaros veicamo Iekārtu piegādi un pakalpojumiem, tādus nosacījumus, kas nodrošinātu viņu iebraukšanu un uzturēšanos Latvijas Republikā, lai viņi varētu veikt savus darba pienākumus;

(d) nodrošinātu iekārtu pienācīgu un efektīvu uzturēšanu un izmantošanu; un

(e) segtu visus ar Mērķfinansējuma īstenošanu saistītos izdevumus, izņemot Mērķfinansējuma segtās izmaksas.

(2) Attiecībā uz šī Mērķfinansējuma ietvaros iegādāto Iekārtu pārvadāšanas un jūras apdrošināšanu Latvijas Republikas valdība atturēsies no jebkādiem ierobežojumiem, kas varētu kavēt godīgu un brīvu konkurenci pārvadājumu un jūras apdrošinātāju vidū.

(3) Mērķfinansējuma ietvaros iegādātās Iekārtas nedrīkst reeksportēt no Latvijas Republikas.

7. Abu valstu valdības konsultēsies savā starpā par visiem jautājumiem, kas varētu rasties saistībā ar šo vienošanos.

Man ir arī tas gods Latvijas Republikas valdības vārdā apstiprināt šo vienošanos un piekrist tam, ka Jūsu nota un šī atbildes nota tiek uzskatītas par abu valstu valdību noslēgtu līgumu, kas stāsies spēkā šīs atbildes notas datumā.

Es izmantoju šo gadījumu, lai vēlreiz apliecinātu Jums savu dziļo cieņu.

2003. gada 20. novembris

Māris Riekstiņš,
Ārlietu ministrijas
valsts sekretārs

Apstiprinātais protokols par procedūras detaļām

Atsaucoties uz 2003. gada 20. novembrī notikušās notu apmaiņas starp [A] Japānas valdību un [B] Latvijas Republikas valdību (turpmāk tekstā — Notu apmaiņa) 1., 3., 4. un 5. punktu par Japānas sniegto atbalstu dokumentu saglabāšanas iekārtu iegādei Latvijas valsts kinofotofonodokumentu arhīvam (turpmāk tekstā — Iekārtas), A [Japānas valdības] un B [Latvijas Republikas valdības] pārstāvji vēlas protokolēt šādas procedūras detaļas, par kurām ir vienojušās attiecīgās abu valstu valdību institūcijas:

1. Konkurss

(1) Mērķfinansējums tiek efektīvi un nediskriminējoši izmantots Notu apmaiņas 3. punktā minēto Iekārtu iegādei un pakalpojumiem. Lai nodrošinātu šādu prasību izpildi, Latvijas Republikas valdībai vai tās norīkotajai institūcijai jānolīgst neatkarīgs un kompetents starpnieks, kurš palīdzētu Latvijas Republikas valdībai vai tās norīkotajai institūcijai īstenot konkursu par tiesībām piegādāt Iekārtas.

Tādējādi Latvijas Republikas valdība vai tās norīkotā institūcija mēneša laikā pēc Notu apmaiņas spēkā stāšanās noslēdz Notu apmaiņas 4. punktā minēto līgumu ar Japānas Starptautiskās sadarbības sistēmu (JSSS) (turpmāk tekstā — Starpnieks), kas sniegs palīdzību Latvijas Republikas valdībai vai tās norīkotajai institūcijai saskaņā ar pielikumā sniegto Starpnieka pakalpojumu aprakstu.

(2) Minētais līgums stājas spēkā pēc tam, kad to rakstiski apstiprinājusi Japānas valdība.

2. Maksa par Starpnieka pakalpojumiem

(1) Notu apmaiņas 1. punktā minētajā summā iekļauta arī maksa par Starpnieka pakalpojumiem.

(2) Latvijas Republikas valdība vai tās norīkotā institūcija saskaņā ar iepriekš minēto līgumu dod atļauju Notu apmaiņas 5. punkta (1) apakšpunktā minētajai bankai veikt attiecīgo maksājumu.

(3) Neviena Latvijas Republikas valdības amatpersona nedrīkst nekādā veidā piedalīties Japānas pavalstnieku darbā saistībā ar Notu apmaiņas 4. punktā minēto Iekārtu iegādi un pakalpojumiem.

(4) Ja nepieciešams veikt izmaiņas Notu apmaiņas 1. punktā minētā Mērķfinansējuma plānā un/ vai projektā, Latvijas Republikas valdība vispirms konsultējas ar Japānas valdību un saņem tās piekrišanu attiecīgo izmaiņu veikšanai.

Pielikums

Pārstāvja pienākumi

1. Konkursa kārtībā iepērkamo produktu (turpmāk tekstā — Iekārtas) saraksta sagatavošana, pamatojoties uz Latvijas Republikas valdības vai tās norīkotās institūcijas rakstisko pieprasījumu, kas iesniegts Japānas vēstniecībā Latvijas Republikā.

2. Iekārtu izmaksu un specifikāciju izpēte un konkursa maksimālās cenas noteikšana.

3. Konkursa dokumentu projektu sagatavošana, ieskaitot konkursa nosacījumus un tehniskās specifikācijas.

4. Konkursa publiska izsludināšana un konkursa dokumentu izplatīšana.

5. Palīdzība "valsts nosaukums" valdībai vai tās norīkotai institūcijai konkursa pieteikumu atvēršanā Starpnieka birojā konkursa dalībnieku pārstāvju klātbūtnē un konkursa izvērtēšanā, un konkursa uzvarētāja noteikšanā.

6. Konkursa novērtēšanas ziņojuma sagatavošana angļu valodā un iesniegšana Latvijas Republikas valdībai vai tās norīkotajai institūcijai.

Sarunu protokols

Saistībā ar 2003. gada 20. novembrī notikušo notu apmaiņu par Japānas sniegto atbalstu dokumentu saglabāšanas iekārtu iegādei Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvam (turpmāk tekstā — Notu apmaiņa), Japānas delegācijas un Latvijas Republikas delegācijas pārstāvji vēlas protokolēt sekojošo:

1. Attiecībā uz Notu apmaiņas 3. punkta (1) apakšpunktu Japānas delegācijas pārstāvis atzīmēja, ka Japānas valdība saprot, ka Latvijas Republikas valdība veiks nepieciešamos pasākumus, lai novērstu jebkādus piedāvājumus, dāvanas vai maksājumus, atlīdzību vai labumus, kas Latvijas Republikā varētu tikt uzskatīti par kukuļošanu, ja šādas darbības tiktu veiktas, lai panāktu Notu apmaiņas 4. punktā minēto līgumu noslēgšanu vai pateicībā par šādu līgumu noslēgšanu.

2. Latvijas delegācijas pārstāvis atzīmēja, ka viņa delegācijai nav nekādu iebildumu pret iepriekš minēto Japānas delegācijas pārstāvja paziņojumu.