1. Šie noteikumi nosaka kārtību, kādā Valsts civildienesta pārvalde izveido, pilnveido un aktualizē valsts pārvaldes iestāžu (turpmāk — iestāde), to funkciju, personāla un civildienesta attiecības izbeigušu personu vienotās uzskaites sistēmu (turpmāk — sistēma), kā arī nosaka šīs sistēmas pieejamību.

2. Sistēmas mērķis ir uzskaitīt, apkopot, sistematizēt un analizēt informāciju par iestādēm, to funkcijām, personālu un civildienesta attiecības izbeigušajām personām, lai nodrošinātu valsts pārvaldes iekārtas pārskatāmību un efektivitāti, ierēdņu karjeras vienotu plānošanu, analizētu ierēdņu mācību vajadzības, kontrolētu, kā iestāžu darbībā tiek piemēroti ar valsts civildienestu saistītie normatīvie akti, un sniegtu informāciju valsts civildienesta jomā.

3. Sistēma satur šādu informāciju:

3.1. informācija par iestādi:

3.1.1. iestādes nosaukums;

3.1.2. iestādes kods (Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtais reģistrācijas kods nodokļu maksātāju reģistrā);

3.1.3. iestādes juridiskā adrese;

3.1.4. iestādes funkcijas saskaņā ar normatīvajiem aktiem un citiem tiesību aktiem;

3.1.5. iestādes kopējais darba samaksas fonds;

3.1.6. iestādes kopējais ārštata darbinieku darba samaksas fonds;

3.2. informācija par amatu:

3.2.1. struktūrvienības nosaukums;

3.2.2. amata nosaukums;

3.2.3. amata kods saskaņā ar Profesiju klasifikatoru;

3.2.4. ierēdņa amata apraksts vai darbinieka amata pienākumu apraksts;

3.2.5. amata kvalifikācijas kategorija;

3.3. informācija par personu, kas iecelta ierēdņa amatā vai pieņemta darbā citā amatā:

3.3.1. personas kods;

3.3.2. vārds (vārdi);

3.3.3. uzvārds (uzvārdi);

3.3.4. dzimšanas datums;

3.3.5. statuss (ierēdnis; pretendents, kas iecelts ierēdņa amatā uz pārbaudes termiņu vai bez pārbaudes termiņa; darbinieks);

3.3.6. datums, kad persona iecelta amatā vai pieņemta darbā, un iecelšanas (pieņemšanas) pamatojums;

3.3.7. datums, kad persona atbrīvota no amata vai atlaista no darba, un atbrīvošanas (atlaišanas) pamatojums;

3.3.8. dienesta termiņš, pārbaudes termiņš un darba līguma termiņš;

3.3.9. kvalifikācijas vai izdienas pakāpe;

3.3.10. slodze;

3.3.11. amatalga (mēnešalga);

3.3.12. pabalsti, piemaksas, prēmijas (to skaitā vadības līgumi);

3.4. papildinformācija par personu, kas iecelta ierēdņa amatā:

3.4.1. izglītības pakāpe, specialitāte, profesionālā kvalifikācija, grāds;

3.4.2. valsts valodas prasmes pakāpe;

3.4.3. informācija par svešvalodu prasmi (runātprasme, rakstītprasme, lasītprasme);

3.4.4. apgūtās mācības (kursi);

3.4.5. darbības un tās rezultātu novērtējums un darbam nepieciešamo prasmju novērtējums novērtēšanas periodā;

3.4.6. darbības un tās rezultātu novērtēšanā noteiktās mācību vajadzības;

3.4.7. darbības un tās rezultātu novērtēšanā noteiktā iespējamā karjeras attīstība;

3.4.8. piemēroto disciplinārsodu veidi, pārkāpuma kvalifikācija, disciplinārsoda piemērošanas datums un termiņš.

4. Informāciju par civildienesta attiecības izbeigušu personu Valsts civildienesta pārvalde iekļauj civildienesta attiecības izbeigušo personu datu bāzē. Civildienesta attiecības izbeigušai personai ir tiesības iesniegt Valsts civildienesta pārvaldē iesniegumu par izmaiņām šo noteikumu 3.4.1., 3.4.2., 3.4.3. un 3.4.4.apakšpunktā minētajā informācijā.

5. Iestāde uzskaita sistēmā iekļaujamo informāciju (izņemot šo noteikumu 3.1.4.apakšpunktā minēto informāciju) un reizi gadā līdz 1.februārim (pēc stāvokļa uz 1.janvāri) nodod to Valsts civildienesta pārvaldei. Ja minētajā informācijā notikušas izmaiņas, precizēto informāciju iestāde nodod Valsts civildienesta pārvaldei 10 darbdienu laikā pēc attiecīgo izmaiņu izdarīšanas. Šo noteikumu 3.1.4.apakšpunktā minēto informāciju uzskaita Valsts civildienesta pārvalde.

6. Informācija Valsts civildienesta pārvaldei nododama DBF datu formātā, ievērojot Valsts civildienesta pārvaldes noteiktos datu lauku garumus, tipus un secību un izmantojot elektroniskos datu nesējus.

7. Par informācijas pareizību un savlaicīgu nodošanu Valsts civildienesta pārvaldei ir atbildīgs attiecīgās iestādes vadītājs.

8. Ja Valsts civildienesta pārvalde konstatē, ka saņemtā informācija ir neprecīza vai kļūdaina, tā nosūta iestādei attiecīgu paziņojumu. Iestāde minētās kļūdas novērš un piecu darbdienu laikā pēc paziņojuma saņemšanas nosūta Valsts civildienesta pārvaldei precizētu informāciju.

9. Lai apkopotu, sistematizētu un analizētu sistēmā iekļaujamo informāciju, Valsts civildienesta pārvalde uztur personāla uzskaites datorprogrammu.

10. Ja iestādei nav personāla uzskaites datorprogrammas, Valsts civildienesta pārvalde nodod tai lietošanā Valsts civildienesta pārvaldes rīcībā esošās personāla uzskaites datorprogrammas kopiju un apmāca personas, kas ir atbildīgas par informācijas uzskaiti iestādē, strādāt ar šo datorprogrammu, kā arī sniedz nepieciešamās konsultācijas. Ja iestāde izmanto citu personāla uzskaites datorprogrammu, Valsts civildienesta pārvalde pēc attiecīgās iestādes pieprasījuma nodod tai lietošanā Valsts civildienesta pārvaldes rīcībā esošās personāla uzskaites datorprogrammas kopiju.

11. Sistēmā esošā informācija ir pieejama saskaņā ar likumiem un Ministru kabineta noteikumiem.

12. Informāciju par 2001.gadu iestāde pirmo reizi nodod Valsts civildienesta pārvaldei līdz 2001.gada 1.augustam (pēc stāvokļa uz 2001.gada 1.jūliju).

13. Šo noteikumu 3.2.4., 3.4.5., 3.4.6. un 3.4.7.apakšpunktā minēto informāciju iestāde nodod Valsts civildienesta pārvaldei, sākot ar 2004.gada 1.janvāri.

(Grozīts ar MK 23.12.2002. noteikumiem Nr.554)

14. Sistēma iestādēs tiek ieviesta kārtējā gada likumā par valsts budžetu noteikto līdzekļu ietvaros.