1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā Valsts probācijas dienests (turpmāk – dienests) iegūst, apstrādā un nodod informāciju pētījumu veikšanai par bijušajiem un esošajiem probācijas klientiem (turpmāk – datu subjekts), kā arī šīs informācijas glabāšanas kārtību.

2. Pētījumus veic dienesta nodarbinātie pētnieki (turpmāk – dienesta pētnieks) vai pētnieciskā darba veicēji ārpus dienesta (turpmāk – pētījuma izstrādātājs).

3. Pētījumu īsteno saskaņā ar dienesta apstiprinātu pētījuma pieteikumu (plānu), kurā norādīta šāda informācija:

3.1. pētījuma mērķis;

3.2. metodoloģija, tai skaitā informācija par plānoto pētījuma izlasi un plānotajām informācijas ieguves metodēm un procedūrām;

3.3. pētījuma veikšanai nepieciešamā informācija un tās apjoms;

3.4. pētījuma norises posmi un to izpildes termiņi;

3.5. pētījuma veikšanai nepieciešamie personas datu veidi (ja pētījuma īstenošanā paredzēts apstrādāt personas datus).

4. Ja pētījumu ierosina pētījuma izstrādātājs – fiziska vai juridiska persona, tad tas papildus šo noteikumu 3. punktā minētajai informācijai pētījuma pieteikumā norāda:

4.1. informāciju, kas pamato pētījuma nepieciešamību, tai skaitā pētījuma rezultātā gūstamos ieguvumus dienesta darbības efektivitātes nodrošināšanai vai pilnveidošanai vai ieguvumus sabiedrības drošībai būtisku jautājumu risināšanai;

4.2. pētījuma īstenošanā iesaistītās personas un viņu lomu pētījuma veikšanā, tai skaitā norādot personas, kuras veiks personas datu apstrādi (ja šādas informācijas apstrāde pētījumā tiks veikta);

4.3. ja pētījums tiek īstenots valsts pētījumu programmas ietvaros, – valsts pētījumu programmas nosaukumu, projekta nosaukumu un reģistrācijas numuru;

4.4. ja pētījuma priekšlikums ir skatīts pētījumu ētikas komisijā, – pētījumu ētikas komisijas nosaukumu, informāciju par tās atļauju veikt pētījumu un atļaujas numuru.

5. Pētījuma norisi un sadarbību ar pētījuma izstrādātāju organizē saskaņā ar dienesta un pētījuma izstrādātāja noslēgto līgumu.

6. Pētījuma veikšanai nepieciešamo informāciju, kas tiek apstrādāta Sodu reģistrā vai Ieslodzīto informācijas sistēmā, pieprasa dienests.

7. Ja pētījuma mērķi var sasniegt, izmantojot anonimizētu informāciju, dienests informāciju anonimizē nekavējoties pēc tās pārbaudes un savienošanas, neatgriezeniski dzēšot personas datus un informāciju, kas ļauj identificēt kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu, vai prokurora lēmumu, kā arī Valsts probācijas dienesta informācijas sistēmas (turpmāk – dienesta informācijas sistēma) datu subjekta identifikatorus (lietas numurs, lietas sekcijas numurs).

8. Ja pētījuma īstenošanā izmantota Ieslodzījuma vietu pārvaldes sniegtā informācija, dienests iepazīstina Ieslodzījuma vietu pārvaldi ar pētījuma rezultātiem ne vēlāk kā 10 darbdienas pirms to publicēšanas.

9. Pētījuma mērķa sasniegšanai nepieciešamo informāciju dienests iegūst no dienesta informācijas sistēmas vai pieprasot to no Iekšlietu ministrijas Informācijas centra (turpmāk – Informācijas centrs) vai Ieslodzījuma vietu pārvaldes atbilstoši šajos noteikumos minētajai kārtībai.

10. Informācijas apmaiņa (pieprasījuma nosūtīšana un informācijas saņemšana) starp iestāžu informācijas sistēmām tiek veikta automatizēti vai drošā elektroniskā veidā, ja automatizēta informācijas apmaiņa starp iestāžu informācijas sistēmām nav iespējama.

11. Lai iegūtu pētījuma mērķa sasniegšanai nepieciešamo informāciju no Sodu reģistra vai Ieslodzīto informācijas sistēmas, dienests nosūta pieprasījumu attiecīgi Informācijas centram vai Ieslodzījuma vietu pārvaldei.

12. Šo noteikumu 11. punktā minētajā pieprasījumā dienests norāda šādu informāciju par datu subjektu:

12.1. personas kods vai personas identifikācijas kods, kā arī iepriekšējais personas kods vai personas identifikācijas kods, ja tas ir mainīts;

12.2. kriminālprocesa numurs vai tiesas nolēmuma numurs, vai prokurora lēmuma numurs;

12.3. nepieciešamā informācija un tās apjoms, kā arī personas datu veidi, ko dienests vēlas saņemt no attiecīgās iestādes, ja automatizēta informācijas apmaiņa starp iestāžu informācijas sistēmām nav iespējama.

13. Dienests konkrēta pētījuma veikšanai nepieciešamajā apjomā no Informācijas centra atbilstoši iestāžu sistēmu integrācijas tehniskajam risinājumam automatizēti iegūst šādu informāciju par tiem kriminālprocesiem, kuros datu subjektam ir bijušas vai ir tiesības uz aizstāvību:

13.1. kriminālprocesa numurs;

13.2. kriminālprocesa uzsākšanas datums;

13.3. noziedzīga nodarījuma izdarīšanas datums;

13.4. aizturēšanas datums;

13.5. datums, kad datu subjekts atzīts par aizdomās turēto;

13.6. datums, kad datu subjekts saukts pie kriminālatbildības;

13.7. saistītie kriminālprocesi (apvienotie vai izdalītie);

13.8. kriminālprocesa apvienošanas vai izdalīšanas datums;

13.9. apvienotā vai izdalītā kriminālprocesa numurs;

13.10. noziedzīga nodarījuma juridiskā kvalifikācija;

13.11. iestāde, kas uzsākusi kriminālprocesu;

13.12. piemērotais sods un tā apmērs;

13.13. soda izpildes veids;

13.14. sodā ieskaitītie drošības līdzekļi, aizturēšanā un iepriekšējā apcietinājumā pavadītais laiks;

13.15. datums, kad pieņemts lēmums par neizciestās soda daļas izpildīšanu, un neizciestās soda daļas apmērs;

13.16. datums, kad datu subjekts atbrīvots no ieslodzījuma vietas;

13.17. pamatojums atbrīvošanai no ieslodzījuma vietas;

13.18. soda aizstāšana;

13.19. datums, kad pieņemts tiesas spriedums vai prokurora priekšraksts par sodu;

13.20. datums, kad stājies spēkā tiesas spriedums vai prokurora priekšraksts par sodu;

13.21. kriminālprocesa izbeigšanas datums;

13.22. kriminālprocesa izbeigšanas pamats;

13.23. piemērotais audzinoša rakstura piespiedu līdzeklis.

14. Dienests atbilstoši šo noteikumu 3. punktam konkrēta pētījuma veikšanai nepieciešamajā apjomā no Ieslodzījuma vietu pārvaldes iegūst informāciju par tiem tiesas nolēmumiem, kuros datu subjektam ir piemērots apcietinājums vai brīvības atņemšanas sods. Dienests informāciju iegūst vienā no šādiem veidiem:

14.1. automatizēti dienesta informācijas sistēmā, ja atbilstoši iestāžu sistēmu integrācijas tehniskajam risinājumam ir iespējama automatizēta pētījumam nepieciešamās informācijas nodošana dienestam;

14.2. ja pētījumam nepieciešamās informācijas automatizēta nodošana dienestam nav iespējama, Ieslodzījuma vietu pārvalde informāciju dienestam nosūta drošā elektroniskā veidā, pirms tam savstarpēji vienojoties par nepieciešamo datu apjomu, pieejamību un datu iesniegšanas termiņiem un izvērtējot Ieslodzījuma vietu pārvaldes resursus.

15. Dienests no Ieslodzījuma vietu pārvaldes iegūst šādu informāciju par šo noteikumu 14. punktā minētajiem tiesas nolēmumiem (identificējot datu subjektu pēc personas koda vai personas identifikācijas koda):

15.1. datums, kad datu subjekts ievietots ieslodzījuma vietā;

15.2. ieslodzītā statuss – apcietinātais vai notiesātais – brīdī, kad datu subjekts ievietots ieslodzījuma vietā;

15.3. datu subjekta virzība soda progresīvās izpildes sistēmā (datums, kad pieņemts lēmums par datu subjekta pārvietošanu soda progresīvās izpildes ietvaros, datums, kad pieņemts lēmums par soda izciešanas režīma mīkstināšanu vai pastiprināšanu);

15.4. datums, kad datu subjekts atbrīvots no ieslodzījuma vietas;

15.5. ieslodzījuma veids, datu subjektu atbrīvojot no ieslodzījuma vietas;

15.6. pamatojums datu subjekta atbrīvošanai no ieslodzījuma vietas.

16. Dienests atbilstoši šo noteikumu 14. punktam konkrēta pētījuma veikšanai nepieciešamajā apjomā no Ieslodzījuma vietu pārvaldes iegūst šādu informāciju par resocializācijas līdzekļiem un pasākumiem (identificējot datu subjektu pēc personas koda vai personas identifikācijas koda):

16.1. datu subjekta riska un vajadzību novērtējums;

16.2. datu subjekta resocializācijas plāns:

16.2.1. datu subjektam plānotie resocializācijas līdzekļi un pasākumi soda izpildes laikā;

16.2.2. datu subjektam piemērotie resocializācijas līdzekļi un veiktie resocializācijas pasākumi, to apjoms;

16.3. datu subjekta dalība sociālās uzvedības korekcijas, sociālās rehabilitācijas un motivācijas programmās, to apjoms un rezultāti;

16.4. datu subjekta dalība atkarības mazināšanas programmā;

16.5. datu subjekta iesaiste atkarības mazināšanas pasākumos;

16.6. datu subjekta iesaiste izglītības programmās un pasākumos, to apjoms un rezultāti;

16.7. datu subjekta nodarbinātība ieslodzījuma vietā;

16.8. datu subjektam sniegtās psiholoģiskās aprūpes (konsultāciju) apjoms;

16.9. sociālā darbinieka sniegto pakalpojumu apjoms;

16.10. datu subjekta piedalīšanās brīvā laika pasākumos;

16.11. datu subjektam piemērotie pamudinājumi;

16.12. datu subjektam piemērotie disciplinārsodi;

16.13. alkohola, narkotisko, toksisko vai psihotropo vielu lietošanas gadījumi brīvības atņemšanas iestādē.

17. Kad dienesta informācijas sistēmā saņemta šo noteikumu 13., 15. vai 16. punktā minētā informācija, dienesta informācijas sistēma:

17.1. tās rīcībā esošo informāciju apvieno ar informāciju, kas iegūta no Informācijas centra un Ieslodzījuma vietu pārvaldes, vienotā pētījumam nepieciešamās informācijas kopā;

17.2. informāciju, kas attiecas uz vienu un to pašu datu subjektu, apvieno, izmantojot datu subjektu personas datus un kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu identificējošu informāciju;

17.3. pēc informācijas automatizētas apvienošanas neatgriezeniski dzēš šo noteikumu 12.1. un 12.2. apakšpunktā minētos datu subjekta personas datus.

18. Pēc šo noteikumu 17. punktā minēto automatizēto informācijas apstrādes darbību veikšanas informāciju nodod dienesta pētniekam tās kvalitātes pārbaudei un turpmākai analīzei.

19. Lai izstrādātu pētījumu par datu subjektu no jauna izdarīto noziedzīgo nodarījumu (recidīva) rādītājiem, dienests pieprasa šo noteikumu 13. punktā minēto informāciju, nosūtot Informācijas centram pieprasījumu šādos termiņos:

19.1. vienu gadu pēc tam, kad datu subjektam ir uzsākta audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa piemērošana vai soda izpilde dienestā vai ir uzsākts izlīguma process;

19.2. vienu gadu pēc tam, kad datu subjektam ir pabeigta audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa piemērošana vai soda izpilde dienestā vai ir pabeigts izlīguma process;

19.3. trīs gadus pēc tam, kad datu subjektam ir uzsākta audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa piemērošana vai soda izpilde dienestā vai ir uzsākts izlīguma process;

19.4. trīs gadus pēc tam, kad datu subjektam ir pabeigta audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa piemērošana vai soda izpilde dienestā vai ir pabeigts izlīguma process;

19.5. piecus gadus pēc tam, kad datu subjektam ir uzsākta audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa piemērošana vai soda izpilde dienestā vai ir uzsākts izlīguma process;

19.6. piecus gadus pēc tam, kad datu subjektam ir pabeigta audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa piemērošana vai soda izpilde dienestā vai ir pabeigts izlīguma process.

20. Šo noteikumu 19. punktā minētās informācijas apmaiņa (pieprasījuma nosūtīšana un informācijas saņemšana) starp dienesta informācijas sistēmu un Sodu reģistru tiek veikta automatizēti, un no Sodu reģistra saņemtā informācija pirms turpmākas apstrādes un pētījumu izstrādes tiek anonimizēta. Dienesta pētniekiem un pētījumu izstrādātājiem tiek nodota anonimizēta informācija.

21. Informāciju, kas satur datu subjekta personas datus vai kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu identificējošu informāciju, apstrādā dienesta pētnieks.

22. Dienesta pētnieki veic šādas informācijas apstrādes darbības:

22.1. ja automatizēta informācijas ieguve nav iespējama, informāciju no dienesta informācijas sistēmas iegūst manuāli (apstrādes darbības ietver personas datu apstrādi);

22.2. pārbauda to rīcībā esošās informācijas kvalitāti, precizē informāciju un papildina informācijas kopu ar pētījuma mērķu sasniegšanai papildus nepieciešamām informācijas vienībām (informācijas apstrādes darbības ietver personas datu apstrādi);

22.3. neatgriezeniski dzēš datu subjektus identificējošo informāciju – personas datus un dienesta informācijas sistēmas datu subjekta identifikatorus, ja šīs informācijas neatgriezeniska dzēšana nav iepriekš veikta automatizēti;

22.4. neatgriezeniski dzēš informāciju, kas ļauj identificēt konkrētu kriminālprocesu, tiesas nolēmumu vai prokurora lēmumu, ja šīs informācijas neatgriezeniska dzēšana nav iepriekš veikta automatizēti;

22.5. veic informācijas analīzi (informācijas apstrādes darbības neietver personas datu apstrādi);

22.6. sagatavo pētījuma ziņojumu un rekomendācijas (informācijas apstrādes darbības neietver personas datu apstrādi);

22.7. sagatavo prezentācijas par pētījumu, izplata pētījuma rezultātus un rekomendācijas (informācijas apstrādes darbības neietver personas datu apstrādi).

23. Papildus šo noteikumu 10., 11., 12., 13.​​​​​​​, 14.​​​​​​​, 15.​​​​​​​, 16.​​​​​​​, 17.​​​​​​​, 18.​​​​​​​, 19.​​​​​, 20.​​​​​​​, 21. ​​​​​​​un 22. punktā minētajām informācijas ieguves un apstrādes darbībām dienests, izmantojot dienesta informācijas sistēmu, veic šādas automatizētas informācijas apstrādes darbības:

23.1. elektroniski pārbauda informācijas kvalitāti, veicot informācijas apmaiņu ar citu institūciju informācijas sistēmām (ja ir veikta dienesta un attiecīgo institūciju informācijas sistēmu integrācija);

23.2. elektroniski papildina pētījuma informāciju ar informāciju no citu institūciju informācijas sistēmām (ja ir veikta dienesta un attiecīgo institūciju informācijas sistēmu integrācija).

24. Ja pētījuma izstrādes ietvaros ir veiktas šo noteikumu 23. punktā minētās automatizētās informācijas apstrādes darbības, tad dienesta informācijas sistēma pirms informācijas nodošanas dienesta pētniekiem un pētījumu izstrādātājiem anonimizē informāciju, neatgriezeniski dzēšot personas datus un datu subjektam citās informācijas sistēmās piešķirtos identifikatorus.

25. Lai nodrošinātu informācijas apstrādes drošību un novērstu neatļautu piekļuvi informācijai, tās sagrozīšanu vai izplatīšanu, nejaušu vai neatļautu iznīcināšanu, dienests:

25.1. nodrošina informācijas konfidencialitāti (informācijas nodošanu tikai tām personām, kuras ir pilnvarotas to saņemt un lietot), nosakot vai saskaņojot (ja personas dati tiek nodoti pētījuma izstrādātājam) pilnvarotās personas, kas ir tiesīgas apstrādāt personas datus saturošu informāciju;

25.2. nosaka pilnvarotās personas (dienesta pētniekus), kuriem ir piekļuves tiesības dienesta informācijas sistēmai un informācijai, kas ļauj identificēt kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu, vai prokurora lēmumu, kā arī informācijai, kas satur dienesta informācijas sistēmas datu subjekta identifikatorus (lietas numurs, lietas sekcijas numurs);

25.3. veic piekļuves tiesību pārbaudi un kontrolē piekļuvi informācijai, kas satur personas datus, dienesta informācijas sistēmas datu subjektu identifikatorus, kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu, vai prokurora lēmumu identificējošu informāciju;

25.4. nodrošina informācijas apstrādi un aizsardzību saskaņā ar dienesta noteikto kārtību;

25.5. uzrauga informācijas apstrādes un datu aizsardzības prasību ievērošanu pētījumos, kurus īsteno pētījuma izstrādātājs.

26. Pētījuma veikšanai nepieciešamos personas datus un informāciju, kas ļauj identificēt kriminālprocesu vai tiesas nolēmumu, vai prokurora lēmumu, kā arī dienesta informācijas sistēmas datu subjekta identifikatorus apstrādā tik ilgi, cik nepieciešams pētījuma veikšanai, bet ne ilgāk kā līdz pētījuma pabeigšanai vai pārtraukšanai.

27. Anonimizētu informāciju dienests glabā pastāvīgi vai nosaka informācijas glabāšanas termiņu, ņemot vērā tās noderību turpmākajiem pētījumiem.

28. Ja pētījumu īsteno pētījuma izstrādātājs, dienests veic pētījuma izstrādes uzraudzību. Dienestam ir tiesības pieprasīt informāciju par pētījuma izstrādi, tai skaitā par informācijas apstrādi un aizsardzību.

29. Pētījuma izstrādātājs informācijas apstrādi veic saskaņā ar dienesta un pētījuma izstrādātāja noslēgto līgumu.

30. Dienests nodod informāciju pētījuma izstrādātājam, ja:

30.1. pētījuma izstrādātājs ir iesniedzis dienestā pētījuma pieteikumu (plānu vai iepirkuma piedāvājumu) un dienests minēto pieteikumu ir apstiprinājis;

30.2. dienests ar pētījuma izstrādātāju ir noslēdzis līgumu par pētījuma izstrādi, tai skaitā pētījuma izstrādātājs ir parakstījis apliecinājumu par ierobežotas pieejamības informācijas neizpaušanu (ja pētījuma īstenošanā paredzēts apstrādāt personas datus vai ierobežotas pieejamības informāciju).

31. Datu subjektu vai tā likumisko pārstāvi pētījumā iesaista, tieši sazinoties ar viņu, ja ir saņemta viņa piekrišana dalībai pētījumā un pastāv šādi nosacījumi:

31.1. pētījuma veikšanā nepieciešams mērķtiecīgi aptaujāt konkrēta pētījuma mērķgrupu;

31.2. nav alternatīvas, kā veikt pētījumu citādā veidā;

31.3. paredzamais datu subjekta vai tā likumiskā pārstāvja iesaistīšanas risks pētījumā ir izvērtēts attiecībā uz pētījuma rezultātā gūstamo ieguvumu sabiedrības interešu labā.

32. Lai veiktu datu subjekta vai tā likumiskā pārstāvja iesaisti pētījumā, tieši sazinoties ar viņu, dienests drošā elektroniskā veidā nodod pētījuma izstrādātājam informāciju par datu subjektu vai tā likumisko pārstāvi – vārds, uzvārds, elektroniskā pasta adrese vai tālruņa numurs.

33. Lai nodrošinātu informācijas apstrādes drošību un novērstu neatļautu piekļuvi datiem, kas satur personu identificējošu informāciju, kā arī minēto datu sagrozīšanu vai izplatīšanu, nejaušu vai neatļautu iznīcināšanu, pētījuma izstrādātājs:

33.1. nosaka un saskaņo ar dienestu pilnvarotās personas (pētniekus), kuras ir tiesīgas apstrādāt personas datus saturošu informāciju, kas iegūta no dienesta;

33.2. nodrošina informācijas konfidencialitāti (informācijas nodošanu tikai tām personām, kuras ir pilnvarotas to saņemt un lietot);

33.3. nodrošina, ka ierīces, kas tiek izmantotas informācijas apstrādē, ir aizsargātas ar parolēm vai ka piekļuve ierīcē glabātajai informācijai ir iespējama pēc daudzfaktoru autentifikācijas izmantošanas;

33.4. nodrošina, ka pētījuma izstrādātāja iekārtām, kas ikdienā tiek izmantotas pētījuma veikšanai, ir pretvīrusu funkcionalitāte un tā tiek regulāri atjaunināta;

33.5. izmanto tīkla drošības instrumentus, lai aizsargātu sistēmu no ārējās piekļuves mēģinājumiem.

34. Pētījuma veikšanai nepieciešamo informāciju, kas ļauj identificēt datu subjektu, pētījuma izstrādātājs apstrādā tik ilgi, cik nepieciešams pētījuma veikšanai, bet ne ilgāk kā līdz pētījuma pabeigšanai vai pārtraukšanai.

35. Anonimizētu informāciju un informāciju, ko pētījuma izstrādātājs ir radījis pētījuma īstenošanas laikā, pētījuma izstrādātājs glabā līdz pētījuma īstenošanas beigām vai līdz termiņam, kas noteikts dienesta un pētījuma izstrādātāja noslēgtajā līgumā.