1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā attīstības plānošanas dokumenta projekts, tiesību akta projekts vai informatīvais ziņojums, kas saskaņā ar Informācijas atklātības likumu satur informāciju dienesta vajadzībām (turpmāk – projekts), saskaņojams ar ministrijām, īpašu uzdevumu ministru sekretariātiem, Ministru prezidenta biedru birojiem, Valsts kanceleju, Ministru prezidenta padotībā esošām valsts pārvaldes iestādēm (turpmāk – ministrija) un citām institūcijām, kā arī iesniedzams un izskatāms Ministru kabinetā.

2. Sagatavoto projektu ministrija bez izsludināšanas Valsts sekretāru sanāksmē saskaņo ar:

2.1. Finanšu ministriju;

2.2. Tieslietu ministriju;

2.3. citām ministrijām un institūcijām, kuru kompetences jomu tieši skar projekts.

3. Informatīvais ziņojums, kuram nav pievienots Ministru kabineta sēdes protokollēmuma projekts (informatīvais ziņojums, kurš neparedz institūciju turpmāku rīcību un neskar citu ministriju kompetencē esošus jautājumus), nav jāsaskaņo.

4. Saskaņošanai nosūta ministrijas valsts sekretāra, īpašu uzdevumu ministra sekretariāta vadītāja, Ministru prezidenta biedra biroja vadītāja, Valsts kancelejas direktora vai Ministru prezidenta padotībā esošas valsts pārvaldes iestādes vadītāja (turpmāk – valsts sekretārs) vizēto projektu papīra formā. Projektu un ar to saistītos materiālus saskaņošanai var pārraidīt arī publiskajā elektronisko sakaru tīklā, ja tiek izmantotas Satversmes aizsardzības biroja atzītas šifrēšanas metodes. Projektam pievieno šādus dokumentus:

4.1. valsts sekretāra parakstītu pavadvēstuli. Pavadvēstulē iekļauj šādu informāciju:

4.1.1. precīza atsauce uz Deklarāciju par Ministru kabineta iecerēto darbību un Rīcības plānā tās īstenošanai dotā uzdevuma numuru, Ministru kabinetā atbalstītu attīstības plānošanas dokumentu vai tiesību aktu (pieņemšanas datums, numurs un konkrētais punkts), Valsts sekretāru sanāksmes, Ministru kabineta komitejas sēdes vai Ministru kabineta sēdes protokollēmumu (protokola numurs, datums, paragrāfs), Ministru prezidenta rezolūciju (datums, numurs) vai rīkojumu (izdošanas datums, numurs un konkrētais punkts), ja iesniegtais projekts ir sagatavots saskaņā ar minētajos dokumentos dotajiem uzdevumiem;

4.1.2. statusa “informācija dienesta vajadzībām” piešķiršanas pamatojums, norādot normatīvajos aktos paredzētā pamatojuma attiecināmību uz konkrēto projektu;

4.1.3. datums, līdz kuram sniedzams atzinums, ņemot vērā, ka parasti atzinums sniedzams divu nedēļu laikā, bet, ja atzinums sniedzams steidzami, – īsākā termiņā, to attiecīgi pamatojot;

4.1.4. projekta autors (norāda amatpersonu vai darba grupu, kas izstrādājusi projektu);

4.1.5. ziņas par pievienotajiem dokumentiem (norāda katra dokumenta pieejamības statusu);

4.1.6. politikas joma, uz kuru attiecas projekts;

4.1.7. par projektu atbildīgās amatpersonas vārds, uzvārds, amats, tālruņa un faksa numurs, e-pasta adrese (attiecīgo informāciju norāda pavadvēstules pēdējās lappuses apakšējā kreisajā stūrī);

4.1.8. Ministru kabineta lietas pamatojums (ja jautājumu plānots lūgt pasludināt par Ministru kabineta lietu, izvērsts pamatojums atbilstoši Ministru kabineta 2009.gada 7.aprīļa noteikumu Nr.300 “Ministru kabineta kārtības rullis” (turpmāk – kārtības rullis) 118.punktam, norādot, kāpēc valstij var iestāties nelabvēlīgas sekas, ja jautājums netiks steidzami virzīts);

4.2. tiesību akta projektam – anotāciju (saskaņā ar kārtības ruļļa 3.punktu);

4.3. attīstības plānošanas dokumenta projektam – kopsavilkumu (ja attīstības plānošanas dokumenta projekta informatīvās daļas satura apjoms pārsniedz 10 lappuses) un attiecīgu Ministru kabineta rīkojuma projektu;

4.4. informatīvajam ziņojumam – Mi­nis­tru kabineta sēdes protokollēmuma projektu.

5. Projektu saskaņo atbilstoši kārtības rullī noteiktajai kārtībai, ievērojot šīs instrukcijas 2.punktu, kā arī prasības, kas noteiktas normatīvajos aktos par informācijas ar statusu “informācija dienesta vajadzībām” aizsardzību.

6. Institūcija atzinumu par projektu var sagatavot kā vispārpieejamu dokumentu un statusu “informācija dienesta vajadzībām” nepiešķirt, ja atzinumā netiek ietverta informācija ar statusu “informācija dienesta vajadzībām”.

7. Institūcija, sniedzot atzinumu ar statusu “informācija dienesta vajadzībām”, atzinumā iekļauj arī informāciju par atzinuma statusa saglabāšanas nepieciešamību, ja projektam pirms vai pēc tā izskatīšanas Ministru kabinetā minētais statuss tiek atcelts. Ja minētā informācija atzinumā netiek ietverta, uzskatāms, ka, atceļot projektam statusu “informācija dienesta vajadzībām”, šo statusu zaudē arī attiecīgais atzinums.

8. Projektu izskatīšanai Ministru kabinetā ir tiesīgas iesniegt kārtības ruļļa 10.punktā minētās amatpersonas (turpmāk – iesniedzējs).

9. Projektam, kuru iesniedz izskatīšanai Ministru kabinetā, pievieno pavadvēstuli un dokumentus atbilstoši kārtības ruļļa 5.pielikumam. Papildus pavadvēstulē norāda institūcijas, kurām pēc parakstīšanas jānosūta pieņemtais tiesību akts.

10. Iesniedzot projektu izskatīšanai Ministru kabineta sēdē, to vizē atbilstoši kārtības ruļļa 124.punktam.

11. Projektu un ar to saistītos materiālus iesniedz kopā ar to elektronisko versiju, kas sagatavota atbilstoši tiesību aktiem, kuri regulē dokumentu elektronisko apriti Ministru kabinetā, izmantojot 3,5” formāta disketi, kompaktdisku (CD-R, CD-RW), DVD disku vai USB interfeisa zibatmiņas ierīci. Projekta un ar to saistīto materiālu elektronisko versiju var nosūtīt Valsts kancelejai arī publiskajā elektronisko sakaru tīklā, izmantojot Satversmes aizsardzības biroja atzītas un ar Valsts kanceleju saskaņotas šifrēšanas metodes.

12. Iesniegto projektu un tam pievienoto materiālu apriti organizē Valsts kanceleja.

13. Ja iesniegtais projekts ir informatīvais ziņojums, kurā turpmāka rīcība saistībā ar informatīvajā ziņojumā minēto jautājumu nav paredzēta, projekta virzību Ministru kabinetā saskaņā ar kārtības ruļļa 60.punktu nosaka Ministru prezidents.

14. Ja persona ir uzaicināta piedalīties Ministru kabineta sēdē, par viņas tiesībām piedalīties jautājuma izskatīšanā, kas satur informāciju ar statusu “informācija dienesta vajadzībām”, ir atbildīgs Ministru kabineta loceklis, pēc kura rakstiska priekšlikuma persona ir uzaicināta. Atbildīgā ministrija informē uzaicināto personu par jautājuma izskatīšanas laiku (darba kārtību) un iepazīstina ar attiecīgajiem materiāliem.

15. Pēc jautājuma iekļaušanas izskatīšanai Ministru kabineta sēdē Valsts kanceleja sagatavo sēdes nodrošināšanai nepieciešamo projekta un tam pievienoto materiālu kopiju skaitu.

16. Valsts kanceleja nosūta Ministru kabineta locekļiem izskatīšanai Ministru kabineta sēdē iesniegtā projekta un tam pievienoto materiālu numurētas kopijas, pievienojot vispārpieejamu informāciju par jautājuma izskatīšanas laiku un Ministru kabineta sēdes darba kārtības sadaļu, kurā jautājumu plānots izskatīt. Ministru kabineta sēdes darba kārtībā papildus iekļauto projektu un tam pievienotos dokumentus Valsts kanceleja Ministru kabineta locekļiem nosūta, ja projekts izskatīšanai Ministru kabineta sēdē novirzīts ne vēlāk kā divas darbdienas pirms attiecīgās sēdes.

17. Amatpersonām, kuras saskaņā ar likumu Ministru kabineta sēdē piedalās ar padomdevēja tiesībām, projekta un tam pievienoto materiālu kopijas Valsts kanceleja izsniedz Ministru kabineta sēdes laikā pirms attiecīgā jautājuma izskatīšanas. Pēc jautājuma izskatīšanas Ministru kabineta sēdē amatpersonas attiecīgo projektu atdod atpakaļ Valsts kancelejas darbiniekam.

18. Projektu izskata Ministru kabineta sēdes slēgtajā daļā.

19. Ministru kabineta sēdes laikā Ministru kabineta locekļi izmanto Valsts kancelejas nosūtīto projekta un tam pievienoto materiālu kopiju. Ja projekts Ministru kabineta sēdes darba kārtībā ir iekļauts papildus un Valsts kanceleja atbilstoši šīs instrukcijas 16.punktam nav nosūtījusi Ministru kabineta locekļiem projektu un tam pievienotos materiālus, Valsts kanceleja projektu un tam pievienotos materiālus izsniedz katram Ministru kabineta loceklim Ministru kabineta sēdes laikā pirms attiecīgā jautājuma izskatīšanas. Pēc jautājuma izskatīšanas Ministru kabineta sēdē Ministru kabineta loceklis attiecīgo projektu atdod atpakaļ Valsts kancelejas darbiniekam.

20. Ja Ministru kabineta loceklis pēc jautājuma izskatīšanas Ministru kabineta sēdē vēlas papildus iepazīties ar sēdes laikā saņemto projektu, pēc viņa mutiska lūguma Valsts kanceleja projekta numurētu kopiju nosūta nākamajā darbdienā pēc Ministru kabineta sēdes.

21. Pēc attīstības plānošanas dokumenta vai tiesību akta parakstīšanas Valsts kanceleja nosūta tā numurētu kopiju projekta iesniedzējam un iesniedzēja pavadvēstulē norādītajām institūcijām.

22. Ministru kabinetā pieņemtajam (atbalstītajam) dokumentam statusa “informācija dienesta vajadzībām” piešķiršanas datums ir attiecīgās Ministru kabineta sēdes datums (ja pēc jautājuma izskatīšanas Ministru kabinetā tas netiek atzīts par vispārpieejamu informāciju).

23. Ministrija, kura sagatavojusi attiecīgo projektu (turpmāk – atbildīgā ministrija), kontrolē attīstības plānošanas dokumenta, tiesību akta vai informatīvā ziņojuma statusa “informācija dienesta vajadzībām” termiņu un ir atbildīga par minētā statusa saglabāšanu, atcelšanu pirms noteiktā termiņa vai termiņa pagarināšanu.

24. Atbildīgā ministrija attīstības plānošanas dokumenta, tiesību akta vai informatīvā ziņojuma statusa “informācija dienesta vajadzībām” termiņu var pagarināt uz laiku līdz vienam gadam. Dokumenta statusa “informācija dienesta vajadzībām” termiņa pagarinājumu skaits nav ierobežots.

25. Ja atbildīgā ministrija konstatē, ka dokumenta statusa “informācija dienesta vajadzībām” saglabāšanas aktualitāte ir zudusi pirms noteiktā termiņa vai termiņš ir pagarināms, tā nosūta ministra parakstītu vēstuli Valsts kancelejai. Vēstule par termiņa pagarināšanu Valsts kancelejā iesniedzama ne vēlāk kā piecas darbdienas pirms statusa “informācija dienesta vajadzībām” termiņa beigām.

26. Valsts kanceleja, pamatojoties uz ministra parakstīto vēstuli, attiecīgi pagarina dokumentam statusu “informācija dienesta vajadzībām” vai atceļ to pirms termiņa un rakstiski informē visus dokumenta adresātus.

27. Ja atbildīgā ministrija šīs instrukcijas 25.punktā minētajā termiņā nav iesniegusi Valsts kancelejā informāciju par nepieciešamību dokumentam pagarināt statusu “informācija dienesta vajadzībām”, mēneša laikā pēc dokumenta statusa termiņa beigām Valsts kanceleja atceļ dokumenta statusu “informācija dienesta vajadzībām”, izdarot dokumenta pirmās lappuses apakšējās malas kreisajā pusē atzīmi par statusa atcelšanas datumu un pamatojumu.